Transaktionsregister för granskning av rätten att uträtta ärenden för någon annas del i Suomi.fi-fullmakter

När Suomi.fi-fullmakter används för att granska rätten att uträtta ärenden för någon annans del lagras en loggpost för varje begäran. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samlar in händelseloggdata i enlighet med lagen för att uppfölja och övervaka användningen av Suomi.fi-fullmakter, samt för utredning av fel, eventuella missbruk och datasäkerhetsincidenter.

1. Registrets namn

Transaktionsregister för granskning av rätten att uträtta ärenden för någon annans del i Suomi.fi-fullmakter

2. Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post: kirjaamo(a)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Tuuli Krekelä, ledande sakkunnig, tjänsteägare (Suomi.fi-fullmakter)

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post: kirjaamo(a)dvv.fi

3. Dataskyddsombud

Telefon (växel) 02 9553 6000, tietosuoja@dvv.fi

4. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Registret är transaktionsregister för granskning av rätten att uträtta ärenden för någon annans del i Suomi.fi-fullmakter. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar Suomi.fi-fullmakter med stöd av 3 § och 4 § i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (stödtjänstlagen, 571/2016). Per-sonuppgifterna behandlas i anslutning till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas lagstadgade uppgifter.

Uppgifter som sparats i registret används för uppföljning och övervakning av Suomi.fi-förvaltningars användning samt för utredning av fel, eventuella missbruk och datasäkerhetsincidenter. Händelseuppgifterna som sparats i registret används också för statistikföring.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas leverantör av drifttjänster Valtori och dess underleverantörer tar hand om drifttjänsterna för Suomi.fi-tjänsternas register.

5. Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret

Den personuppgiftsansvariga bevarar registrets uppgifter i fem (5) år från den tidpunkt då förvaltningsförfrå-gan utfördes. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har för händelseuppgifterna bedömt att förvaringstiden på fem (5) år är nödvändig med beaktande av preskriptionstiderna för de vanligaste brotten som gäller behandlingen av personuppgifter och preskriptionstiden för tjänstebrott som är fem år.

6. Registrets datainnehåll

I transaktionsregistret lagras uppgifter om användningen av Suomi.fi-fullmakter enligt följande:

Uppgift om e-tjänsten där begäran om granskning av rätten att uträtta ärenden för någon annans del har gjorts samt individualiseringskod för granskningsbegäran

Personbeteckning för den identifierade slutanvändarens som förmedlats via e-tjänsten

Om det är fråga om uträttande av ärenden för ett barns del:

Förfrågningar i befolkningsdatasystemet, vars syfte är att granska ett gällande vårdnadsförhållande
Svar på förfrågningar som gäller ett vårdnadsförhållande i fråga om slutanvändarens rätt att uträtta ärenden för barnets del och möjliga begränsningar med anknytning till sådana ärenden (t.ex. förordnande om delad vårdnad, spärrmarkering)

Om det är fråga om uträttande av ärenden för en myndig persons del:

Förfrågningar i fullmaktsregistret och svar på dem i fråga om slutanvändarens rätt att uträtta ärenden för någon annans del
Till e-tjänsten återställda uppgifter om personen för vars del ärenden uträttas och om slutan-vändaren

Personbeteckning och namn för personen för vars del ärenden uträttas
Om slutanvändaren (beroende på e-tjänstens tekniska genomförande) antingen upp-gift om förekomsten av rätt att uträtta ärenden för någon annans del (ja/nej) eller en lista med ärenderoller i vilka ombudet har rätt att uträtta ärenden för huvudmannens del

I vissa undantagsfall via e-tjänsten förmedlade personbeteckningar för personerna för vilka ärenden uträttas

