Yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi

Yrityksen puolesta voivat asioida ilman erikseen annettua valtuutta vain henkilöt, jolle on merkitty Suomen kaupparekisterissä tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) jokin edustamiseen oikeuttava rooli ja kyseinen rooli on määritelty asiointipalvelussa asiointiin oikeuttavaksi.

Kaupparekisteriin merkittyjä, yrityksen puolesta asiointiin oikeuttavia rooleja voivat olla:

• Elinkeinoharjoittaja
• Hallituksen jäsen
• Hallituksen puheenjohtaja
• Isännöitsijä
• Prokuristi
• Päätoiminen isännöitsijä
• Selvitysmies
• Tilintarkastaja
• Toimitusjohtaja
• Toimitusjohtajan sijainen
• Varatoimitusjohtaja
• Yhtiömies
• Muu nimenkirjoittaja, jolla on rekisteriin merkitty oikeus edustaa yritystä yksin

Huomaa, että yrityksen puolesta asiointi saattaa estyä, jos

• kaupparekisterissä oleva tilatieto on yrityksen puolesta asioivan henkilön kohdalla jotain muuta kuin normaali eli hän on esimerkiksi liiketoimintakiellossa
• kaupparekisterissä oleva tilatieto on yrityksen kohdalta esimerkiksi konkurssissa, saneerausmenettelyssä tai selvitystilassa.

Huomaa myös, että 

• asiointi ei ole mahdollista, jos yrityksen puolesta asioivalle henkilölle on rekisteröity kaupparekisteriin oikeus edustaa yritystä ilman henkilötunnusta. Henkilötunnukset on aloitettu ilmoittamaan ja rekisteröimään kaupparekisteriin 1.1.1994 alkaen.
• jos henkilöllä on elinkeinonharjoittajan Y-tunnus, tämä Y-tunnus näkyy sähköisissä asiointipalveluissa yrityksen puolesta asioinnissa, vaikka toiminta olisi lopetettu. Tämä johtuu siitä, että elinkeinonharjoittajan Y-tunnus on pysyvästi henkilöön liitetty. 

Rekisteröidyn yhdistyksen puolesta voivat asioida ilman erikseen annettua valtuutta vain henkilöt, jolle on merkitty Suomen yhdistysrekisterissä jokin yksin edustamiseen oikeuttava rooli ja kyseinen rooli on määritelty asiointipalvelussa asiointiin oikeuttavaksi.

Yhdistysrekisteriin merkittyjä, yhdistyksen puolesta asiointiin oikeuttavia rooleja voivat olla:

• Puheenjohtaja (PJ) 
• Hallituksen jäsen (J)
• Nimenkirjoittaja, jolla on rekisteriin merkitty oikeus edustaa yhdistystä yksin

Huomaa, että yhdistyksen puolesta asiointi saattaa estyä, jos yhdistysrekisterissä oleva tilatieto on yhdistyksen kohdalta esimerkiksi konkurssissa, saneerausmenettelyssä tai selvitystilassa.

Verotusyhtymän eli metsäyhtymän, maatalousyhtymän tai kiinteistöyhtymän puolesta voi asioida vain Suomi.fi-valtuuksissa annetulla valtuudella. Tämä johtuu siitä, että verotusyhtymän osakkuus ei ole yksin edustamiseen oikeuttava rooli.

Muiden yhteisöjen ja ulkomaisten yritysten puolesta voi asioida vain Suomi.fi-valtuuksissa annetulla valtuudella. Tämä johtuu siitä, että yksin edustamiseen oikeutettuja henkilöitä ei ole merkitty kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin. 

Tällaisia muita yhteisöjä ovat esimerkiksi valtion tai kunnan organisaatiot, oppilaitokset, evankelisluterilainen kirkko, ortodoksinen kirkkokunta, uskonnolliset yhdyskunnat, säätiöt, sijoitusrahastot, työttömyyskassat, vakuutuskassat, henkilöstörahastot, yhteismetsät, tiekunnat, osakaskunnat ja kuolinpesät, joilla on Y-tunnus.

Yrityksen, yhdistyksen tai muun yhteisön puolesta voi asioida valtuudella kuka tahansa henkilö, jolle on annettu valtuus, joka on tyyppiä asiointivaltuus tai edustamisvaltuus.

Huomaa, että ulkomaalaisen yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi on mahdollista vain, jos asiointipalvelu on sallinut sen.

Yrityksen, yhdistyksen tai muun yhteisön omien asioiden hoitaminen

Yrityksen, yhdistyksen tai muun yhteisön (valtuuttaja) omia asioita voi hoitaa henkilö tai toinen organisaatio (valtuutettu) valtuudella, joka on tyyppiä asiointivaltuus. Jos henkilölle on aikaisemmin annettu valtuutusoikeus ja hänen tarvitsee asioida valtuuttajan puolesta, hänen tulee antaa myös itselleen asiointivaltuus.

Asiointivaltuuden saanut henkilö tunnistautuu asiointipalveluun omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillään. Sen jälkeen hän pääsee valitsemaan yrityksen, yhdistyksen, muun yhteisön tai henkilön, jonka puolesta asioi.

Jos asioimisessa on ongelmia, tarkista Suomi.fi-valtuuksissa, että 

• asioivalla henkilöllä on voimassa oleva asiointivaltuus
• valtuus on annettu kyseisessä asiointipalvelussa käytössä oleviin valtuusasioihin.

Yrityksen, yhteisön tai muun yhteisön asiakkaan puolesta asioiminen

Toinen yritys, yhdistys tai muu yhteisö tai yksityishenkilö (valtuuttaja) voi antaa asiointivaltuuden yritykselle, yhdistykselle tai muulle yhteisölle (valtuutettu). Muilta saaduilla valtuuksilla voivat asioida vain henkilöt, joille on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuus, joka on tyyppiä edustamisvaltuus.

Esimerkki: 

1. Ensin yritys antaa tilitoimistolle asiointivaltuuden verotusasioiden hoitamista varten. 
2. Sen jälkeen tilitoimisto antaa yksittäiselle kirjanpitäjälle edustamisvaltuuden, jolla tämä voi hoitaa asiointivaltuuden antaneen yrityksen verotusasioita.

Edustamisvaltuuden saanut henkilö tunnistautuu asiointipalveluun omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillään. Sen jälkeen hän pääsee valitsemaan yrityksen, yhteisön tai henkilön, jonka puolesta asioi.

Yritys, yhdistys tai muu yhteisö voi myös antaa työntekijälle valtuuden, joka on tyyppiä edustajan valtuutusoikeus. Tällä valtuudella työntekijä voi antaa toisille työntekijöille valtuuksia, jotka ovat tyyppiä edustamisvaltuus, ja pyytää asiointivaltuuksia asiakkailta.

Esimerkki:

1. Tilitoimisto antaa omalle talouspäällikölleen edustajan valtuutusoikeuden verotukseen liittyvissä valtuusasioissa.
2. Talouspäällikkö antaa omille palkanlaskijoille edustamisvaltuuksia asiakkaiden veroasioiden hoitamista varten.

Jos asiakkaan puolesta asioimisessa on ongelmia, tarkista, että 

• asioivalla henkilöllä on voimassa oleva edustamisvaltuus
• valtuus on annettu kyseisessä asiointipalvelussa käytössä oleviin valtuusasioihin. 

Huomaa, että myös kaupparekisteriin, yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin merkityt yksin edustamiseen oikeutetut tarvitsevat valtuuden, joka on tyyppiä edustamisvaltuus, jos heidän tarvitsee asioida asiakkaan puolesta.