Du kan sköta faktureringen av företagets kunder antingen som nätfakturor, med elektroniska fakturor eller pappersfakturor. Oberoende av fakturans format ska du ange alla uppgifter som mervärdesskattelagen kräver på fakturan, såsom betalningsbeloppet och förfallodagen. Arkivera fakturorna för minst sex år. Om kunden inte betalar sin faktura ska du skicka en betalningspåminnelse.
Om du tar ut en faktureringsavgift för att skicka fakturan, ska detta anges i förväg i avtalet eller orderbekräftelsen.
Du kan antingen själv ta hand om företagets fakturering eller låta bokföraren eller bokföringsbyrån ta hand om saken. Om du gör fakturorna själv ska du se till att de följer bestämmelserna. Principerna och bestämmelserna för fakturering är alltid de samma, oavsett om det är en nätfakturering, elektronisk faktura eller pappersfaktura. Färdiga fakturamallar och tips för hur man skriver en faktura finns även på internet.
Gör fakturan som sådan att kunden faktiskt förstår att det är en faktura och så att den inte kan förväxlas med erbjudanden eller reklam. Du kan skriva fakturan på vilket språk som helst som kunden förstår.
Om du fakturerar kunden regelbundet ska du från fall till fall komma överens om hur ofta du skickar fakturor. Faktureringsintervallet kan exempelvis vara en månad eller ett år.
Skicka fakturan till kunden i god tid, konsumentkunder ska få sina fakturor minst två veckor innan förfallodagen. Detta ger kunden tid att kontrollera att fakturan är korrekt och vid behov fråga om mer information.
Skicka fakturorna till företagets bokföring och bevara dem i minst sex år på ett systematiskt sätt, till exempel i bokföringsordning.
Fakturan ska vara så tydlig och enkel att kunden lätt kan betala den. För att fakturan ska uppfylla kraven på tydlighet ur konsumentkundens synvinkel ska åtminstone följande framgå:
Enligt mervärdesskattelagen ska bland annat följande även anges på fakturan:
Ange även ditt företags kontouppgifter eller annan information om hur kunden ska betala fakturan.
Det kan även finnas fler obligatoriska fakturauppgifter, till exempel om kunden är utländsk eller om det är frågan om en ändrad faktura som ersätter den ursprungliga fakturan. I vissa fall kan det även finnas färre krav på fakturauppgifterna, till exempel om ditt företag har en småskalig faktureringsverksamhet.
En nätfaktura är en faktura som du gör till exempel i nätbanken eller med ett faktureringsprogram. Den går elektroniskt via nätfakturans förmedlare till din kund för godkännande. Du kan ta nätfaktureringen i bruk till exempel via banken eller ett företag som erbjuder nätfaktureringstjänster.
Alla nätfaktureringstjänster granskar inte att fakturan har de uppgifter som mervärdesskattelagen kräver. Kontrollera alltså alltid själv att din faktura följer bestämmelserna. Ange alltid företagets och kundens nätfaktureringsadresser på nätfakturan. Om ditt företag har kunder utomlands ska du kolla med din förmedlare för nätfakturorna att du kan nätfakturera till utlandet.
Om din kund är ett företag har den rätt att kräva nätfakturering. Syftet med nätfaktureringen är att se till att faktureringen förblir maskinläsbar. Se till att nätfakturorna flyttas till företagets bokföring. En faktura i elektroniskt format duger även i beskattningen så nätfakturor behöver inte printas ut.
Meddela ditt företags nätfaktureringsuppgifter till dina kunder och samarbetspartner efter att du tagit nätfaktureringen i bruk.
Finska staten som köpare och vissa andra stora organisationer förutsätter e-fakturor av sina leverantörer som motsvarar den europeiska standarden för elektronisk fakturering. I praktiken förutsätter detta att de nya 3.0-versionerna av de finländska nätfaktureringsstandarderna används och i många fall att faktureringssystemen uppdateras.
Om kunden inte betalar fakturan innan förfallodagen börjar den dröjsmålsränta du angivit på fakturan löpa automatiskt genast efter förfallodagen. Du behöver alltså inte meddela kunden skilt om detta.
Skicka en betalningspåminnelse till kunden tidigast 14 dagar efter fakturans förfallodag. Om detta inte ger resultat ska du skicka en annan betalningspåminnelse tidigast 14 dagar efter den tidigare påminnelsen. Om påminnelserna inte hjälper kan du vända dig till ett inkassoföretag. Alternativ kan du låta ett inkassoföretag ta hand om redan betalningspåminnelserna.
Om kunden säger sig inte ha fått fakturan ska du uppvisa en utredning om att fakturan har skickats i tid och till rätt adress. Om du inte kan presentera utredningen kan du inte förutsätta att kunden betalar dröjsmålsräntan.
Om kunden betalar fakturan efter förfallodagen men utan dröjsmålsränta kan du inom rimlig tid framställa ett krav på att kunden ska betala dröjsmålsräntan. Som rimlig tid anses till exempel 14 dagar.
Denna webbplats är en del av Europas portal Your Europe. Ge respons via Europeiska kommissionens responsblankett. Öppnas i ett nytt fönster.