Riksarkivet fattar gallringsbeslut utifrån gallringsframställan som aktörer inom den offentliga förvaltningen utarbetar. I gallringsbesluten fastställs vilka av den offentliga förvaltningens handlingar som enligt arkivlagen (831/1994) ska förvaras varaktigt, dvs. arkiveras, och i vilken form dessa handlingar ska arkiveras.
Riksarkivet fattas besluten utifrån de mål, metoder och kriterier som fast ...
Bekanta dig med anvisningarna om bevarande och gallring på Riksarkivets webbplats (https://kansallisarkisto.fi/sv/bevarande-och-gallring). Kontakta Riksarkivet innan du gör en gallringsframställan (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi). Efter det kommer vi om ett vägledningsmöte för att uppdatera den gemensamma lägesbilden. På mötet avgör vi tillsammans om din organisation behöver bedöma handlingarnas arkivvärde och göra en gallringsframställan.
Bestäm arkivvärdet för din organisations informationsmaterial efter vägledningsmötet. När bestämningen av arkivvärdet är klar kan du förbereda en gallringsframställan. Skicka utkastet till framställan till Riksarkivet för kommentarer, om vi kommit överens om det på vägledningsmötet. Färdigställ gallringsframställan utifrån de kommentarer du får av Riksarkivet.
Gör framställan med hjälp av blanketten för gallringsframställan som finns på Riksarkivets webbplats. På webbplatsen och i blanketten finns mer detaljerade anvisningar om hur du använder och fyller i den. Blanketten för gallringsframställan med bilagor skickas till Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@arkisto.fi).
Besluten ges för aktörer inom den offentliga förvaltningen och de kan gälla en eller flera organisationer. För kommunerna meddelas besluten i regel som gällande för alla kommuner. Utgångspunkten för beredningen av beslutet är aktörens inom den offentliga förvaltningen, dvs. arkivbildarens, egen bedömning av vilka handlingar som ska arkiveras (förvaras varaktigt) och i vilken form handlingarna ska arkiveras.
Framställan kan gälla handlingar som samlas och tas till vara fortgående (förhandsgallring) eller handlingar som redan har samlats (retroaktiv gallring). Framställan kan gälla alla handlingar som samlas inom aktörens verksamhet, eller endast en del av dem. Ingen avgift uppbärs för gallringsbeslutet. Riksarkivets registratorskontor sänder beslutet i digital form till aktören som gjort gallringsframställan. Riksarkivets beslut kan överklagas till Helsingfors förvaltningsdomstol.
Riksarkivet strävar efter att ge gallringsbeslutet inom sex månader. Behandlingstiden kan vara längre i fall där uppgifterna i framställan behöver kompletteras under behandlingen.
Tills vidare.