Dataskyddsbeskrivning för Suomi.fi-fullmakternas fullmaktsregister

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata för fullmaktsregistret i anslutning till Suomi.fi-fullmakter. Uppgifterna i registret används i Suomi.fi-fullmakter för att granska att en person har rätt att sköta ärenden för någon annan persons eller organisations räkning. Uppgifterna i fullmaktsregistret används också för att ge slutanvändarna råd samt för att lösa problem med anknytning till registrering och användning av fullmakter.

1. Registrets namn

 Suomi.fi-fullmakternas fullmaktsregister samt där tillhörande händelseuppgiftsregister

2. Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors 

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post: kirjaamo(a)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Tuuli Krekelä, ledande sakkunnig, tjänsteägare (Suomi.fi-fullmakter)

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors 

Telefon (växel) 02 9553 6000

e-post: kirjaamo(a)dvv.fi

3. Dataskyddsombudsman

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post: tietosuoja@dvv.fi

4. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Registret är Suomi.fi-fullmakters fullmaktsregister med där tillhörande händelseuppgiftsregister. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata producerar Suomi.fi-fullmakter med stöd av 3 § och 4 § i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (stödtjänstlagen, 571/2016). Registret innehåller uppgifter om fullmakter och begäran om fullmakter som sparats i fullmaktsregistret, dessas händelseuppgifter samt ansökningshandlingar som gäller registrering av fullmakter.

Fullmaktsregistrets uppgifter används i tjänsten Suomi.fi-fullmakter för att granska att en person eller ett företag/en organisation har rätt att uträtta ärenden för någon annans del. Uppgifterna i fullmaktsregistret används också för att ge slutanvändarna råd samt för att lösa problem med anknytning till registrering och an-vändning av fullmakter. I 10.1 § i stödtjänstlagen föreskrivs om fullmaktsregistret.

Uppgifter som sparats i registret används för uppföljning och övervakning av fullmaktsregistrets användning samt för utredning av eventuella missbruk och datasäkerhetsincidenter. Information som sparats i registret används också för statistikföring.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan med stöd av lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster ingå avtal med en annan myndighet om att tillhandahålla kundservice med anknytning till Suomi.fi-fullmakter. På basis av kundserviceavtalet kan en annan myndighets anställda behandla fullmaktsansökningar och utifrån dessa spara fullmakter i fullmaktsregistret. En myndighet som endast erbjuder rådgivning kan kontrollera uppgifter i fullmaktsregistret.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas leverantör av drifttjänster Valtori och dess underleverantörer tar hand om drifttjänsterna för Suomi.fi-tjänsternas register

5. Förvaringstid för personuppgifter som ingår i personregistret

Den personuppgiftsansvariga bevarar fullmaktsregistrets uppgifter för närvarande. Uppgifterna om de bekräftade fullmakterna bevaras även om fullmakternas giltighetstid har löpt ut eller de har upphävts. Begäran om fullmakt raderas ur registret om begäran om fullmakt inte har bekräftats inom sex månaders tid. Den personuppgiftsansvariga bevarar uppgifterna i fullmaktsregistrets händelseuppgiftsregister i fem (5) år från den tidpunkt då fullmaktens eller begäran om fullmakts giltighetstid löper ut (13.2 § i stödtjänstlagen).

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har för händelseuppgifterna bedömt att förvaringstiden på fem (5) år är nödvändig med beaktande av preskriptionstiderna för de vanligaste brotten som gäller behandlingen av personuppgifter och preskriptionstiden för tjänstebrott som är fem år.

6. Registrets datainnehåll

Registrets innehåll består av uppgifter som gäller fullmakter och begäran om fullmakter samt om händelseuppgifter som gäller användarens aktioner. I registret finns dessutom dokument med tillhörande bilagor för de fullmaktsansökningar som en anställd vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller någon annan myndighet har använt för att registrera fullmakter i fullmaktsregistret.

