Yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi
Monet viranomaiset ja muut organisaatiot hyödyntävät omissa palveluissaan Suomi.fi-valtuuksia. Kukin organisaatio määrittelee itse, voiko palvelussa asioida yrityksen tai yhteisön puolesta ja ketkä voivat asioida.
Kun kirjaudut palveluun (esimerkiksi OmaVero), oikeutesi asioida yrityksen tai yhteisön puolesta tarkistetaan Suomi.fi-valtuuksien avulla kaupparekisteristä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai yhdistysrekisteristä ja valtuusrekisteristä.
Yrityksen tai yhteisön puolesta voi asioida ilman erikseen annettua valtuutta henkilö, jolle on merkitty kaupparekisterissä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) tai yhdistysrekisterissä jokin edustamiseen oikeuttava rooli ja kyseinen rooli on määritelty palvelussa asiointiin oikeuttavaksi.
Kaupparekisteriin merkittyjä, yrityksen puolesta asiointiin oikeuttavia rooleja voivat olla:
- Elinkeinoharjoittaja (ELI)
- Isännöitsijä (IS)
- Päätoiminen isännöitsijä (PIS)
- Selvitysmies (S)
- Tilintarkastaja (TIL)
- Toimitusjohtaja (TJ)
- Toimitusjohtajan sijainen (TJS)
- Varatoimitusjohtaja (VTJ)
- Yhtiömies (YHM)
- Hallituksen jäsen (J)
- Hallituksen puheenjohtaja (PJ)
Yhdistysrekisteriin merkittyjä, yhdistyksen puolesta asiointiin oikeuttavia rooleja voivat olla:
- Puheenjohtaja (PJ)
- Hallituksen jäsen (J)
- Muu nimenkirjoittaja, jolla on rekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin
Suomi.fi-valtuuksissa tai virkailijavaltuuttamispalvelun avulla annetulla valtuudella yrityksen tai yhteisön puolesta voi asioida kuka tahansa henkilö, yritys tai yhteisö, jolle on annettu oikeus asioida kyseisissä asioissa. Huomaa, että
- jos yritys tai yhteisö lopettaa toimintansa, sen ennen toiminnan loppumista antamat valtuudet ovat voimassa vuoden lopettamisen jälkeen
- ulkomaalaisen yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi on mahdollista vain, jos asiointipalvelu on sallinut sen.
Asiointipalvelussa, joka käyttää Suomi.fi-valtuuksien Katso-roolitarkistusta, yrityksen tai yhteisön puolesta voi asioida henkilö, jolle on myönnetty Katso-palvelussa rooli kyseiseen asiointipalveluun.
Valtuutetun tai valtuutetun edustajan tulee tunnistautua palveluun henkilökohtaisilla suomalaisilla tunnistusvälineillä. Ulkomaalaisen henkilön tunnistautuminen on mahdollista myös Finnish Authenticator -sovelluksella, jos palvelu on ottanut sen käyttöön.
Yrityksen puolesta voi valtuuttaa
- yksityinen elinkeinonharjoittaja oman yrityksensä nimissä
- yrityksen toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen
- kaupparekisteriin merkitty yrityksen nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin
- yrityksen kaupparekisteriin merkityt kaikki hallituksen jäsenet yhdessä
- kaupparekisteriin merkityn edustamissäännön mukaisesti puheenjohtaja ja hallituksen jäsen yhdessä tai kaksi hallituksen kaksi jäsentä yhdessä
- henkilö, jolle yritys on antanut valtuutusoikeuden tai edustajan valtuutusoikeuden.
Prokura on henkilökohtainen oikeus edustaa yritystä. Prokuristi ei voi siirtää prokuraa toiselle henkilölle. Siksi prokuristi voi valtuuttaa vain, jos hänelle on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuutusoikeus.
Rekisteröidyn yhdistyksen puolesta voi valtuuttaa
- yhdistyksen puheenjohtaja, hallituksen jäsen tai muu nimenkirjoittaja, jolla on yhdistysrekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin
- henkilö, joille yhdistys on antanut valtuutusoikeuden tai edustajan valtuutusoikeuden.
Muiden yhteisöjen puolesta voi valtuuttaa henkilö, jolle on annettu valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus.
Yrityksen tai yhteisön edustajan tulee olla täysi-ikäinen henkilö, jolla on suomalainen henkilötunnus ja joka voi tunnistautua palveluun suomalaisilla tunnistusvälineillä.
Yrityksen tai yhteisön edustaja voi olla myös henkilö, jolla on voimassa oleva ja vahvistettu ulkomaalaisen tunniste (UID), joka voi tunnistautua palveluun Finnish Authenticator -sovelluksella ja jolle kyseinen yritys on antanut valtuutusoikeuden. Ohjeet ulkomaalaisen tunnisteen rekisteröimiseen ja sovelluksen käyttöönottoon löydät Finnish Authenticator -tunnistuspalvelu -sivulta.
