Byggnadstillsynen grundar sig på bygglagen, markanvändnings- och byggförordningen, byggbestämmelser samt de planbestämmelser som staden har gjort.
I vanliga fall är det den som söker bygglov som ansvarar för allt som görs. När man i lovprocessen utser experter, till exempel huvudplanerare och ansvarig arbetsledare, går det tekniska ansvaret över till dem.
Karleby stads byggnadstillsyn använder en elektronisk tillståndstjänst via vilken alla ansökningar i första hand lämnas in. När ett byggnadsprojekt som kräver tillstånd inleds lönar det sig att anställa en kunnig huvudplanerare som känner till byggnadsbestämmelserna och styr planeringen av projektet så att det kan genomföras. Till ansökan om bygglov ska fogas de dokument som behövs för beslut i ärendet. Ansökningarna om bygglov behandlas i byggnadstillsynen. I vissa fall kan projektet avvika från anvisningarna eller bestämmelserna. I sådana fall behövs undantagstillstånd innan bygglov beviljas. Planläggningstjänster fattar beslut om undantagstilstånd. Beslutet ges efter anslag, dvs. byggnadsinspektören beslut vinner laga kraft när 14 dagar förflutit efter beslutet, förutsatt att inga rättelseyrkanden lämnats in till byggnads- och miljönämnden. Byggnads- och miljönämndens beslut vinner laga kraft efter en besvärstid på 30 dagar.
Ansökan om bygglov kan sökas av byggplatsinnehavaren, dvs. ägaren, en person som ägaren har befullmäktigat eller en person som hyr byggplatsen eller besitter den genom något annat avtal. Bygglov söks i första hand via den elektroniska tillståndstjänsten.
Alla byggarbeten som kräver bygglov ska påbörjas inom 3 år och vara slutförda inom 5 år från det att bygglov beviljats.