Bevarande- och gallringstjänst
- Tillstånd eller annan skyldighet
- Hela Finland
- Offentlig tjänst
Riksarkivet fattar gallringsbeslut utifrån gallringsframställan som aktörer inom den offentliga förvaltningen utarbetar. I besluten fastställs vilken av den offentliga förvaltningens dokumentinformation som enligt arkivlagen ska förvaras varaktigt, dvs. arkiveras, och i vilken form dokumentinformationen ska arkiveras.
Riksarkivets uppgift är att fastställa om varaktig förvaring och arkivering av ...
Gör så här
Gallringsframställan görs på en blankett för gallringsframställan. På blanketten kan man göra olika typer av framställningar om allt från att fastställa bevarandevärde för dokumentinformation till att fastställa det kulturhistoriska värdet för analoga handlingar. Anvisningar för ifyllandet finns på blanketten och på Riksarkivets webbsidor. Till framställan bifogas relevanta bilagor beroende på innehållet i framställan Gallringsblanketten jämte bilagor skickas till Riksarkivets registratorskontor (kirjaamo@kansallisarkisto.fi). Använd skyddad e-post vid behov. Skyddade e-post är ett säkert sätt att sända känsliga och sekretessbelagda till Riksarkivets registratorskontor.
För vem och på vilka villkor
Besluten ges för aktörer inom den offentliga förvaltningen och de kan gälla en eller flera organisationer. För kommunerna meddelas besluten i regel som gällande för alla kommuner. Utgångspunkten för beredningen av beslutet är aktörens inom den offentliga förvaltningen, dvs. arkivbildarens, egen bedömning av vilken dokumentinformation som ska arkiveras (förvaras varaktigt) och i vilken form dokumentinformationen ska bevaras.
Framställan kan gälla dokumentinformation som samlas och tas till vara (förhandsgallring) eller dokumentinformation som redan har samlats (retroaktiv gallring). Framställan kan gälla all dokumentinformation som samlas inom aktörens verksamhet, eller endast en del av den. Ingen avgift uppbärs för gallringsbeslutet. Riksarkivets registratorskontor sänder beslutet i elektronisk form till aktören som gjort gallringsframställan. Riksarkivets beslut kan överklagas till Helsingfors förvaltningsdomstol.
Handläggningstid
Riksarkivet strävar efter att ge gallringsbeslutet inom sex månader. Behandlingstiden kan vara längre i fall där uppgifterna i framställan behöver kompletteras under behandlingen.
Giltighetstid
Tills vidare.