Dataskyddsbeskrivning för Suomi.fi-meddelanden
Suomi.fi-meddelanden är en datasäker meddelandeförmedlingstjänst som utvecklats och producerats av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (nedan MDB). Med hjälp av tjänsten kan en organisation (nedan kundorganisation) som använder Suomi.fi-meddelanden skicka elektroniska meddelanden till en fysisk person eller ett företag som använder Suomi.fi-meddelanden och delge handlingen elektroniskt. En del av kundorganisationerna som använder Suomi.fi-meddelanden tar dessutom emot meddelanden som fysiska personer och företag skickar via Suomi.fi-meddelanden.
En del av Suomi.fi-meddelandenas kundorganisationer har också tagit i bruk utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden. Det innebär att dessa kundorganisationer även kan skicka meddelanden och delge handlingar per post via Suomi.fi-meddelanden. Om en kundorganisation skickar meddelanden till en fysisk person eller ett företag via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten, sparas de skickade meddelandena i Suomi.fi-meddelanden även om den fysiska personen eller företaget aldrig skulle ha tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden eller skulle ha slutat använda Suomi.fi-meddelanden. På så sätt säkerställer man att de skickade meddelandena är tillgängliga för fysiska personer eller företag när de börjar använda Suomi.fi-meddelanden eller återgår till att använda tjänsten.
Kundorganisationerna som använder Suomi.fi-meddelanden är registeransvariga för innehållet i de meddelanden de skickar. Suomi.fi-meddelanden fungerar endast som plattform för förmedling av de meddelanden som kundorganisationerna skickar.
Suomi.fi-meddelanden utnyttjar andra Suomi.fi-tjänster enligt följande:
- Suomi.fi-webbtjänsten fungerar som webbläsargränssnitt för Suomi.fi-meddelanden
- Suomi.fi-mobilappen fungerar som mobilgränssnitt för Suomi.fi-meddelanden
- För att använda Suomi.fi-meddelanden i Suomi.fi-webbtjänsten krävs stark autentisering med Suomi.fi-identifikation. Suomi.fi-mobilappen förutsätter stark autentisering med Suomi.fi-identifikation med jämna mellanrum.
- Suomi.fi-fullmakter används för att bevilja ärenderättigheter till tjänsten
Registeruppgifterna i Suomi.fi-meddelanden behandlas av Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori, Posti Messaging Oy och Skatteförvaltningen. Suomi.fi-meddelanden används i den miljö som Valtori erbjuder användarstöd för. Posti Messaging Oy erbjuder utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten för Suomi.fi-meddelanden. Skatteförvaltningen gör det möjligt att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden i tjänsten MinSkatt.
Närmare information om Suomi.fi-meddelanden finns på webbplatsen Serviceadministration som är riktad till kundorganisationer på adressen https://palveluhallinta.suomi.fi/svÖppnas i ett nytt fönster. och i Suomi.fiÖppnas i ett nytt fönster.-webbtjänsten på adressen www.suomi.fi för fysiska personer och företag som använder tjänsten.
1. Personuppgiftsansvarig och kontaktperson
Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
PB 123, 00531 Helsingfors
Telefon (växeln): 02 9553 6000
E-post: kirjaamo(a)dvv.fi
Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Maria Juka-Lahdenperä, ledande sakkunnig
Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors
Telefon (växel): 02 9553 6000
E-post: kirjaamo(at)dvv.fi
2. Dataskyddsombud
Telefon (växel): 02 9553 6000
E-post: tietosuoja@dvv.fi
3. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter
Bestämmelser om produktionen och utvecklandet av Suomi.fi-meddelanden och tjänsten finns i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (stödtjänstlagen, 571/2016). Behandlingen av personuppgifter i Suomi.fi-meddelanden grundar sig på att MDB:s lagstadgade skyldighet uppfylls på det sätt som avses i artikel 6.1 c i den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.
MDB behöver de personuppgifter som sparas i Suomi.fi-meddelandenas register för att utföra sin uppgift enligt stödtjänstlagen. Nedan beskrivs ändamålen med behandlingen av personuppgifter:
- MDB riktar meddelandena till rätt instans utifrån personbeteckning eller FO-nummer.
- MDB skickar en anmälan om inkomna och olästa meddelanden till rätt instans utifrån e-postadress. På så sätt får även den som uträttar ärenden för en fysisk persons eller ett företags räkning och vars e-postadress har sparats i tjänsten ett meddelande om att ett oläst meddelande har anlänt till Suomi.fi-meddelanden.
