Riksarkivet tillhandahåller hela offentliga förvaltningen en tjänst för elektronisk förvaring och arkivering. Tjänsten är avsedd för förvaring och arkivering av ursprungligen digitala material som med stöd av arkivlagen ska förvaras varaktigt.
Informationsmaterialet som ska överföras ska ha ett uppdaterat bevarandeanalys- och gallringsbeslut, där det fastställs vilka material som ska arkiveras. Beslutet ansöks hos Riksarkivet.
I överföringsavtalet kommer Överföraren och Riksarkivet överens om överföring, förvaring eller arkivering av informationsmaterialet, samt om ansvar för informationstjänster. Överföraren upprättar en överföringsplan för det material som ska överföras, där det material som ska överföras, tidtabellen för överföringen samt andra väsentliga och viktiga uppgifter för överföringen beskrivs.
Informationsmaterialet överförs till Riksarkivet antingen via ett webbaserat överföringsgränssnitt eller som en gränssnittsöverföring.
Tjänsten är kostnadsfri.
Överföraren ansvarar för de eventuella kostnader som uppkommer när informationsmaterialet görs i ordning för överföring.
Överföring av informationsmaterial till Riksarkivet är kostnadsfritt.
Enligt 4 § 1 mom. i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) är förvaring av informationsmaterial avgiftsfritt för de informationshanteringsenheter som nämns i momentet. För andra överförande aktörer är förvaringen av informationsmaterial avgiftsbelagt.