Työsuhteen päättyessä

Kun työntekijäsi työsuhde päättyy, maksa hänelle lopputilinä kaikki työsuhteesta johtuvat saatavat. Niihin kuuluvat

• varsinainen palkka
• palkkaan sisältyvät ilta- ja muut lisät
• ylityökorvaukset
• lomakorvaus
• lyhennysvapaat eli pekkaspäivät
• päivärahat
• matkakustannusten korvaukset
• lomarahat
• bonukset.

Maksa lopputili työsopimuksessa sovittuna ajankohtana tai, jos asiasta ei ole sovittu, työsuhteen päättymispäivänä, vaikka päivä ei olisikaan yrityksesi normaali palkanmaksupäivä. Jos työntekijäsi työsopimus päättyy muuna kuin pankkipäivänä, maksa saatavat edellisenä pankkipäivänä.

Toimita työntekijällesi palkkalaskelma, josta käyvät ilmi lopputilin suuruus ja sen määräytymisen perusteet.

Jos et maksa saatavia ajoissa, maksa työntekijällesi täysi palkka odotuspäiviltä, kuitenkin enintään kuudelta kalenteripäivältä. Lisäksi työntekijälläsi on oikeus saada viivästyskorkoa sekä saatavilleen että odotusajan palkalleen.

Työsuhteen päätyttyä työntekijäsi saattaa tarvita palkkatodistuksen työttömyysetuutta varten. Sinulla on lain mukaan velvollisuus tehdä se pyydettäessä. Huomaa, että palkkatodistus ei ole sama asia kuin palkkalaskelma.

Kysy työntekijältäsi, mihin työttömyyskassaan hän kuuluu. Täytä Työttömyyskassojen Yhteisjärjestön palkkatodistuslomake ja toimita se työntekijäsi työttömyyskassaan.

Jos työntekijäsi ei kuulu työttömyyskassaan, täytä Kelan palkkatodistuslomake ja toimita se Kelaan.

Ilmoita palkkatodistuksessa työntekijäsi vakiintunut palkkatulo yleensä 26 kalenteriviikolta. Jos työaika vaihtelee viikoittain, täytä lisäksi viikoittainen työtuntiselvitys.

Kirjaa palkkatodistukseen selvästi se aika, jota todistuksen tiedot koskevat. Merkitse siihen myös mahdolliset palkattomat jaksot ja niiden syyt. Erittele lomakorvaukset, lomarahat ja muut korvaukset, kuten tulospalkkiot ja palvelusvuosilisät.

Jos työttömyyskassa tai Kela tarvitsee lisätietoja asian ratkaisemista varten, toimita sille tarvittavat tiedot.

Työntekijälläsi on oikeus saada työsuhteen päätyttyä kirjallinen työtodistus. Anna työtodistus viipymättä, mielellään viikon sisällä työntekijäsi pyynnöstä.

Työntekijälläsi on oikeus pyytää työtodistusta kymmenen vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Säilytä siis tiedot työntekijöidesi työsuhteen kestosta ja työtehtävistä vähintään kymmenen vuotta.

Tee työtodistus työsopimuslain mukaisesti. Ilmoita todistuksessa aina työsuhteen kesto ja työntekijällesi kuuluneet työtehtävät. Jos työntekijäsi pyytää, kerro työtodistuksessa myös työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työntekijäsi työtaidosta ja käytöksestä.

Laadi työntekijällesi uusi, korjattu työtodistus, jos olet kirjoittanut alkuperäiseen virheellisiä tietoja. Tee uusi työtodistus myös, jos olet kertonut alkuperäisessä asioita, joita työntekijäsi ei ole pyytänyt.

Jos laiminlyöt työtodistuksen antamisen, voit saada siitä työsopimuslain mukaisen sakkorangaistuksen.

Jos olet irtisanonut työntekijäsi, tarkista, että irtisanomiselle on lain mukainen peruste ja työntekijällesi on ilmoitettu siitä kirjallisesti. Varmista myös irtisanomisaika.