- Med hjälp av språkinställningen erbjuder MDB notifikationer om Suomi.fi-meddelanden på rätt språk.
- MDB bestämmer på basis av registreringen om samtycket till elektronisk delgivning om meddelandet ska förmedlas elektroniskt via Suomi.fi-meddelanden eller på annat sätt.
- Genom att spara meddelanden gör MDB det möjligt att läsa meddelanden som inkommit till och skickats från Suomi.fi-meddelanden i tjänsten.
- På basis av uppgiften om dödsfall kan MDB stänga brevlådan i Suomi.fi-meddelanden för en fysisk person som använder Suomi.fi-meddelanden och på så sätt säkerställa att det inte längre kommer meddelanden till personens brevlåda efter personens död.
- MDB sparar händelseuppgifter (dvs. logguppgifter) om händelser i Suomi.fi-meddelanden. MDB behöver händelseuppgifterna för att påvisa att databehandlingen i tjänsten har skett korrekt och även i övrigt för att utreda fel samt för att utreda eventuella missbruk och dataskyddskränkningar.
- För Suomi.fi-mobilappens del samlar MDB in användarens enhetsuppgifter så att MDB på ett tillförlitligt sätt kan skicka mobilanvändaren just den personens meddelanden och å andra sidan att användaren kan administrera enheterna till exempel om telefonen försvinner eller byts ut.
- Brevlådan i Suomi.fi-meddelanden öppnas för alla fysiska personer och företag som tar emot myndighetsmeddelanden via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten utan att de tar i bruk tjänsten separat. Detta innebär att MDB kan spara personuppgifter i Suomi.fi-meddelandens register även när en fysisk person eller ett företag ännu inte har gett sitt samtycke till elektronisk delgivning. Syftet är att spara meddelanden som skickats via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten så att en fysisk person och ett företag får tillgång till dem efter att ha gett sitt samtycke till elektronisk delgivning, dvs. efter att ha tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden.
- MDB kan använda de insamlade uppgifterna för att följa upp användningen av tjänsten och fördelningen av kostnaderna samt för faktureringsuppgifter och statistiska ändamål. När uppgifter används för statistiska ändamål insamlas och publiceras uppgifterna så att inga enskilda fysiska personer (eller företag) kan identifieras.
MDB kan också anonymisera den insamlade informationen och använda den som testmaterial för tjänsten.
4. Förvaringstid för personuppgifterna
Bestämmelser om behandling och förvaring av personuppgifter som behandlas i Suomi.fi-meddelanden föreskrivs i stödtjänstlagen. Enligt 12 § 2 mom. i stödtjänstlagen har MDB rätt att behandla uppgifter som registrerats om användningen av Suomi.fi-meddelanden i syfte att visa att uppgifterna behandlats på riktigt sätt i Suomi.fi-meddelanden eller annars för att producera och utveckla Suomi.fi-meddelanden samt för att trygga tjänstens funktion och informationssäkerhet. Enligt 13 § 3 mom. i stödtjänstlagen är MDB skyldig att bevara registeruppgifterna om samtycke till elektronisk delgivning, uppgifterna om databehandling i Suomi.fi-meddelandens register samt de uppgifter som behövs för att verifiera delgivningen. Dessutom ska MDB bevara de meddelanden som förmedlats via Suomi.fi-meddelanden i två år, om inte en fysisk person eller ett företag som använder tjänsten har raderat dem före det.
Med stöd av 12 § 2 mom. och 13 § 4 mom. i stödtjänstlagen raderar MDB uppgifterna ur Suomi.fi-meddelandens register så snart det inte längre finns någon laglig grund för behandlingen. MDB bedömer grunden och behovet av behandling minst vart femte år, om inte något annat följer av lag.
MDB har fastställt förvaringstiderna för uppgifterna i Suomi.fi-meddelandens register på basis av stödtjänstlagen, dataskyddslagstiftningen, informationshanteringslagen och övrig lagstiftning.
MDB bevarar för närvarande uppgifterna i Suomi.fi-meddelandens register på följande sätt:
- Inkomna och skickade meddelanden förvaras i två (2) år. En fysisk person eller ett företag som använder Suomi.fi-meddelanden kan radera meddelanden som personen eller företaget fått, vilket innebär att de också raderas från Suomi.fi-meddelandens register.
- Händelseuppgifterna (dvs. logguppgifterna) förvaras i fem (5) år, men i vissa situationer kan förvaringstiden vara kortare. Uppgifterna utplånas ur registret och förstörs automatiskt när förvaringstiden har löpt ut. MDB har bedömt att förvaringstiden på fem (5) år i huvudsak är nödvändig när man beaktar preskriptionstiderna för de vanligaste brotten som gäller behandlingen av personuppgifter och preskriptionstiden för tjänstebrott som är fem år.
