Valtuuksien antaminen organisaationa

Suomi.fi-valtuuksiin tunnistaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnistusvälineillä. Siksi valtuuttaminen on mahdollista vain, jos organisaatiota edustavalla henkilöllä on

• suomalainen henkilötunnus ja käytössä pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti.
• voimassa oleva ja vahvistettu ulkomaalaisen tunniste (UID) ja käytössä Finnish Authenticator -sovellus. Lisäksi hänellä tulee olla voimassa oleva valtuutusoikeus tai edustajan valtuutusoikeus. 

Näin tunnistaudut asiointipalveluun.

Katso Finnish Authenticator-tunnistuspalvelun ohje.

Jokaisella organisaatiolla täytyy olla kokonaiskuva siitä, mitä valtuuksia se on myöntänyt ja keille ne on myönnetty. Organisaatioiden tulee myös ottaa huomioon, että asiakkuudet ja työsuhteet voivat muuttua tai päättyä. Siksi valtuuksia täytyy seurata säännöllisesti. Tietosuoja paranee, kun oikeilla ihmisillä on valtuuksia vain tarvittaviin asioihin. Lue tarkemmat ohjeet valtuuksien hallinnoimisesta pdf-tiedostostaAvautuu uuteen ikkunaan.. 

Prokura on henkilökohtainen oikeus edustaa yritystä. Prokuristi ei voi siirtää prokuraa toiselle henkilölle. Siksi prokuristi voi valtuuttaa vain, jos hänelle on annettu Suomi.fi-valtuuksissa valtuutusoikeus. Myöskään useampi prokuristi ei voi valtuuttaa yhdessä Suomi.fi-valtuuksissa tai hakemuksella, vaan prokuristit tarvitsevat aina heille annetun valtuutusoikeuden.

Jos henkilö on liiketoimintakiellossa, hän ei voi valtuuttaa Suomi.fi-valtuuksissa. Jos liiketoimintakielto on osittainen, valtuuttaminen onnistuu virkailijavaltuuttamispalvelun avulla. Tee valtuushakemus ohjeiden mukaan. Lisäksi sinun tulee liittää hakemukseen tuomioistuimen päätös, josta näkyy, miltä osin liiketoimintakielto on kumottu. Siirry hakemuksella valtuuttamiseen

Jos suomalaisella organisaatiolla ei ole Y-tunnusta tai rekisteröinti on vielä kesken, valtuuttaminen ei ole mahdollista.

Kun olet tunnistautunut Suomi.fi-valtuuksiin, on sinun ensin valittava asiointirooliksi "Asioi yrityksen tai yhteisön puolesta". Sen jälkeen näet listan organisaatioista, joiden valtuuksiin sinulla on oikeus siirtyä.

Jos et näe organisaatioitasi, tarkista Organisaation puolesta asiointi -sivulta, että organisaation puolesta asioinnin edellytykset täyttyvät.

Jos sinulle on annettu elinkeinonharjoittajan Y-tunnus, näet sen sähköisissä asiointipalveluissa yrityksen puolesta asioinnissa, vaikka olisit lopettanut toiminnan. Tämä johtuu siitä, että elinkeinonharjoittajan Y-tunnus on pysyvästi henkilöön liitetty.

Kun organisaatio on lopettanut toimintansa, valtuuttaminen on mahdollista vain valtuushakemuksella.

Huomioi, että

• toimintansa lopettanut organisaatio voi antaa vain asiointivaltuuksia
• rekisteritietoihin perustuvat edustamisroolit ja aiemmin annetut edustamisvaltuudet lakkaavat toimimasta
• valtuushakemuksen voivat allekirjoittaa ne henkilöt, jotka olivat yritystoiminnan lopettamishetkellä oikeutettuja edustamaan valtuuttavaa organisaatiota
• valtuudet pysyvät voimassa niiden voimassaoloajan loppuun saakka, vaikka yritys olisi lopettanut toimintansa.

Asiointipalvelut päättävät, millä rooleilla ja valtuuksissa asiointipalvelussa voi asioida ja onko toimintansa lopettaneen organisaation puolesta asiointi mahdollista.

Myös konkurssi, saneerausmenettely ja selvitystila voivat estää organisaation puolesta asioinnin.

