Kvalitetsledningssystem

Syftet med kvalitetsledningssystemet är att skapa praxis för ditt företag som hjälper dig att uppfylla dina kunders krav beträffande kvalitet.

Kvalitetsledningssystemet är ett ledningssystem vars syfte, beroende på företaget, är att

• systematisera styrningen och övervakningen av företagets verksamhet
• trygga kundnöjdheten samt en hög och jämn kvalitet på dina produkter
• skapa enhetlig praxis och innovativa lösningar
• utveckla din personals kompetens, motivation och effektivitet
• hålla företagets kvalitetskostnader under kontroll
• förbättra produktiviteten och öka företagets konkurrensfördel
• skaffa information om hurdan kvalitet ditt företag kan producera.

I kvalitetsledningssystem utnyttjas ofta internationella standarder i ISO 9000-serien. Särskilt ISO 9001-standarden anses vara pålitlig, eftersom en utomstående institution kan certifiera ditt kvalitetssystem på basis av standardens krav. Med certifikatet du får på standarderna kan du visa för dina kunder att din verksamhet uppfyller intressentgruppernas krav, behov och förväntningar.

Ytterligare information om kvalitetsstandarderna kan fås från Finlands standardiseringsförbund SFS Suomen Standardit (på finska och engelska)Öppnas i ett nytt fönster..

Alla slags företag i alla storlekar kan använda kvalitetsledningssystem, oberoende av bransch. Ju större företaget är, desto större är vanligen dess behov av systematisk ledning av kvalitetsärenden. Hos större företag är systemet också större med fler nivåer än hos små företag.

I små företags kvalitetsledning framhävs ofta förbättringen av produktiviteten och kundnöjdheten. I stora företag satsar man däremot på att skapa enhetlig praxis samt på systematisk styrning och övervakning av verksamheten.

Ett certifierat kvalitetsledningssystem är oftast inte obligatoriskt för ditt företag. Ändå är det i praktiken en grundläggande förutsättning inom många branscher, i synnerhet för större företag, eftersom kunderna kräver det. Inom vissa sektorer, till exempel inom tillverkningen av medicinska apparater, krävs det att företagen har ett certifierat kvalitetsledningssystem bland annat av säkerhetsskäl.

Hur kvalitetsledningssystemet skapas och utvecklas beror på hurdant system du håller på att skapa. Oberoende av systemets storlek är de grundläggande principerna de samma.

Se till att ledningen förbinder sig till att införa systemet. Ledningen ansvarar för att verksamheten uppfyller kraven och att systemet utvecklas hela tiden.

Börja med att fastställa företagets mission, vision, grundläggande värderingar samt kvalitetspolitik och -mål. Identifiera de viktiga intressentgruppernas behov och förväntningar. Utvärdera deras betydelse för ditt företags verksamhet och riskhantering.

Definiera och beskriv sedan de viktigaste processerna inom ditt företags kundbetjäning. Fastställ krav och mål för processerna och produkterna. Reservera tillräckliga resurser. Fastställ hur man mäter och följer upp. Dokumentera ditt kvalitetsledningssystem.

Organisera slutligen verksamheten så att den motsvarar de processbeskrivningar som du utarbetat. Utbilda personalen så att alla förstår syftet med systemet. Följ upp och mät systemet och sträva till att hela tiden utveckla det.

Bekanta dig vid behov med standarderna i ISO 9000-serien. Jämför standardernas krav med ditt företags system och gör de ändringar i systemet som behövs. Om du vill ha ett certifikat för ditt företags kvalitetsledningssystem ska du vända dig till ett företag inom certifieringsbranschen. Certifieringsföretaget övervakar också att ditt företag följer standarderna.

Kvalitetsledningssystemet ska alltid dokumenteras. Tillämpa dokumentets struktur, form och innehåll enligt ditt företags behov. Ibland räcker arbetsanvisningar som dokumentering.

I kvalitetsledningssystemets dokumentering beskrivs ofta

• företagets viktigaste värderingar och principer (mission, vision, strategier och kvalitetspolitik)
• samarbetssätt och -processer (team och nätverk)
• arbetsanvisningar och arbetsredskap, beskrivningar av arbetssätt (arbetsmetoder, kvalitetskrav, ansvar och behörigheter)
• utomstående material som relaterar till arbetsprocessen (bruksanvisningar för maskiner).

Du kan också beskriva systemets syfte, mål och verksamhetsprinciper. Dessutom lönar det sig att dokumentera definitioner och förkortningar samt anvisningar för uppdatering och godkännande.

Med mätningsresultat och kontrollistor som beskrivs i dokumentationen kan man visa för kunden att produkten uppfyller kraven och förväntningarna.

Om ditt företag följer en ISO 9000-standard ska också dokumentationen uppfylla standardens krav. Ytterligare information om standarderna och deras krav kan fås från Finlands standardiseringsförbund SFS Suomen Standardit (på finska och engelska)Öppnas i ett nytt fönster..

Ta dokumentet du utarbetat i aktivt bruk i ditt företags vardag.