Ilmoita palkanlaskentaan työsuhteen päättymisestä. Varmista, että työntekijäsi saa lopputilin, työtodistuksen ja palkkatodistuksen.

Huolehdi työntekijäsi poistamisesta kulunvalvonnan ja työajanseurannan järjestelmistä. Pyydä häntä palauttamaan työpaikan avaimet. Varmista, että kaikki luottamuksellinen tieto jää yrityksellesi. Lopeta työntekijäsi käyttöoikeudet tietojärjestelmissä ja peruuta hänen mahdollinen nimenkirjoitusoikeutensa.

Huolehdi, että työntekijäsi palauttaa yrityksesi omistamat tavarat, kuten puhelimen ja tietokoneen. Huolehdi myös keskeneräisistä töistä ja hankkeista ja varmista niiden jatkuvuus.

Tiedota työsuhteen päättymisestä työntekijöillesi, asiakkaillesi, yhteistyökumppaneillesi ja muille, joita asia koskee.

Pidä työntekijällesi lähtöhaastattelu. Ole paikalla viimeisenä työpäivänä ja kiitä häntä tehdystä työstä.

Yrityksesi tulee säilyttää tietyt tiedot työntekijöistään vielä työsuhteen päättymisen jälkeen. Lait määräävät, kuinka kauan mitäkin tietoja tulee vähintään säilyttää. Säilytettäviä tietoja ovat muun muassa

• suppeat työtodistukset, kymmenen vuotta
• laajat työtodistukset, viisi vuotta
• palkkakirjanpito, kymmenen vuotta
• palkkakirjanpitoon kuuluvat tositteet, kuusi vuotta
• työaikakirjanpitoon liittyvä aineisto, kaksi vuotta
• vuosilomakirjanpito, kaksi vuotta.

Jos työntekijä on ulkomaalainen, säilytä tiedot hänen työnteko-oikeutensa perusteista ja työsuhteessa noudatettavista vähimmäistyöehdoista neljä vuotta.

Jos työntekijä on ulkomailta Suomeen lähetetty työntekijä, säilytä tiedot kahden vuoden ajan siitä, kun hänen työskentelynsä Suomessa on päättynyt.

Säilytä entisten työntekijöidesi tietoja tietosuoja-asetuksen ja muiden velvoitteiden mukaisesti. Kun tietojen säilytyksen määräaika loppuu, selvitä, voiko tiedot hävittää.

Älä säilytä sellaisia tietoja, joita lait eivät velvoita säilyttämään.

Jos sinulla on saatavia työntekijältäsi, voit yleensä kuitata ne hänen lopputilistään työsopimuslain rajoitukset huomioon ottaen. Saatavien perusteena voi olla esimerkiksi työntekijälle maksamasi palkkaennakko, hänelle antamasi laina tai korvaus hänen aiheuttamastaan vahingosta.

Ennen kuin kuittaat saataviasi työntekijäsi palkasta, esitä hänelle vaatimus maksaa ne.

Voit kuitata saatavat vain silloin, kun ne ovat selviä ja riidattomia. Jos työntekijäsi ei esimerkiksi myönnä aiheuttaneensa vahinkoa, et saa kuitata vahingonkorvausta hänen lopputilistään.

Jos irtisanoutunut työntekijäsi ei noudata irtisanomisaikaa, sinulla on oikeus kuitata työntekijäsi lopputilistä irtisanomisajan bruttopalkkaa vastaava määrä.

Voit kuitata saatavia työntekijältäsi yleensä noin kolmasosan hänen lopputilistään. Poikkeuksena on maksamasi palkkaennakko, jonka voit ottaa lopputilistä kokonaan.

Lisätietoa saatavien kuittaamisesta työntekijän palkasta löydät Tyosuojelu.fi-sivuston Työnantajan saatavien kuittaaminen -sivultaAvautuu uuteen ikkunaan..