Työntekijän rekrytointi

Työnantajaa pidetään verotuksessa joko satunnaisena tai säännöllisenä työnantajana.

Säännöllisenä työnantajana toimivan yrityksen pitää aina ilmoittautua työnantajarekisteriin.

• Yrityksesi on säännöllinen työnantaja silloin, kun yritys maksaa vakituisesti palkkaa kahdelle tai useammalle työntekijälle tai kun yritys maksaa vakituisesti palkkaa yhdelle työntekijälle ja lisäksi yhdelle tai useammalle työntekijälle, joiden työsuhde on tilapäinen tai tarkoitettu lyhytaikaiseksi.
• Säännöllisen työnantajan kriteeri täyttyy myös, jos yritys maksaa palkkaa samanaikaisesti vähintään kuudelle työntekijälle, vaikka heidän työsuhteensa olisivat tilapäisiä ja tarkoitettu lyhytaikaisiksi.

Satunnaisesti palkkoja maksavan työnantajan ei tarvitse ilmoittautua työnantajarekisteriin.

• Satunnaisesti palkkoja maksava on yritys, jolla on palveluksessaan vain yksi vakituinen työntekijä tai yhdestä viiteen työntekijää, joiden työsuhde ei kestä koko kalenterivuotta.

Ilmoita yritys työnantajarekisteriin OmaVerossa.

Yrityksen pitää rekisteröityä työnantajarekisteriin, jos sillä on kiinteä toimipaikka Suomessa ja se toimii säännöllisenä työnantajana.

Ilmoita yritys työnantajarekisteriin

• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän perustamisilmoituksella Y1, Y2 tai Y3, jos yrityksellä ei ole vielä suomalaista Y-tunnusta
• OmaVerossa tai YTJ:n muutosilmoituksella Y4, Y5 tai Y6, jos yrityksellä on suomalainen Y-tunnus.

Ulkomaisen yrityksen ei tarvitse ilmoittautua työnantajarekisteriin, jos sillä ei ole tuloverotuksessa kiinteää toimipaikkaa Suomessa. Yritys voi hakeutua työnantajarekisteriin vapaaehtoisesti. Silloin sillä on samat työnantajan velvollisuudet kuin yrityksellä. jolla on kiinteä toimipaikka Suomessa.

Työnantajan pitää

• maksaa työntekijälle työsopimuksen mukainen palkka.
• toimittaa työntekijän palkasta ennakonpidätys ja maksaa se Verohallinnolle.
• periä palkasta työntekijän osuus työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksuista.
• ilmoittaa tulorekisteriin maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset on ilmoitettava.

Jos sinulla on kirjanpitäjä, sovi hänen kanssaan uuden työntekijän palkanmaksusta.

Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää

• selvitä, miten hoidat palkanmaksun ja ennakonpidätyksen oikein
• ota tarvittaessa käyttöön Verohallinnon maksuton Palkka.fi-palvelu.

Tutustu Verohallinnon ohjeisiin:

• Verohallinnon ohje työnantajan velvollisuuksistaAvautuu uuteen ikkunaan.
• Verohallinnon verokorttiohjeet työnantajalleAvautuu uuteen ikkunaan.

Sinun ei tarvitse toimittaa palkasta ennakonpidätystä, jos maksat vuodessa palkkoja

• enintään 1400 euroa
• yli 1400 euroa, mutta yhden henkilön palkka on enintään 1500 euroa vuodessa.

Ulkomaalaisen työntekijän verovelvollisuus riippuu Suomessa oleskelun kestosta. Palkasta pidätetään joko normaali ennakonpidätys tai lähdevero verokortin mukaisesti.

Työntekijän tulee itse pyytää Verohallinnolta tarvitsemansa verokortti.

Ulkomaisen yrityksen, ei tarvitse toimittaa palkasta ennakonpidätystä, jos sillä ei ole kiinteää toimipaikkaa Suomessa, työntekijä oleskelee Suomessa enintään kuukautta ja työntekijä ei esitä työnantajalle verokorttia, jonka mukaan ennakonpidätys pitää toimittaa.

Palkattomalle harjoittelijalle rahana maksettavista korvauksista pitää toimittaa ennakonpidätys. Muuna kuin rahana maksettavista eduista toimitetaan ennakonpidätys vain, jos harjoittelijalle maksetaan korvauksia myös rahana.

Jos sinulla on kirjanpitäjä, sovi hänen kanssaan harjoittelijan eduista ja korvauksista tehtävä ennakonpidätys. Jos sinulla ei ole kirjanpitäjää, tutustu Verohallinnon Työharjoittelijalle annettujen etujen ja maksettujen korvausten verotus -ohjeeseenAvautuu uuteen ikkunaan..

Jos vuokraat työntekijän ulkomaiselta yritykseltä, sinun pitää periä lähdevero Suomessa tehdystä työstä maksetusta työkorvauksesta.

