Budgeteringssätten
Budgeteringen hjälper dig få förståelse för hur ditt företag spenderar pengar och hur väl pengarna räcker till under budgetperioden. Samtidigt är budgeten företagets finansiella verksamhetsplan. Det finns flera olika metoder för att sammanställa budgetar, de vanligaste är fast, reviderbar, rullande och flexibel budget. Välj den metod som är mest lämplig för ditt företag.
En fast budget är en traditionell och populär budgeteringsmetod som anses vara enkel. I metoden görs budgeten upp en gång i året för hela den kommande budgetperioden och den godkänns något innan den pågående budgetperioden upphör. Efter att budgetperioden har upphört jämförs de realiserade kostnaderna med den ursprungliga budgeten. Jämförelsen hjälper till med uppgörandet av nästa fasta budget.
Om ditt företag använder en fast budget ska pengarna faktiskt räcka till under hela budgetperioden. En fast budget kan inte ändras mitt under budgetperioden även om situationerna ändras. En fast budget är ett bra alternativ om företagets verksamhet förblir ganska likartad och förutsägbar under hela budgetperioden.
En fast budget är även en stabil och effektiv budgeteringsmetod eftersom den ställer upp mycket tydliga och konkreta ekonomiska mål för ditt företag. Den anpassar sig dock inte till variationerna i verksamheten. Den lämpar sig därför inte särskilt lätt för branscher som förändras, särskilt inte om budgetperioden är lång.
Om ditt företag är verksamt inom marknader som lätt förändras eller arbetar projektartigt är en rullande budget ett bra budgeteringsalternativ. Då flyttas budgetperiodens avslut hela tiden framåt. Till exempel läggs en ny månad eller ett nytt kvartal till i budgeten efter varje månad eller kvartal Lämpligt uppdateringsintervall beror på företagets affärsverksamhet och dess förutsägbarhet.
I en rullande budget känner ditt företag alltid till verksamhetsplanen och budgeten för till exempel ett år framåt oavsett vilken tid på året det är. En rullande budget kan alltså precisera prognoser, underlätta för verksamhetsplaneringen inom företaget och stöda beslutsfattandet. Ditt företag kan även rätt enkelt justera hur pengarna räcker till.
En rullande budget behöver uppdateras oftare än en gång per år, så det kan kännas arbetsamt att använda den. Det blir dock lättare att uppdatera budgeten när ett lämpligt budgetverktyg används, bokföringen är aktuell och framtidsutsikterna är tydliga.
En reviderbar budget påminner om en fast budget såtillvida att även den reviderbara budgeten görs upp på en gång för den kommande budgetperioden. Den granskas, revideras och preciseras dock regelbundet under budgetperioden, till exempel varje kvartal.
Vid varje granskning ska ditt företag fastställa om det finns behov av ändringar i budgeten för resten av perioden. Revideringarna och korrigeringarna hjälper ditt företag att anpassa sig till externa ändringar som påverkar företagets verksamhetsplan och därmed även budgeten.
En reviderbar budget är mer flexibel än en fast budget. Den är rätt uppdaterad och anpassar sig till en föränderlig verksamhetsmiljö. Med hjälp av den kan företaget oftast nå sina mål enklare än med hjälp av en fast budget.
Det är också relativt enkelt att göra upp en reviderad budget till exempel en gång per år. Visserligen kan justeringar flera gånger under budgetperioden orsaka ditt företag lite extra arbete.
Om företagets verksamhetsmängd eller omsättning varierar per period ska du överväga en flexibel budget. En flexibel budget varierar enligt företagets verksamhet.
Om ditt företag använder en flexibel budget ska du göra upp alternativa budgetar för olika perioder enligt hur mycket verksamhet ditt företag har respektive period. Budgetera företagets hyres- och övriga fasta kostnader alltid med samma storlek, men ändra storleken på de rörliga kostnaderna enligt företagets verksamhet. Om företaget till exempel tillverkar en vara ska du budgetera mer pengar för tillverkningskostnaderna för de brådskande perioderna och mindre pengar för de lugnare perioderna.
En flexibel budget hjälper ditt företag att rikta pengarna vettigt och ändamålsenligt under olika perioder. Den är mycket användbar särskilt då ditt företag har en klart säsongsbetonad bransch.