Yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi
Monet viranomaiset ja muut organisaatiot hyödyntävät omissa palveluissaan Suomi.fi-valtuuksia. Kukin organisaatio määrittelee itse, voiko palvelussa asioida yrityksen tai yhteisön puolesta ja ketkä voivat asioida.
Kun haluat asioida yrityksen tai yhteisön puolesta, oikeutesi tarkistetaan perusrekistereistä (kaupparekisteri, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä ja yhdistysrekisteri) ja valtuusrekisteristä.
Voit asioida yrityksen tai yhteisön puolesta muun muassa, jos sinulle on
- merkitty kaupparekisterissä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) tai yhdistysrekisterissä jokin edustamiseen oikeuttava rooli yritykseen tai yhteisöön ja jos palvelussa on määritelty kyseinen rooli asiointiin oikeuttavaksi
- annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuus asioida kyseisissä asioissa yrityksen, toiminimen tai yhteisön puolesta
- myönnetty Katso-palvelussa rooli asiointipalveluun, joka käyttää Suomi.fi-valtuuksien Katso-roolitarkistusta.
Kaupparekisteriin merkittyjä, yrityksen puolesta asiointiin oikeuttavia rooleja voivat olla:
- Elinkeinoharjoittaja (ELI)
- Isännöitsijä (IS)
- Päätoiminen isännöitsijä (PIS)
- Selvitysmies (S)
- Tilintarkastaja (TIL)
- Toimitusjohtaja (TJ)
- Toimitusjohtajan sijainen (TJS)
- Varatoimitusjohtaja (VTJ)
- Yhtiömies (YHM)
- Hallituksen jäsen (J)
- Hallituksen puheenjohtaja (PJ)
Yhdistysrekisteriin merkittyjä, yhdistyksen puolesta asiointiin oikeuttavia rooleja voivat olla:
- Puheenjohtaja (PJ)
- Jäsen (J)
- muu nimenkirjoittaja, jolla on rekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin
Asiointiin yrityksen tai yhteisön puolesta ei aina ole oikeutta tai sitä ei voida luotettavasti päätellä perusrekistereistä. Tietosuojasyistä sinulle ei voida kertoa tarkkaa tietoa siitä, miksi et voi asioida toisen puolesta kyseisessä asiointipalvelussa tai asiassa. Saat ainoastaan tiedon, onko asiointi mahdollista vai ei.
Et voi asioida yrityksen tai yhteisön puolesta, jos
- yrityksen tai yhteisön edustamissääntö ei mahdollista yksinedustamista.
- sinulle ei ole merkitty kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin mitään yksin edustamiseen oikeuttavaa roolia yritykseen tai yhteisöön, jonka puolesta asioit.
- sinulle on rekisteröity kaupparekisteriin yrityksen edustamisoikeus ilman henkilötunnusta. Henkilötunnukset on aloitettu ilmoittamaan ja rekisteröimään kaupparekisteriin 1.1.1994 alkaen.
- kyseisessä asiointipalvelussa ei ole määritelty sinulla olevaa roolia asiointiin oikeuttavaksi.
- kaupparekisterissä oleva tilatieto on sinun kohdaltasi jotain muuta kuin normaali eli olet esimerkiksi liiketoimintakiellossa tai yrityksen kohdalta esimerkiksi konkurssissa, saneerausmenettelyssä tai selvitystilassa.
- sinulle ei ole annettu riittävää tai oikeaa valtuutta Suomi.fi-valtuuksissa tai Katso-palvelussa, jos asiointipalvelu käyttää Suomi.fi-valtuuksien Katso-roolitarkistusta.
Suomi.fi-valtuuksissa voivat valtuuttaa
- yrityksen edustaja, jolla on kaupparekisteriin tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään merkitty oikeus edustaa yritystä yksin
- yrityksen kaikki hallituksen jäsenet yhdessä
- yhdistyksen nimenkirjoittaja, jolla on yhdistysrekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin.
Yrityksen edustaja voi valtuuttaa yksin, jos
- hän on kaupparekisteriin merkitty yrityksen toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan sijainen
- hän on kaupparekisteriin merkitty yrityksen nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin
- hän on kaupparekisteriin tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) merkitty yksityinen elinkeinonharjoittaja
- hänelle on annettu oikeus antaa valtuuksia yrityksen puolesta (valtuutusoikeus)
- hänelle on annettu oikeus antaa tai pyytää valtuuksia yrityksen puolesta sen saamien valtuuksien perusteella (edustajan valtuutusoikeus).
Hallituksen jäsenet voivat valtuuttaa yhdessä, jos
- kaupparekisteristä löytyy tieto hallituksen jäsenistä
- kaikilla hallituksen jäsenillä on suomalainen henkilötunnus.
Kevään 2020 aikana valtuuttaminen tulee mahdolliseksi myös kaupparekisteriin yleisimpien nimenkirjoituslausekkeiden mukaisesti.
Suomi.fi-valtuuksissa ei voi valtuuttaa henkilö,
- jolla on oikeus edustaa yritystä tai yhdistystä, mutta jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta
- joka edustaa suomalaista tai ulkomaista yritystä tai yhteisöä, jonka Y-tunnusta ja/tai tietoa sen edustamiseen oikeutetuista henkilöistä ei löydy kaupparekisteristä, YTJ:stä tai yhdistysrekisteristä.
Prokura on henkilökohtainen oikeus edustaa yritystä. Prokuristi ei voi siirtää prokuraa toiselle henkilölle. Siksi prokuristi voi valtuuttaa vain, jos hänelle on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuutusoikeus.
Yhteisöjä, jotka eivät voi vielä valtuuttaa Suomi.fi-valtuuksissa, ovat mm. kunnat, seurakunnat, oppilaitokset, säätiöt, elinkeinoyhtymät, kuolinpesät ja julkiset viranomaiset. Vuoden 2020 aikana valtuuttaminen on tulossa vaiheittain mahdolliseksi myös näille yhteisöille.
Henkilö, toinen yritys tai yhdistys voi antaa Suomi.fi-valtuuksissa asiointivaltuuden yritykselle tai yhteisölle. Yritykselle tai yhdistykselle annetuilla valtuuksilla voivat asioida vain henkilöt, joille on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuus, joka on tyyppiä edustamisvaltuus.
Henkilö, jolla on oikeus antaa valtuuksia yrityksen tai yhdistyksen puolesta voi myös antaa työntekijälle valtuuden, joka on tyyppiä edustajan valtuutusoikeus, jolloin hän voi antaa edustamisvaltuuksia toisille työntekijöille ja pyytää asiointivaltuuksia toisilta yrityksiltä, yhdistyksiltä tai henkilöiltä.
Edustamisvaltuuden saanut henkilö tunnistautuu asiointipalveluun omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillään. Sen jälkeen hän pääsee valitsemaan yrityksen, yhteisön tai henkilön, joka on antanut asiointivaltuuden.
Jos valtuuttajan puolesta asioimisessa on ongelmia, tarkista ensin, että yritykselle tai yhteisölle on annettu asiointivaltuudet oikeisiin valtuusasioihin. Jos valtuus on annettu oikein, tarkista, että kaikille henkilöille, joiden pitää pystyä asioimaan valtuuttajan puolesta, on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuus, joka on tyyppiä edustamisvaltuus (ml. kaupparekisteriin, YTJ:ään tai yhdistysrekisteriin merkityt yksin edustamiseen oikeutetut).