• Lähdevero on 13 %, jos ulkomainen yritys on osakeyhtiö, muu yhteisö tai yhtymä.
• Lähdevero on 35 %, jos kyseessä on elinkeinonharjoittaja.

Veroa ei tarvitse periä, jos ulkomainen yritys on ennakkoperintärekisterissä tai esittää joko 0 %:n lähdeverokortin tai muun selvityksen, joka estää veron perimisen.

Ota työntekijälle

• eläkevakuutus valitsemastasi työeläkeyhtiöstä tai eläkekassasta
• työtapaturma- ja ammattitautivakuutus ja tarvittaessa työntekijöiden ryhmähenkivakuutus valitsemastasi vakuutusyhtiöstä.

Jos ulkomaisella työntekijällä on voimassa oleva A1-todistus toisesta EU/ETA-maasta, hoida lakisääteiset sosiaalivakuutukset A1-todistuksen myöntäneeseen maahan.

Lisätietoa:

• Työeläkevakuuttajien yhteystiedot - Työeläke.fiAvautuu uuteen ikkunaan.
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen ja työntekijäin ryhmähenkivakuutuksen ottaminen - tvk.fiAvautuu uuteen ikkunaan.
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusta myöntävien vakuutusyhtiöiden yhteystietoja - tvk.fiAvautuu uuteen ikkunaan.
• Mikä A1-todistus on - etk.fiAvautuu uuteen ikkunaan.

Suomessa tehty etätyö vakuutetaan lähtökohtaisesti aina Suomessa. Tämä tarkoittaa, että työnantajan pitää ottaa työntekijälleen kaikki lakisääteiset sosiaalivakuutukset Suomesta.

Osa EU-maista on tehnyt keskenään sopimuksen, jonka mukaan etä- ja läsnätyötä kahdessa EU-maassa tekevä työntekijä voidaan tietyin edellytyksin vakuuttaa oman asuinmaan sijaan työnantajan kotimaassa.

Lisätietoa etätyöntekijän vakuuttamisesta löydät Eläketurvakeskuksen verkkosivuilta:

• Etätyö Suomessa ulkomaiselle työnantajalleAvautuu uuteen ikkunaan.
• EU-sopimus etätyöstäAvautuu uuteen ikkunaan.

Ulkomainen työnantaja voi valtuuttaa työntekijän ottamaan puolestaan lakisääteiset sosiaalivakuutukset suomalaisesta vakuutusyhtiöstä.

Tarkemmat ohjeet ja valtakirjapohjan löydät Eläketurvakeskuksen Sosiaalivakuutusmaksut Suomessa -verkkosivulta.Avautuu uuteen ikkunaan.

Työnantajan pitää hankkia työntekijöilleen vähintään ehkäisevä työterveyshuolto. Voit lisäksi järjestää työntekijöillesi yleislääkäritasoisen sairaanhoidon palveluita ja muita sairaanhoito- ja terveydenhuoltopalveluita. Lisätietoa lakisääteisestä työterveyshuollosta

Voit ostaa työterveyshuollon palvelut valitsemastasi paikasta. Kysy tarjouksia eri palveluntarjoajilta, jotta voit vertailla kustannuksia ja sopimusten sisältöjä. Jos sinulla itselläsi ei vielä ole työterveyshuoltoa, voit sisällyttää itsesi samaan sopimukseen.

Palveluja tarjoavat julkiset toimijat kuten hyvinvointialueet ja kunnalliset liikelaitokset, työterveysyhdistykset ja yksityiset lääkärikeskukset.

Tee valitsemasi työterveyshuollon palveluntuottajan kanssa kirjallinen sopimus ja toimintasuunnitelma työterveyshuollon järjestämisestä.

Kun sinulla aloittaa uusi työntekijä, muista ilmoittaa hänen tietonsa työterveyshuoltoon ja sopia tarvittaessa työhöntulotarkastuksesta.

Henkilöstövuokrausyritys järjestää vuokratyöntekijän työterveyshuollon. Varmista, että vuokrausyritys on järjestänyt työterveyshuollon asianmukaisesti ja että sillä on tarvittavat tiedot työntekijän työolosuhteista omaan työterveyshuoltoon ilmoittamista varten.

Jos et ole vielä ottanut yrityksellesi vastuuvakuutusta, harkitse sen ottamista, koska se kattaa myös työntekijän toiminnasta aiheutuvia korvausvastuita.

Vastuuvakuutuksia on erilaisia, joten vertaile eri vakuutusyhtiöiden sopimusten sisältöjä ja hintoja.

Hanki hyvissä työntekijän tarvitsemat työvälineet siten, että ne ovat hänen käytettävissään työn alkaessa. tällaisia ovat esimerkiksi:

• Avaimet tai kulkuluvat
• Tietokone ja puhelin
• Käyttöoikeudet järjestelmiin
• Työhuone tai tila, jossa voi työskennellä