- Övriga uppgifter i Suomi.fi-meddelandens register förvaras i tio (10) år efter att postlådan stängts
5. Personuppgifter som behandlas
I registret införs följande personuppgifter om fysiska personer som har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden:
- Personbeteckning
- Eventuell dödsdag
- Information om att personen har gett sitt samtycke till elektronisk delgivning. Personen kan också återkalla samtycket till elektronisk delgivning och på så sätt välja papperspost.
- Den e-postadress som personen gett och som används för att skicka meddelanden
- Personens språkval: finska/svenska/engelska
- Inkomna meddelanden samt deras identifikationer och metadata
- Skickade anmälningar
- Sändningstid för anmälan
- Meddelanden som personen skickat till en kundorganisation samt deras identifikationskoder och metadata
- Händelseuppgifter
- Händelseuppgifternas tidsstämplar
Händelseuppgifter sparas för användningen av tjänsten (dvs. logguppgifter). Uppgifterna i händelseuppgiftsregistret är de uppgifter som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och kundorganisationerna sparar om behandlingsåtgärderna samt åtgärder som riktats mot användarregistret. Dessutom sparas händelseuppgifter om personens åtgärder då denna använder Suomi.fi-meddelanden.
I samband med identifieringen förmedlar Suomi.fi-identifikation personens namn från befolkningsdatasystemet så att det visas i webbläsargränssnittet (Suomi.fi-webbtjänsten). Personens namn sparas ändå inte i Suomi.fi-meddelandens register.
I registret sparar MDB också de meddelanden som en kundorganisation skickar till en person per brev via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten i Suomi.fi-meddelanden. Meddelanden som skickats per brev via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten sparas i registret även efter att personen har slutat använda Suomi.fi-meddelanden, dvs. avslutat samtycket till elektronisk delgivning och valt papperspost som leveranssätt för meddelandena.
I registret införs följande personuppgifter om en fysisk person som uträttar ärenden i Suomi.fi-meddelanden för en annan fysisk persons eller ett annat företags räkning:
- E-postadress för den som uträttar ärenden åt någon annan.
- Händelseuppgifter och deras tidsstämplar när det gäller åtgärder som utförs i brevlådan i Suomi.fi-meddelanden av den som uträttar ärenden åt någon annan.
Andra personuppgifter som sparas om uträttade av ärenden för någon annans del sparas i MDB:s tjänst Suomi.fi-fullmakter och i det centraliserade loggregistret.
I registret införs dessutom följande uppgifter om en fysisk person som har tagit i bruk Suomi.fi-mobilappen:
- Push-meddelanden om inkomna meddelanden och sändningstiden för push-meddelandet
- Enhetsmodell
- Inloggningsspecifik identifieringskod
På själva enheten sparas personens namn, meddelandenas utkast, bilagor i cacheminnet, PIN-kod och språkinställning.
I Suomi.fi-mobilappen kan man också identifiera sig med hjälp av biometriska identifieringssätt, men denna information sparas inte i Suomi.fi-meddelandens register. Identifieringsuppgiften sparas endast på användarens egen enhet.
Följande uppgifter om en fysisk person som inte har tagit i bruk Suomi.fi-meddelanden, vars personbeteckning kundorganisationen känner till och till vilken kundorganisationen skickar ett meddelande via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten, sparas i registret:
- Personbeteckning
- Inkomna meddelanden samt deras identifikationer och metadata
I denna situation är det fråga om en brevlåda som skapats automatiskt i Suomi.fi-meddelanden. Meddelanden som en kundorganisation skickar till en fysisk person och som sparas i Suomi.fi-meddelandens register kan innehålla personuppgifter.
I separat överenskomna undantagsfall kan en kundorganisation skicka meddelanden till en fysisk person via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten i Suomi.fi-meddelanden även så att inga personuppgifter om försändelsen sparas i Suomi.fi-meddelandens register.
Personuppgifter som behandlas i fråga om företag
De uppgifter om företag som sparas i Suomi.fi-meddelandens register är i regel inte personuppgifter som omfattas av dataskyddet. Meddelanden som en kundorganisation skickar till ett företag och meddelanden som ett företag skickar till en kundorganisation kan dock innehålla personuppgifter. Meddelanden som skickats till ett företag via utskrifts-, kuverterings- och distributionstjänsten sparas på motsvarande sätt som för fysiska personer.