Jos valtuuttava yritys tai yhteisö ei voi itse valtuuttaa Suomi.fi-valtuuksissa, virkailijavaltuuttamispalvelun avulla voi hakea valtuuden rekisteröintiä tai mitätöintiä sekä hyväksyä valtuuspyynnön.
Hakemuksella voi valtuuttaa
- yhteisö, jolla ei ole rekisteriin merkittyjä edustajia (esim. kunnat, valtion virastot, oppilaitokset, säätiöt, seurakunnat, elinkeinoyhtymät ja kuolinpesät, joilla on Y-tunnus)
- yhdistys, jolla ei ole rekisteriin merkittynä yksin edustamiseen oikeutettuja henkilöitä
- ulkomainen yritys, jota ei ole rekisteröity Suomeen tai jonka edustajien suomalaista henkilötunnusta ei ole merkitty kaupparekisteriin
- suomalainen yritys, jolla ei ole kaupparekisteriin merkittynä toimitusjohtajaa, edustamiseen oikeutettuja henkilöitä tai hallituksen jäseniä
- yksityinen elinkeinonharjoittaja, jolla ei ole henkilökohtaisia tunnistusvälineitä sähköisiin palveluihin tai joka ei voi tai osaa käyttää sähköisiä palveluja
- yritys tai yhteisö, joka on lopettanut toimintansa.
Jos suomalaisella yhteisöllä ei ole Y-tunnusta, valtuuttaminen ei ole mahdollista Suomi.fi-valtuuksissa eikä virkailijavaltuuttamispalvelun avulla.
Asiointiin yrityksen tai yhteisön puolesta ei aina ole oikeutta tai sitä ei voida luotettavasti päätellä rekisteritiedoista. Tietosuojasyistä annetaan ainoastaan tieto, onko asiointi mahdollista vai ei.
Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävä palvelu voi estää yrityksen tai yhteisön puolesta asioinnin, jos
- Yrityksen tai yhteisön edustamissääntö ei mahdollista yksinedustamista.
- Henkilölle ei ole merkitty kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin mitään yksin edustamiseen oikeuttavaa roolia yritykseen tai yhteisöön, jonka puolesta asioit.
- Henkilölle on rekisteröity kaupparekisteriin yrityksen edustamisoikeus ilman henkilötunnusta. Henkilötunnukset on aloitettu ilmoittamaan ja rekisteröimään kaupparekisteriin 1.1.1994 alkaen.
- Kyseisessä asiointipalvelussa ei ole määritelty henkilöllä olevaa roolia asiointiin oikeuttavaksi.
- Kaupparekisterissä oleva tilatieto on henkilön kohdalla jotain muuta kuin normaali eli hän on esimerkiksi liiketoimintakiellossa tai yrityksen kohdalta esimerkiksi konkurssissa, saneerausmenettelyssä tai selvitystilassa.
- Henkilölle ei ole annettu riittävää tai oikeaa valtuutta Suomi.fi-valtuuksissa, virkailijavaltuuttamispalvelun avulla tai Katso-palvelussa, jos asiointipalvelu käyttää Suomi.fi-valtuuksien Katso-roolitarkistusta.
Henkilö, toinen yritys tai yhdistys voi antaa Suomi.fi-valtuuksissa asiointivaltuuden yritykselle tai yhteisölle. Yritykselle tai yhdistykselle annetuilla valtuuksilla voivat asioida vain henkilöt, joille on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuus, joka on tyyppiä edustamisvaltuus.
Henkilö, jolla on oikeus antaa valtuuksia yrityksen tai yhdistyksen puolesta voi myös antaa työntekijälle valtuuden, joka on tyyppiä edustajan valtuutusoikeus, jolloin hän voi antaa edustamisvaltuuksia toisille työntekijöille ja pyytää asiointivaltuuksia toisilta yrityksiltä, yhdistyksiltä tai henkilöiltä.
Edustamisvaltuuden saanut henkilö tunnistautuu asiointipalveluun omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillään. Sen jälkeen hän pääsee valitsemaan yrityksen, yhteisön tai henkilön, joka on antanut asiointivaltuuden.
Jos valtuuttajan puolesta asioimisessa on ongelmia, tarkista ensin, että yritykselle tai yhteisölle on annettu asiointivaltuudet oikeisiin valtuusasioihin. Jos valtuus on annettu oikein, tarkista, että kaikille henkilöille, joiden pitää pystyä asioimaan valtuuttajan puolesta, on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuus, joka on tyyppiä edustamisvaltuus (ml. kaupparekisteriin, YTJ:ään tai yhdistysrekisteriin merkityt yksin edustamiseen oikeutetut).