Fullmaktsregistrets datainnehåll:

Uppgifter om fullmaktsgivaren (huvudmannen):

• Om det är frågan om en person: en beteckning som identifierar personen (oftast personbeteckning), förnamn och efternamn 
• Om det är frågan om ett företag eller en annan organisation: en beteckning som identifierar företaget/organisationen (oftast FO-nummer) och namn

Uppgifter om vem som bekräftar fullmakten:

• En beteckning som identifierar personen (oftast personbeteckning), förnamn och efternamn

1. Den som bekräftar fullmakten är oftast samma person som fullmaktsgivaren (huvudmannen). Om bekräftaren är ett företag/en organisation är det någon annan än full-maktsgivaren som bekräftar fullmakten, t.ex. den verkställande direktören.
2. Under 2020 kommer personfullmakter för flera fastställare att läggas till i tjänsten Suomi.fi-fullmakter där fullmaktsgivaren (huvudmannen) kan vara en minderårig som står under vårdnad och fullmakten bekräftas av dennas (den minderårigas) vårdnadshavare.
3. Under 2020 kommer Suomi.fi-fullmakter även att få företagsfullmakter för flera fullmaktsgivare där företagets/organisationens fullmakt kan bekräftas av flera personer, t.ex. av styrelseledamöterna tillsammans.
4. En fullmakt som registrerats på basis av en skriftlig ansökan bekräftas alltid av den anställd som behandlat ansökan i fråga. Den anställdes namn och personbeteckning lagras i samband med fullmakten.

De befullmäktigade personernas uppgifter

• Om det är frågan om en person: en beteckning som identifierar personen (oftast personbeteckning), förnamn och efternamn
• Om det är frågan om ett företag eller en annan organisation: en beteckning som identifierar företaget/organisationen (oftast FO-nummer) och namn

Fullmakterna kan vara antingen bekräftade eller upphörda/avslutade fullmakter eller begäran om fullmakter. Begäran om fullmakt skiljer sig från giltiga och bekräftade fullmakter genom att den saknar en bekräftare. En giltig fullmakt har en bekräftare.

Datum då fullmaktens giltighet börjar och slutar.

Fullmaktens innehåll (fullmaktskod) som beskriver vilket ärende fullmakten gäller.

Uppgift om fullmaktens specifikation som specificerar fullmaktskodens befogenheter (t.ex. fastighetsnummer, diarienummer, underorganisationskod)

Typ av fullmakt, som kan vara:

• Ärendefullmakt
• Fullmaktsrätt (gäller endast företagsfullmakter)
• Representationsfullmakt (gäller endast företagsfullmakter)
• Representantens fullmaktsrätt (gäller endast företagsfullmakter)

Identifierande beteckning om den session då fullmakten har skapats/bekräftats/annullerats/raderats

Teknisk underskrift av fullmakten som automatiskt bildas då fullmakten bekräftas.

Händelseuppgiftsregisters datainnehåll:

Händelseuppgifter om användningen av fullmaktsregistret:

• Åtgärder utförda av användaren, dessa kan vara:

1. skapandet av en fullmakt eller en begäran om fullmakt,
2. bekräftandet av en fullmakt,
3. annullering av en bekräftad fullmakt, eller
4. radering av en begäran om fullmakt eller en erhållen fullmakt.

• Den tidpunkt då fullmakten eller begäran om fullmakt börjar gälla och tidpunkt då den upp-hör/annulleras/raderas.
• En beteckning som identifierar användaren (oftast personbeteckning)
• En beteckning som identifierar fullmakten
• En beteckning som identifierar den session då användaren har identifierat sig
• En beteckning som identifierar fullmaktsgivaren (oftast personnummer eller FO-nummer)
• En beteckning som identifierar den befullmäktigade (oftast personnummer eller FO-nummer)
• Fullmaktens innehåll (fullmaktskod) som beskriver vilket ärende fullmakten gäller.

Uppdatering av uppgifter som ändrats

• Ändringar i personuppgifterna uppdateras från befolkningsdatasystemet och uppgifter om utförda uppdateringar sparas. För avslutade fullmakters del uppdateras dock inte uppgifter om fullmaktsgivaren (huvudmannen) eller den befullmäktigade.
• Från Patent- och registerstyrelsens (PRS) register uppdateras ändringar i företagens grunduppgifter (t.ex. namn) och uppgifter om utförda uppdateringar sparas.

Fel:

• Om transaktionen avvisas, sparas uppgift om orsaken till avvisandet. 
• Om en transaktion avbryts på grund av ett fel registreras en uppgift om orsaken till felet.

Händelsernas tidsstämplar

7. Källor som i regel används för registret

 Fullmaktsregistrets datakällor är:

Suomi.fi-identifikation som förmedlar en identifierande beteckning om den person som uträttar ärenden i nättjänsten Suomi.fi (oftast personbeteckning).

