När anställningen upphör

När en arbetstagares anställning upphör ska du betala alla fordringar som sista lön. Till det hör

• ordinarie lön
• kvällstillägg och övriga tillägg
• övertidsersättningar
• semesterersättning
• ledighet för förkortning av arbetstiden
• dagtraktamenten
• ersättningar för resekostnader
• semesterpenning
• bonusar.

Betala ut den sista lönen det datum som anges i arbetsavtalet eller, om ingen tidpunkt avtalats, den dag då anställningen upphör, även om denna dag inte är företagets normala löneutbetalningsdag. Om anställningen upphör på en annan dag än en bankdag, ska fordringarna betalas ut föregående bankdag.

Ge den anställda en lönespecifikation där beloppet på den sista lönen och grunderna för den framgår.

Om du inte betalar fordringarna i tid, ska du betala full lön för väntetiden, dock högst för sex kalenderdagar. Dessutom har den anställda rätt att få dröjsmålsränta både på fordringarna och på lönen för väntetiden.

Då en anställning upphör kan den anställda behöva ett löneintyg för arbetslöshetsförmånen. Enligt lagen har du en skyldighet att ge det på begäran. Notera att ett löneintyg inte är detsamma som en lönespecifikation.

Fråga din anställda vilken arbetslöshetskassa han eller hon tillhör. Fyll i arbetslöshetskassornas samorganisation TYJ:s löneintygsblankett och skicka den till den anställdas arbetslöshetskassa.

Om den anställda inte tillhör en arbetslöshetskassa ska du fylla i FPA:s löneintygsblankett och skicka den till FPA.

På löneintyget ska du uppge den anställdas stabiliserade löneinkomst, vanligtvis för 26 kalenderveckor.  Om arbetstiden varierar varje vecka ska du dessutom fylla i en redovisning över arbetstimmarna veckovis.

Skriv tydligt vilken tid uppgifterna på löneintyget gäller. Skriv också ner eventuella perioder utan lön och orsakerna till dem. Specificera semesterersättningar, semesterpenningar och andra ersättningar, såsom resultatpremier och tjänsteårstillägg.

Om arbetslöshetskassan eller FPA behöver ytterligare uppgifter, ska du lämna in de uppgifter som krävs.

Din anställda har rätt att få ett skriftligt arbetsintyg när anställningen upphör. Ge arbetsintyget snarast möjligt, helst inom en vecka från det att den anställda begärt att få det.

Dina anställda har rätt att be om ett arbetsintyg inom tio år från det att anställningen upphörde. Bevara alltså uppgifterna om anställningarnas varaktighet och om arbetsuppgifterna i minst tio år.

Gör ett arbetsintyg i enlighet med arbetsavtalslagen. Uppge alltid anställningens varaktighet och de uppgifter den anställda haft på intyget. På den anställdas begäran ska du också uppge orsaken till att anställningen upphörde och en bedömning av den anställdas arbetsskicklighet och uppförande.

Gör ett nytt korrigerat arbetsintyg om det ursprungliga intyget innehåller felaktiga uppgifter. Gör också ett nytt intyg om du på det ursprungliga intyget har uppgett saker som arbetstagaren inte har bett om.

Om du försummar att ge ett arbetsintyg kan du få ett bötesstraff för det i enlighet med arbetsavtalslagen.

Om du har sagt upp en anställd ska du kontrollera att det finns en lagenlig grund för uppsägningen och att den anställda har meddelats om uppsägningen skriftligen. Säkerställ även uppsägningstiden.

Meddela löneräkningen om att anställningen upphör. Se till att den anställda får sin sista lön, ett arbetsintyg och ett löneintyg.

Se till att arbetstagaren tas bort från systemen för passagekontroll och arbetstidskontroll. Be arbetstagaren lämna tillbaka nycklarna till arbetsplatsen. Se till att alla konfidentiella uppgifter stannar hos företaget. Avsluta arbetstagarens användarrättigheter till datasystemen och ta tillbaka eventuell firmateckningsrätt.

Se till att arbetstagaren lämnar tillbaka saker som företaget äger, såsom telefon och dator. Sköt också om oavslutat arbete och oavslutade projekt och se till att de fortsätter.

Informera dina anställda, kunder, samarbetspartner och andra berörda om att anställningen upphör.

Håll en avgångsintervju med den anställda. Var på plats den sista arbetsdagen och tacka för det arbete arbetstagaren har gjort.

Ditt företag ska spara vissa uppgifter om sina anställda även efter att anställningen har upphört. Det fastställs i lag hur länge olika uppgifter åtminstone ska sparas. Uppgifter som ska sparas är bland andra

• kortfattade arbetsintyg, tio år
• omfattande arbetsintyg, fem år
• lönebokföring, tio år
• verifikat som hör till lönebokföringen, sex år
• material som hör ihop med arbetstidsbokföringen, två år
• semesterbokföring, två år

Om arbetstagaren är utlänning ska du spara uppgifterna om grunderna för dennes rätt att arbeta och minimiarbetsvillkoren som följts i anställningen i fyra år.

Om arbetstagaren är utstationerad i Finland från utlandet ska du spara uppgifterna i två år till dess att arbetet i Finland har upphört.

Spara uppgifter om tidigare anställda i enlighet med dataskyddsförordnigen och andra förpliktelser. När tidsfristen för att spara uppgifterna löper ut ska du ta reda på om uppgifterna kan raderas.

Spara inte sådana uppgifter som du inte har någon lagenlig skyldighet att spara.

Om du har fordringar på din anställda kan du i allmänhet kvitta dem från den sista lönen med beaktande av begränsningarna i arbetsavtalslagen. Grunden för fordringarna kan till exempel vara ett löneförskott du har betalat ut eller ett lån du har gett åt den anställda eller ersättning för en skada den anställda har orsakat.

Innan du kvittar dina fordringar från den anställdas lön ska du begära att den anställda ska betala dem.

Du kan bara kvitta fordringar när de är tydliga och obestridliga. Om den anställda till exempel inte erkänner sig ha orsakat en skada, får du inte kvitta skadestånd från den sista lönen.

Om en uppsagd anställd inte följer uppsägningstiden har du rätt att kvitta ett belopp som motsvarar bruttolönen för uppsägningstiden från den sista lönen.

I allmänhet kan du kvitta fordringar för omkring en tredjedel av den anställdas sista lön. Undantaget är löneförskott som du kan ta ut till sitt fulla belopp från sista lönen.

Mer information om kvittning av fordringar på arbetstagarens lön finns på sidan Arbetsgivarens fordringar på webbplatsen Tyosuojelu.fiÖppnas i ett nytt fönster..