Vid uträttande av ärenden för ett företags del

Via e-tjänsten förmedlade individualiseringskoder (FO-nummer) för de organisationer för vilka ärenden uträttas
Förfrågningar i befolkningsdatasystemet, vars syfte är att kontrollera slutanvändarens allmänna behörighet att företräda någon annan (personen är myndig, ingen intressebevakare, har inte förklarats omyndig)
Förfrågningar i företagsdatasystemet, handelsregistret och andra basregister och svar på dem i fråga om organisationen och personens rätt att uträtta ärenden för den aktuella organisationens del (personens fullmakter i olika organisationer)
Förfrågningar i Suomi.fi-fullmaktsregistret och svar på dem i fråga om slutanvändarens gällande fullmakter
Uppgifter som återställts till e-tjänsten: uppgifter om slutanvändaren och individualiseringskod för organisationen för vilken ärenden uträttas

Tidsstämplar med anknytning till begäran om och svar på fullmaktsgranskningar i e-tjänsten.

Tidsstämplar med anknytning till förfrågningar i befolkningsdatasystemet, fullmaktsregistret, före-tags- och organisationsdatasystemet, handelsregistret och andra basregister samt mottagna svar.

Om resultatet av en fullmaktsgranskning är avvisande lagras information om orsaken till avvisandet. Orsaken till avvisandet förmedlas inte till e-tjänsten.

Om fullmaktsgranskningen avbryts på grund av ett fel lagras information om orsaken till felet.

7. Källor som i regel används för registret

Registrets datakällor är:

Befolkningsdatasystemet (Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata)
Företagsdatasystemet (Patent- och registerstyrelsen)
Handelsregistret (Patent- och registerstyrelsen)
Andra grundregister, t.ex. föreningsregistret (Patent- och registerstyrelsen) och registret om näringsförbud (Rättsregistercentralen)
Suomi.fi-fullmaktsregistret (Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata)
E-tjänster som utnyttjar Suomi.fi-fullmakter

Tillhandahållare av identifikationsverktyg, såsom banker, eller tillhandahållare av identifikationstjänster, såsom Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas Suomi.fi-identifikation.

8. Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter

Den registeransvarige kan lämna ut registeruppgifter till organisationer som utnyttjar Suomi.fi-fullmakter i sina e-tjänster och i vars e-tjänster uppgifter har sparats i samband med användning eller andra ärenden, om organisationen nödvändigt behöver uppgifterna för att

säkerställa eller förbättra funktionaliteten i sin e-tjänst,
sörja för informationssäkerheten eller utreda störningar som gäller informationssäkerheten,
visa att uppgifterna har behandlats på rätt sätt eller för att reda ut andra problem som gäller uträttandet av ärenden.

Den personuppgiftsansvariga kan dessutom på begäran överlämna uppgifter från registret till den registrerade personen eller organisationen vad gäller transaktionsuppgifter om personen eller organisationen.

Utlämnande av uppgifter till registrerade och organisationer som använder Suomi.fi-fullmakter grundar sig på 14 § i stödtjänstlagen.

Den registeransvarige kan dessutom lämna ut uppgifter från tjänsten

till polis-, förundersöknings- och åklagarmyndighet samt till domstol för förebyggande och utredande av brott,
till dataombudsmannen för genomförande av övervakningen av informationssäkerheten.

Uppgifter kan också lämnas ut i form av statistik eller i en annan form utifrån vilken en-skilda personer inte kan identifieras.

Uppgifter kan dessutom lämnas ut med stöd av lagen.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

10. Principer för skydd av registret

Datamaterialet skyddas med iakttagande av informationssäkerheten och åtkomsthanteringen.

Registret innehåller inget manuellt material. Eventuellt manuellt material som skapas i samband med utredningar skyddas med iakttagande av informationssäkerheten i skyddade, låsta utrymmen med passagekontroll.

Uppgifterna i registret behandlas endast av personer vars arbetsuppgifter förutsätter detta. Logginformation sparas över behandlingen av uppgifter.

11. Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

12. Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du och din organisation har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina egna eller organisat-ionens uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Skicka begäran in skriftligt till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Den registrerade har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system. Det går inte heller att be om att behandlingen av personuppgifter ska begränsas.

13. De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.Öppnas i ett nytt fönster.