• Handelsregister, företagsdatasystemet, föreningsregister, annat grundregister (t.ex. registret om näringsförbud) eller fullmaktsregister därifrån organisations- och roll-/fullmaktsuppgifterna om den identifierade personen som uträttar ärenden för någon annans del i Suomi.fi-webbtjänsten hämtas.
• Användare av tjänsten Suomi.fi-fullmakter som sparar eller raderar uppgifter om fullmakter och begäran om fullmakter.
• Befolkningsdatasystemet där man granskar att personbeteckningen och namnuppgifterna för fullmaktsgivaren eller den befullmäktigade som angivits av den som sparar fullmakten eller begäran om fullmakten motsvarar varandra. Namnuppgifterna sparas inte i fullmaktsregistret utan de utnyttjas endast under sessionen.
• En delkopia på företagsdatasystemet därifrån uppgifterna som den som sparat fullmakten eller begäran om fullmakt angivit om den befullmäktigande organisationen eller den fullmaktsgivande organisationen hämtas.
• Uppgifter samlas dessutom in från skriftliga fullmaktsansökningar i samband med skötsel av ärenden personligen, per post och per e-post.

Händelseuppgiftsregisters datakällor är: 

• Suomi.fi-identifikation för personbeteckningen för den person som uträttar ärenden i Suomi.fi-fullmakter och för identifikationssessionens identifierande betecknings del.
• Fullmaktsregistrets händelser (t.ex. skapande, bekräftande, raderingar osv. av fullmakter).

8. Överföring och utlämnande av uppgifter, mottagare av uppgifter 

Uppgifter i fullmaktsregistret om giltiga fullmakter överlämnas till Suomi.fi-fullmakter för fastställandet av rätten att uträtta ärenden för någon annans del.

Den registeransvarige kan lämna ut registeruppgifter till organisationer som utnyttjar Suomi.fi-fullmakter i sina e-tjänster och i vars e-tjänster uppgifter har sparats i samband med användning eller andra ärenden, om organisationen nödvändigt behöver uppgifterna för att

• säkerställa eller förbättra funktionaliteten i sin e-tjänst,
• sörja för informationssäkerheten eller utreda störningar som gäller informationssäkerheten,
• visa att uppgifterna har behandlats på rätt sätt eller för att reda ut andra problem som gäller uträttandet av ärenden.

Den personuppgiftsansvariga kan dessutom på begäran överlämna uppgifter från registret till den registrerade personen eller organisationen vad gäller händelseuppgifter om personen eller organisationen.

Utlämnande av uppgifter till registrerade och organisationer som använder Suomi.fi-fullmakter grundar sig på 14 § i stödtjänstlagen.

Den registeransvarige kan dessutom lämna ut uppgifter från tjänsten

• till polis-, förundersöknings- och åklagarmyndighet samt till domstol för förebyggande och utredande av brott,
• till dataombudsmannen för genomförande av övervakningen av informationssäkerheten,

Uppgifter kan också lämnas ut i form av statistik eller i en annan form utifrån vilken enskilda personer inte kan identifieras.

Uppgifter kan dessutom lämnas ut med stöd av lagen.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES 

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

10. Principer för skydd av registret 

Datamaterialet skyddas med iakttagande av informationssäkerheten och åtkomsthanteringen.

Registret innehåller inget manuellt material. Eventuellt manuellt material som skapas i samband med utredningar skyddas med iakttagande av informationssäkerheten i skyddade, låsta utrymmen med passagekontroll.

Uppgifterna i registret behandlas endast av personer vars arbetsuppgifter förutsätter detta. Logginformation sparas över behandlingen av uppgifter.

11. Eventuellt automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

12. Den registrerades rättigheter

Rätt till insyn

Du kan kontrollera dina gällande och avslutade fullmakter samt begäran om fullmakter via Suomi.fi-nättjänsten.

Du och din organisation har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina egna eller organisationens uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift 

Du kan utföra ändringar om dina uppgifter i fullmaktsregistrets giltiga fullmakter och begäran om fullmakter via nättjänsten Suomi.fi.

Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och fullmaktsbegäran.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

De registrerade har inte rätt att be om att deras uppgifter avlägsnas ur registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av denna anledning har de registrerade inte heller rätt att motsätta sig behandlingen av deras personuppgifter eller rätt att överföra uppgifter till ett annat system. Det går inte heller att be om att behandlingen av personuppgifter ska begränsas.

13. De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byråÖppnas i ett nytt fönster..