Behandling av särskilda kategorier av personuppgifter samt uppgifter om domar i brottmål och överträdelser
MDB samlar inte in eller behandlar särskilda kategorier av personuppgifter, uppgifter om domar i brottmål eller överträdelser, men meddelanden som skickas via tjänsten kan innehålla sådan information. MDB är inte en part i elektronisk kommunikation i egenskap av tjänsteproducent för Suomi.fi-meddelanden och MDB har i regel inte rätt att läsa meddelanden som anlänt till fysiska personer eller företag eller meddelanden som dessa skickat i tjänsten. Kundorganisationerna som använder Suomi.fi-meddelanden är registeransvariga för innehållet i de meddelanden som de skickar och Suomi.fi-meddelanden fungerar endast som en plattform för förmedling av kundorganisationernas meddelanden.
6. Källor som i regel används
Uppgiftskällor för Suomi.fi-meddelandens register är:
- En fysisk person eller ett företag som använder Suomi.fi-meddelanden samt personer som uträttar ärenden för deras räkning (samtycke till elektronisk delgivning, språkval, e-postadress, meddelanden som skickats till kundorganisationer, händelseuppgifter samt uppgifter om mobila enheter)
- Suomi.fi-identifikation (förmedlar personbeteckningen från befolkningsdatasystemet)
- Befolkningsdatasystemet (dödsuppgifter om fysiska personer som använder Suomi.fi-meddelanden hämtas genom en separat förfrågan)
- Kundorganisationer (personbeteckning eller FO-nummer, meddelanden, notifikationer, händelseuppgifter)
- MDB (Ändring av inställningarna för fysiska personer och företag som använder Suomi.fi-meddelanden, händelseuppgifter)
Dessutom förmedlar Skatteförvaltningen till MDB uppgifter om samtycke till elektronisk delgivning, e-postadress och språkval för de fysiska personer som har lämnat dessa uppgifter i Skatteförvaltningens tjänst MinSkatt. MDB registrerar uppgifterna i Suomi.fi-meddelandens register först när personen har identifierat sig i Suomi.fi-meddelanden och bekräftat sin e-postadress.
7. Utlämnande av information
Vid tillhandahållandet av tjänsten har MDB rätt att till en kundorganisation lämna ut de uppgifter ur Suomi.fi-meddelandens register som är nödvändiga för delgivningen samt de uppgifter som är nödvändiga för att verifiera delgivningen med hjälp av Suomi.fi-meddelanden.
I samband med användningen av Suomi.fi-meddelanden överlåter MDB till kundorganisationen personbeteckningen eller FO-numret tillsammans med det meddelande som skickats till kundorganisationen när en fysisk person eller ett företag besvarar ett meddelande som anlänt eller inleder kommunikation med kundorganisationen. Även meddelandet kan innehålla personuppgifter.
MDB kan dessutom lämna ut uppgifter till en kundorganisation om användningen av Suomi.fi-meddelanden som sparats i registret när uppgifterna har sparats i samband med användningen av kundorganisationens e-tjänst eller annan ärendehantering eller till en kundorganisation som har varit part i en kommunikation med hjälp av Suomi.fi-meddelanden, om kundorganisationen behöver uppgifterna för att:
- säkerställa eller förbättra funktionaliteten i sin e-tjänst,
- sörja för informationssäkerheten i sin e-tjänst eller utreda störningar som gäller informationssäkerheten;
- visa att uppgifterna har behandlats på rätt sätt vid ärendehanteringen eller
- utreda andra problem som gäller ärendehanteringen.
MDB kan lämna ut uppgifter som införts om användningen av Suomi.fi-meddelanden, om inte 11 eller 12 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) ger anledning till något annat:
- till en fysisk person eller ett företag som de lagrade uppgifterna om användningen av stödtjänsten eller andra ärenden gäller
- till en fysisk person eller ett företag för vars räkning någon har använt en stödtjänst eller i övrigt skött ärenden
- för något annat individualiserat ändamål, om den fysiska personer eller företaget som de lagrade uppgifterna om användningen av stödtjänsten eller andra ärenden gäller har gett sitt uttryckliga samtycke till utlämnandet av uppgifterna.
MDB kan också lämna ut uppgifter som statistik så att enskilda fysiska personer (eller företag) inte kan identifieras.
MDB kan också lämna ut uppgifter på någon annan laglig grund
8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES
Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.
9. Kakor (”cookies”)
I Suomi.fi-meddelandens webbläsargränssnitt (Suomi.fi-webbtjänsten) och mobilgränssnitt (Suomi.fi-mobilappen) samt i Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-fullmakter som utnyttjas i Suomi.fi-meddelanden används endast nödvändiga kakor utan vilka tjänsterna inte fungerar korrekt. Närmare information om användningen av kakor finns i Suomi.fi-webbtjänsten.
