Budjetointi auttaa sinua hahmottamaan, mihin kaikkeen yrityksesi rahoja kuluu ja miten hyvin ne riittävät budjettikauden aikana. Samalla budjetti toimii yrityksesi rahamääräisenä toimintasuunnitelmana. Budjetin kokoamiseen on erilaisia tapoja, joista yleisimmät ovat kiinteä ja rullaava budjetti. Valitse budjetointitavoista yrityksellesi sopivin.
Kiinteä budjetti on perinteinen, suosittu ja yksinkertaisena pidetty budjetointitapa. Siinä budjetti laaditaan kerralla koko tulevaa budjettikautta varten ja hyväksytään hieman ennen kuluvan budjettikauden päättymistä. Kun budjettikausi on ohi, toteutuneita lukuja verrataan alkuperäiseen budjettiin. Vertailu auttaa seuraavan kiinteän budjetin laatimisessa.
Jos yrityksessäsi käytetään kiinteää budjettia, rahojen on tosiaan riitettävä koko budjettikauden ajaksi. Kiinteää budjettia ei voi muuttaa kesken budjettikauden, vaikka tilanteet muuttuisivatkin. Kiinteä budjetti onkin hyvä vaihtoehto silloin, jos yrityksesi toiminta pysyy melko samankaltaisena ja ennustettavissa olevana koko budjettikauden ajan.
Kiinteä budjetti on myös vakaa ja tehokas budjetointitapa, sillä se asettaa yrityksellesi hyvin selvät ja konkreettiset taloudelliset tavoitteet. Se ei kuitenkaan mukaudu toiminnan vaihteluihin. Näin ollen se ei sovellu kovin herkästi muuttuville toimialoille, etenkään jos budjettikausi on pitkä.
Jos yrityksesi toimii herkästi muuttuvilla markkinoilla tai projektiluontoisesti, rullaava budjetti on hyvä budjetointivaihtoehto. Siinä budjettikauden päätös siirtyy koko ajan eteenpäin. Budjettiin lisätään esimerkiksi joka kuukauden tai vuosineljänneksen jälkeen uusi kuukausi tai vuosineljännes. Sopiva päivitysväli riippuu yrityksesi liiketoiminnasta ja sen ennustettavuudesta.
Rullaavassa budjetissa toimintasuunnitelma ja budjetti ovat aina yrityksesi tiedossa esimerkiksi vuodeksi eteenpäin, olipa kyseessä sitten mikä aika vuodesta tahansa. Rullaava budjetti voi siis tarkentaa ennusteita, helpottaa yrityksesi toiminnan suunnittelua ja tukea päätöksentekoa. Yrityksesi on myös melko helppo säädellä rahojen riittävyyttä.
Rullaava budjetti vaatii päivittämistä useammin kuin kerran vuodessa, joten sen käyttäminen saattaa tuntua työläältä. Budjetin päivittäminen kuitenkin helpottuu, kun käytössä on sopiva budjetointityökalu, kirjanpito on ajan tasalla ja tulevaisuudennäkymät ovat selkeät.
Tarkistettava budjetti muistuttaa kiinteää budjettia siltä osin, että myös tarkistettava budjetti laaditaan kerralla koko tulevaa budjettikautta varten. Siihen tehdään kuitenkin tarkistuksia, korjauksia ja tarkennuksia budjettikauden aikana tietyin väliajoin, esimerkiksi neljännesvuosittain.
Jokaisella tarkistuskerralla yrityksesi tulee määritellä, onko budjettiin tarvetta tehdä muutoksia loppukautta varten. Tarkistukset ja korjaukset auttavat yritystäsi sopeutumaan ulkoisiin muutoksiin, jotka vaikuttavat yrityksesi toimintasuunnitelmaan ja sitä kautta myös budjettiin.
Tarkistettava budjetti on joustavampi kuin kiinteä budjetti. Se on melko ajantasainen ja sopeutuu muuttuvaan toimintaympäristöön. Sen avulla yrityksesi pystyy yleensä saavuttamaan tavoitteensa helpommin kuin kiinteää budjettia käyttämällä.
Tarkistettavan budjetin laatiminen esimerkiksi kerran vuodessa on myös suhteellisen yksinkertaista. Tosin tarkistusten tekeminen useamman kerran budjettikauden aikana voi aiheuttaa yrityksellesi hieman ylimääräiseltä tuntuvaa työtä.
Jos yrityksesi toiminnan määrä tai liikevaihto vaihtelee kausittain, harkitse liukuvaa budjettia. Liukuva budjetti muuttuu yrityksesi toiminnan määrän mukaan.
Jos yrityksesi käyttää liukuvaa budjettia, sinun tulee laatia vaihtoehtoiset budjetit eri kausille sen mukaan, kuinka paljon yritykselläsi on milloinkin toimintaa. Budjetoi yrityksesi vuokra- ja muut kiinteät kulut aina samansuuruisiksi, mutta muuta muuttuvien kulujen määrää yrityksesi toiminnan määrän mukaan. Jos yrityksesi esimerkiksi valmistaa jotakin tavaraa, budjetoi valmistuskuluihin enemmän rahaa kiireisten kausien ja vähemmän rahaa hiljaisten kausien budjettiin.
Liukuva budjetti auttaa yritystäsi kohdistamaan rahansa järkevästi ja tarkoituksenmukaisesti eri kausina. Se on erittäin käyttökelpoinen etenkin silloin, kun yrityksesi toimiala on hyvin selvästi kausiluonteinen.