Hantering av organisationens fullmakter

Det lönar sig att börja fundera på praxis utgående från nuläget om er organisation redan använder Suomi.fi-fullmakter. Ta reda på

• i vilka ärenden uträttas ärenden på er organisations vägnar med Suomi.fi-fullmakter
• vem som har befogenheter
• vem som kan uträtta ärenden utifrån sin roll (till exempel företagets verkställande direktör eller föreningens ordförande).

Läs mer om vem som får uträtta ärenden för organisationens räkning.

Var särskilt uppmärksam på om personer som inte behöver eller redan har lämnat er organisation har fullmakter. Kontrollera också att uppgifterna om er organisation är uppdaterade i basregistren, såsom Patent- och administrationsregistret.

Planeringen av praxis inleds med att se över vilka behov er organisation har. Observera åtminstone följande:

Fullmaktsärenden

• I vilka frågor behöver era anställda och partner fullmakter?
• I vilka ärenden behöver ni ärendehantering på andras vägnar nu?
• I vilka ärenden behöver ni ärendehantering på andras vägnar i framtiden?
• I vilka uppgifter behövs fullmakter?

Beviljande av fullmakter

• Vem i er organisation kan bevilja fullmakter?
• Hur kan er organisation bevilja fullmakter?
• När kan ni bevilja fullmakter i Suomi.fi?
• När behöver ni en fullmaktsansökan?

Begäran om fullmakter

• Utnyttjas begäran om fullmakt i er organisation?
• Utnyttjas begäran om fullmakt internt vid beviljande av fullmakter?
• Utnyttjas begäran om fullmakt för att samarbeta med samarbetspartner?
• Vem ser inkomna begäran om fullmakt?
• Hur ofta kontrolleras inkomna begäran om fullmakt?

För att ni ska kunna skapa en fungerande hanteringsmodell för er organisation, dvs. praxis för administration av fullmakter, måste ni identifiera olika roller, uppgifter och ansvarsområden i anslutning till befullmäktigande. Här presenteras de viktigaste.

Det lönar sig för organisationen att välja vem eller vilka som äger modellen för hantering av fullmakter. Hen ansvarar för verksamhetssätten samt dokumentering, övervakning och annullering av givna fullmakter. För den som äger hanteringsmodellen lönar det sig att ansöka om fullmakt för tillgång till fullmaktsregistrets uppgifter, så att hen i Suomi.fi-fullmakter ser både gällande fullmakter och fullmakter som upphört inom 15 månader i er organisation.

De som har fullmaktsrätt beviljar i praktiken Suomi.fi-befogenheter. De kan till exempel vara enhetschefer. Fullmaktsrättigheter kan ges på egen hand i Suomi.fi-fullmakter. Om det i er organisation inte finns någon som kan ge fullmakter på egen hand, måste man ansöka om fullmaktsrätt hos Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata.

Läs mer om hur man ger fullmakt med ansökan.

När fullmaktsrätten har beviljats kan den fullmaktsberättigade ge och annullera ärendefullmakter i Suomi.fi-fullmakter på egen hand och inga nya fullmaktsansökningar behöver längre göras. Detta gör administrationen av fullmakter betydligt snabbare och enklare.

Med ärendefullmakten kan fullmäktiga, dvs. anställda eller samarbetspartner i er organisation, uträtta ärenden på er organisations vägnar i olika e-tjänster. De som har fullmaktsrätt beviljar ärendefullmakt på adressen suomi.fi/fullmakterÖppnas i ett nytt fönster..

Kom överens om och anteckna hur just er organisation beviljar, annullerar och administrerar. Utnyttja listan i punkt 2 över er organisations behov. Kom överens om hur fullmaktsuppgifterna upprätthålls i er organisation. Till exempel en fullmaktskarta kan vara ett nyttigt sätt att strukturera fullmakter.

Fullmaktskartan underlättar hanteringen av fullmakter

För hanteringen av fullmakter lönar det sig att göra upp en fullmaktskarta. En fullmaktskarta i tabellform hjälper er att administrera hurdana fullmakter er organisation behöver och för vem de beviljas. 

På fullmaktskartan som upprätthålls internt finns alla ärendefullmakter och -roller som er organisation har och som kräver en ärendefullmakt. Fullmaktskartan kan till exempel vara specifik för en viss beteckning eller bransch.

På den branschspecifika fullmaktskartan finns en egen tabell för varje näringsgren som utnyttjar Suomi.fi-fullmakter. Fullmaktskartan innehåller egna kolumner för ärendefullmakter som behövs inom näringsgrenen, servicekanaler där fullmakter behövs samt information om varför fullmakten behövs i arbetet.

På den branschspecifika fullmaktskartan kan sektordirektören till exempel kontrollera vilka ärendefullmakter som behövs för att sköta arbetsuppgifterna inom branschen.

En beteckningsspecifik fullmaktskarta visar vilka fullmakter som behövs för vissa arbetsuppgifter. Fullmaktskartan innehåller egna kolumner för ärendefullmakter som behövs i arbetsuppgiften, servicekanaler där fullmakter behövs samt information om varför fullmakten behövs i arbetet.

Arbetsgivaren och varje anställd som behöver ärendefullmakt för att sköta sina arbetsuppgifter hittar den ärendefullmakt som behövs med hjälp av en materialspecifik fullmaktskarta.

Se till att ni skriver tydliga anvisningar för anställda och chefer för att ansöka om fullmakter. Ur dem ska framgå för den anställda hur hen får de fullmakter som behöves i arbetet.

Fundera åtminstone på följande:

• Instrueras den anställda att göra en begäran om fullmakt i Suomi.fi-fullmakter? Hur går informationen om en ny begäran om fullmakt inom organisationen?
• Instrueras den anställda att fylla i en intern blankett på basis av vilken hen beviljas fullmakter?
• Stöds båda modellerna samtidigt eller är någon annan praxis smidigast för er?

Till fullmakterna hör fortlöpande underhålls- och granskningsuppgifter när

• nya anställda kommer till organisationen
• organisationen får nya behov av att uträtta ärenden på någon annans vägnar.

Ägaren till modellen för hantering av fullmakter säkerställer att praxisen för hantering av fullmakter hålls uppdaterad.

Kontrollera regelbundet att er organisation har uppdaterade uppgifter om fullmakter samt om personer som har beviljats fullmakter och som har rätt att bevilja fullmakter.