10. Automatiskt beslutsfattande
Personuppgifterna används inte för automatiskt beslutsfattande.
11. Den registrerades rättigheter
Undersökningsrätt
Du kan granska uppgifter som införts i Suomi.fi-meddelandens register genom att identifiera dig i Suomi.fi-meddelanden. I tjänsten kan du till exempel kontrollera val av samtycke till elektronisk delgivning, språkval i tjänsten, e-postadress, inkomna och skickade meddelanden samt uppgifter om Suomi.fi-mobilappen.
Du kan dessutom granska händelseuppgifter som gäller dig själv i Suomi.fi-meddelanden och därtillhörande identifiering genom att identifiera dig i Suomi.fi-webbtjänsten och gå till tjänsten Händelseuppgifter.
Om du inte kan granska dina uppgifter via e-tjänsten kan du skicka en begäran om granskning till MDB:s registratorskontor på adressen kirjaamo@dvv.fi. Var beredd på att styrka din identitet.
MDB besvarar den registrerades begäran utan oskäligt dröjsmål och rätten till insyn verkställs i regel inom en månad från att begäran har framställts. Den ovan nämnda utsatta tiden på en månad kan dock vid behov förlängas med högst två månader ifall den registrerades begäran har ett utredningsbehov som förutsätter en längre tidsfrist. MDB meddelar den registrerade om en eventuellt längre utsatt tid och anger orsakerna till dröjsmålet.
Rätt att rätta uppgifter
Genom att identifiera dig i Suomi.fi-meddelanden kan du själv ändra de uppgifter som sparats om dig i Suomi.fi-meddelandens register, såsom giltighetstiden för samtycket till elektronisk delgivning, tjänstens språkval samt den e-postadress du använder i tjänsten. Du kan också radera ett meddelande. Då raderas meddelandet från Suomi.fi-meddelandens register. Rätten att agera i Suomi.fi-meddelanden för den som uträttar ärenden på någon annans vägnar bestäms utifrån fullmakten.
Du har rätt att rätta felaktiga personuppgifter om dig själv. Lämna in en skriftlig begäran till kontaktpersonen för registret. Ange i begäran om rättelse den uppgift som ska korrigeras och den exakta ändringen eller kompletteringen av den. Var beredd på att styrka din identitet.
Lägg ändå märke till att de händelseuppgifter (dvs. logguppgifter) som uppstår i samband med användningen av Suomi.fi-meddelanden inte kan ändras i efterhand.
Observera att i fråga om uppgifter som förmedlats från befolkningsdatasystemet (personbeteckning och uppgift om dödsfall) ska rättelse av felaktiga uppgifter begäras av den registeransvarige som ansvarar för befolkningsdatasystemet (se befolkningsdatasystemets dataskyddsbeskrivning på adressen https://dvv.fi/sv/bds-dataskyddÖppnas i ett nytt fönster.). Om det finns ett fel i ett meddelande som en kundorganisation skickat i Suomi.fi-meddelanden, ska man be kundorganisationen i fråga att rätta uppgifterna.
Begränsningar av den registrerades rättigheter
Behandlingen av personuppgifter i tjänsten Suomi.fi-meddelanden grundar sig på att MDB fullgör sin lagstadgade skyldighet. Därför har du i regel inte rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till ett annat system. Du har heller inte rätt att motsätta dig eller begränsa att dina personuppgifter behandlas.
12. Rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten
Om du anser att dina personuppgifter behandlas lagstridigt kan du lämna in besvär till dataombudsmannens byrå.
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel: 029 566 6700
Registratorskontoret: 029 566 6768
13. Övrig information
Dataskyddsbeskrivningarna för Suomi.fi-meddelanden, Suomi.fi-webbtjänsten, Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-fullmakter finns i Suomi.fi-webbtjänsten på adressen www.suomi.fi och på MDB:s registratorskontor.
I fråga om kundorganisationer som använder Suomi.fi-meddelanden har man informerat om behandlingen av personuppgifter i kundorganisationernas dataskyddsbeskrivningar. Du kan kontrollera vilka kundorganisationer som använder Suomi.fi-meddelanden i Suomi.fi-webbtjänsten på adressen https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/information-om-meddelanden/organisationer-som-anvander-suomifi-meddelanden.
Bekanta dig med MDB:s allmänna dataskyddsinformation.Öppnas i ett nytt fönster.