Kun yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä kuolee, hänen henkilökohtaisesti antamansa ja saamansa Suomi.fi-valtuudet lakkaavat toimimasta, mutta yrityksen eli y-tunnuksen puolesta annetut valtuudet jäävät voimaan. 

Toiminimiyrittäjän kuolinpesän osakkaiden tulee yhdessä päättää, mitä y-tunnuksen puolesta annetuille Suomi.fi-valtuuksille tapahtuu.  

Se, mitä annetuille valtuuksille kannattaa tehdä, riippuu muun muassa siitä, jatkaako kuolinpesä yritystoimintaa vai lopettaako se yritystoiminnan. Kuolinpesä saattaa edelleen joutua asioimaan yrityksen puolesta elinkeinotoimintaan liittyen, kuten maksamaan arvonlisäveromaksuja. Kuolinpesälle voi näiden asioiden hoitamiseksi tulla tarve antaa Suomi.fi-valtuuksia y-tunnuksen nimissä taholle, joka asioi y-tunnuksen puolesta. 

Valtuushakemus valtuuksien tarkastelua varten 

Perunkirjoituksen jälkeen kuolinpesän osakkaiden kannattaa hakea kaikille osakkaille tai jollekin heistä valtuus, jolla he pääsevät tarkastelemaan, mitä valtuuksia y-tunnus on antanut. Tämä onnistuu, kun osakkaat tekevät Digi- ja väestötietovirastolle valtuushakemuksenAvautuu uuteen ikkunaan.. Ennen hakemuksen tekemistä tulee tutustua hakemuksen ohjeisiin. 

Hakemuksen tekijän on merkittävä valtuushakemukselle 

• valtuuttajaksi toiminimiyritys ja sen y-tunnus 
• valtuutetuiksi yksi tai useampi kuolinpesän osakas tai heidän valitsemansa henkilö 
• valtuustyypiksi asiointivaltuus 
• valtuusasiaksi "Valtuusrekisterin tietojen katselu”. 

Kaikkien osakkaiden on allekirjoitettava hakemus. Hakemukseen on liitettävä perukirjan osakasluettelon kopio ja mahdolliset muut osakkuuteen vaikuttavat asiakirjat kuten testamentit.  

Annettujen valtuuksien mitätöinti 

Kun osakkaat ovat päässeet tarkastelemaan y-tunnuksen antamia valtuuksia, heidän kannattaa päättää, antavatko he joidenkin valtuuksien olla voimassa ja mitätöivätkö he joitakin valtuuksia. Kaikkia valtuuksia ei välttämättä kannata mitätöidä välittömästi, vaan tehdä päätökset sen mukaisesti kuin tilanteessa on järkevää toimia.  

Kun osakkaat päättävät mitätöidä annettuja valtuuksia, yhden heistä on tehtävä hakemus valtuuden mitätöimiseksiAvautuu uuteen ikkunaan. Digi- ja väestötietovirastolle. 

Uusien valtuuksien antaminen 

Jos kuolinpesä jatkaa liiketoimintaa tai esimerkiksi vaihtaa tilitoimistoa, se voi antaa uusia valtuuksia tekemällä valtuushakemuksenAvautuu uuteen ikkunaan. Digi- ja väestötietovirastolle. 

Saatujen valtuuksien tilanne 

Elinkeinonharjoittaja on myös voinut saada valtuuksia esimerkiksi tarjotessaan tilitoimistopalveluja tai muita Suomi.fi-valtuuksien käyttöä edellyttäviä palveluja yritys- ja henkilöasiakkaille. Valtuudet, joita toiminimiyrittäjän asiakkaat ovat y-tunnukselle antaneet, jäävät voimaan, vaikka y-tunnuksen haltija kuolisikin. Käytännössä tällaisilla valtuuksilla ei kuitenkaan enää asioida, jos kuolinpesä ei jatka yritystoimintaa.  

Halutessaan kuolinpesä voi ilmoittaa valtuuksien antajille, että nämä voivat mitätöidä y-tunnukselle antamansa valtuudet Suomi.fissä. Muutoin annetut valtuudet näkyvät Suomi.fissä valtuuksien antajille, kunnes niiden voimassaolo lakkaa.