Budgeteringsprocessen
Budgeteringsprocessen kan delas in i planering, uppgörande och uppföljning. Analysera till en början de realiserade kostnaderna för föregående budgetperiod och förutspå den kommande periodens händelser. Ställ upp ekonomiska mål för företaget. Upprätta del- och huvudbudgetar. Följ regelbundet upp budgetutfallet och reagera omedelbart på problem.
Budgeten är verksamhetsplanen för ditt företag angiven i pengar. Den berättar varifrån pengarna kommer samt hur och i vilka belopp pengarna ska användas under budgetperioden.
Budgetperioden är oftast räkenskapsperioden eller ett kalenderår. Den kan delas in exempelvis i kvartal- eller månadsbudgetar. Utöver årsbudgeten kan du göra halvlånga budgetar för företaget för 2–3 år eller långsiktiga budgetar för 3–10 år. Du kan också använda andra budgeteringssätt än en fast årsbudget, t.ex. rullande budget.
När du planerar företagets budget ska du analysera siffrorna från föregående period. Om målen och de realiserade talen skiljer sig för varandra ska du ta reda på varför. Fundera på vilka inverkningar ändringarna på marknaderna har haft på ditt företag under perioden.
Utnyttja även företagets verksamhetsplan för den kommande perioden, den visar bland annat de kommande marknadsföringsåtgärderna och investeringarna. Uppskatta även hurdana inverkningar företagets interna och marknadsberoende externa ändringar kan ha på företagets kommande verksamhet och ekonomiska situation.
Ställ upp ditt företags finansiella mål för hela budgetperioden. Skriv först ner målen med ord så att de är tillräckligt detaljerade och tydliga. Ändra om målen till siffror först då det säkert är klart för alla vad det är som eftersträvas.
Som grund för budgeten kan du använda till exempel det hur mycket avkastning ditt företag eftersträvar den kommande perioden. Engagera hela personalen vid målen och vid efterföljandet av budgeten.
Gör först upp delbudgetar för den egentliga budgeten. Delbudgetar kan vara till exempel försäljningsbudgeten och budgeten för rörliga kostnader.
Skapa huvudbudgetar av delbudgetarna. Dessa är resultatbudgeten, balansbudgeten och kassabudgeten. Korrigera och komplettera budgeterna vid behov så att de uppfyller de mål du ställt upp.
När budgeten är klar måste den ännu godkännas av företagets beslutande organ.
Hjälp med att göra upp budgeten får du till exempel av din bokförare eller av utvecklingsbolaget i din region.
För att du ska kunna göra upp företagets huvudbudgetar ska du först göra upp delbudgetar för företagets viktigaste funktioner.
Den viktigaste delbudgeten är försäljningsbudgeten som visar försäljningsmålen. Uppskatta hur mycket du kommer att sälja av de olika produkterna under perioden. Du kan även göra upp försäljningsbudgeten enligt antalet kunder och deras genomsnittliga inköpssummor.
I investeringsbudgeten skriver du in de investeringar affärsverksamheten kräver. De kan till exempel riktas till fastigheter, maskiner eller materiel.
Budgeten för rörliga kostnader eller tillverkningsbudgeten visar de kostnader som varierar enligt försäljning och produktion. Om du till exempel tillverkar en produkt inför du i budgeten tillverkningsmängderna, råvaruförbrukningen och den arbetstid som tillverkningen kräver.
Till budgeten för fasta kostnader hör de kostnader som är desamma oavsett produktion och försäljning. Sådana är till exempel fasta löner, kostnader för skötsel av lån, hyror och försäkringar.
Om du vill kan du också göra upp separata budgetar för personalkostnader, finansiella kostnader och marknadsföringskostnader.
Utifrån delbudgeterna ska du göra upp huvudbudgeten. Dessa är resultatbudgeten, balansbudgeten och kassabudgeten.
Resultatbudgeten förutspår företagets resultat. I den ingår budgetperiodens prognostiserade intäkter och kostnader per prestation. I resultatbudgeten skriver du alltså in de transaktioner som sker under perioden, även om pengarna överförs först senare. Jämför resultatbudgeten med den föregående perioden för att kunna följa upp företagets resultatutveckling.
Balansbudgeten förutser företagets ekonomiska ställning vid utgången av budgetperioden. I den uppskattas hur ditt företags tillgångar, förmögenheter och skulder fördelas. Du kan upprätta en balansbudget med hjälp av ett officiellt balansräkningsschema.
Med hjälp av kassabudgeten, dvs. finansieringsbudgeten, kan du säkerställa att företagets pengar räcker till för att betala kostnaderna enligt resultatbudgeten på vecko- och månadsnivå. I kassabudgeten för du in företagets tillgångar samt hur du tänker använda dem. Omvandla resultatbudgetens prestationsbaserade siffror till betalningsbaserade och mervärdesskattebelagda för att se hur pengarna faktiskt räcker till.
För att budgeteringsprocessen ska lyckas måste du följa upp budgeten. På så vis kan du granska hur företagets mål uppfylls, leta efter skillnader mellan budgeten och budgetutfallet samt hitta orsakerna till skillnaderna. Det hjälper dig förstå företagets verksamhet och nå målen.
Följ noggrant och konsekvent upp hur ditt företags budget realiseras under hela budgetperioden. En lämplig granskningsintervall beror på ditt företag: vanligtvis är intervallen en månad.
Om du märker skillnader mellan budgeten och realiseringen ska du omedelbart analysera orsakerna till detta. Orsakerna till skillnaderna kan till exempel vara en väsentligt förändrad verksamhetsmiljö, orealistiska mål eller att verksamheten inte varit sådan som den planerades. Då du får reda på orsakerna i tid kan du rätta till felen och förhindra problem.
Du kan oftast ändra budgeten mitt under budgetperioden om det behövs. Men om ditt företag använder en fast budget kan du kanske inte ändra den under perioden. Du kan dock försöka förhindra problemen genom att anpassa företagets pengaanvändning enligt den kvarstående budgeten.