Rekrytoinnin muistilista

Jos sinulla ei ole Y-tunnusta, voit palkata työntekijän yksityishenkilönä eli kotitaloutena. Tämä tarkoittaa, että ryhdyt työnantajaksi ja silloin sinua koskevat pääsääntöisesti samat velvollisuudet kuin muitakin työnantajia.

Kun työnantaja on ulkomainen yritys, joka rekrytoi työntekijän työskentelemään Suomeen, selvitä ennen rekrytoinnin käynnistämistä

• mitä sosiaalivakuutusmaksuja pitää maksaa Suomeen
• minkä maan työlainsäädäntöä työsuhteessa pitää noudattaa
• pitääkö yrityksesi ilmoittautua Verohallinnon työnantajarekisteriin
• mitä vakuutuksia työntekijälle pitää ottaa
• pitääkö työntekijän palkasta tai työkorvauksesta toimittaa ennakonpidätys
• mitä ilmoituksia työnantajan pitää tehdä Suomessa työsuhteen aikana.

Toimi näin, kun haluat onnistua rekrytoinnissa:

1. Vertaile, mikä tapa hankkia työntekijä sopii tarpeeseen parhaiten. Laske, paljonko työntekijä maksaa ja miten kustannukset vaikuttavat kannattavuuteen. Huomioi laskelmista tuet, joita on mahdollista saada työntekijästä aiheutuviin kustannuksiin.
2. Hoida valtuudet kuntoon, jotta asiointi sähköisissä palveluissa onnistuu rekrytoinnin aikana ja sen jälkeen.
3. Päätä, millaisen työntekijän tarvitset. Laadi työpaikkailmoitus sen pohjalta. Suunnittele samalla, miten valitset sopivan työntekijän hakijoiden joukosta.
4. Selvitä, miten tarpeisiin sopivaa henkilöä kannattaa hakea. Julkaise työpaikkailmoitus valitsemissasi paikoissa.
5. Käy hakemukset läpi huolellisesti ja haastattele sopivimmat hakijat.
6. Valitse lopuksi sopivin työntekijä ja tee tarvittavat sopimukset. Muista ilmoittaa myös niille hakijoille, joita et valinnut.
7. Suunnittele työntekijän perehdyttäminen ja hoida käytännön asiat kuntoon. Selvitä, mitä pitää tehdä jo ennen kuin työntekijä aloittaa työn. Selvitä myös, mistä lakisääteisistä velvoitteista on huolehdittava rekrytoinnin jälkeen.

Pyydä tarvittaessa apua rekrytoinnin suunnitteluun, kustannusten laskemiseen ja työntekijän hakemiseen. Saat maksutonta neuvontaa valtakunnallisista neuvontapalveluista:

• Yritys-Suomi-neuvonta
• Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvontaÄvvan ođđ ikkna.

Huolehdi rekrytoinnin aikana ja sen jälkeen lakisääteisistä velvoitteista:

• Noudata rekrytoinnissa ja työn teettämisessä lainsäädäntöä.
• Selvitä, tarvitaanko työtehtäviin työsuojeluviranomaisen lupa tai ammattipätevyys.
• Huolehdi, että sopimukset työntekijän kanssa eivät ole ristiriidassa lainsäädännön ja työehtosopimusten kanssa.
• Huolehdi, että hankit tarvittavat sosiaalivakuutukset ja että työntekijä saa vähintään lakisääteiset työterveyshuollon palvelut.
• Varmista, että osaat hoitaa palkanmaksua, verotusta, sosiaalivakuutuksia, työsuojelua, työturvallisuutta ja syrjimättömyyttä koskevat lakisääteiset velvoitteet.
• Tarkista, mitä erityisiä velvoitteita on, jos työntekijä on ulkomaalainen tai alaikäinen.

Tutustu työlainsäädännön velvoitteisiin

Työvoiman vuokrauksessa vuokraat työntekijän käyttöösi henkilöstövuokrausyritykseltä, joka toimii myös työntekijän työnantajana. Yrityksesi tehtävänä on opastaa, ohjata ja valvoa vuokratyöntekijää.

Toimi näin, kun haluat vuokrata työntekijän:

• Tarkista, onko toimialasi työehtosopimuksessa rajoitettu vuokratyöntekijöiden käyttöä, ja ota mahdolliset rajoitukset huomioon.
• Määrittele mahdollisimman tarkasti, millaisiin tehtäviin tarvitset työntekijän ja millaisia ammattitaitovaatimuksia työssä on.
• Ota yhteyttä valitsemaasi henkilöstövuokrausyritykseen.
• Vuokrausyritys hakee yrityksellesi sopivia ehdokkaita.
• Valitse yritykseesi parhaiten sopiva työntekijä.
• Tee vuokrausyrityksen kanssa sopimus työntekijän vuokraamisesta.
• Vuokrausyritys tekee työsopimuksen työntekijä kanssa.
• Perehdytä uusi työntekijä työtehtäviin ja yritykseen.
• Ilmoita yrityksesi työterveyshuoltoon ja työsuojeluvaltuutetulle vuokratyön aloittamisesta.

Muista, että yritykselläsi ja vuokrausyrityksellä on jaettu työsuojeluvastuu eli

• yrityksesi vastaa päivittäisestä työturvallisuudesta
• vuokrausyritys vastaa työturvallisuuslain työnantajaa koskevien säännösten noudattamisesta, työntekijän työterveyshuollon järjestämisestä ja yleisestä työsuojeluopastuksesta.

Oppisopimuksessa koulutat työntekijän suoraan tarvitsemiisi tehtäviin.

Toimi näin, kun haluat oppisopimusopiskelijan yritykseesi:

• Määrittele työtehtävät siten, että opiskelija pääsee harjoittelemaan monipuoliesti opiskeltavan ajan ja tutkinnon työtehtäviä.
• Ota yhteyttä oman alueesi oppisopimustoimistoon ennen työpaikkailmoituksen julkaisemista.
• Jatka rekrytointia oppisopimustoimiston kanssa sovitulla tavalla.

Ohjeita oppisopimuksella rekrytointiin - Oppisopimus.fiÄvvan ođđ ikkna.

Oppisopimuskoulutuksen järjestäjiä - Oppisopimus.fiÄvvan ođđ ikkna.

Harjoittelusta pitää maksaa palkkaa aina silloin, kun harjoittelu perustuu työsuhteeseen. Harjoittelu voi olla palkaton vain silloin, kun se perustuu työpaikan ja koulutuksen järjestäjän tekemään sopimukseen.

Toimi näin, kun haluat harjoittelijan yritykseesi:

• Määrittele harjoittelijan työtehtävät siten, että ne tukevat hänen opintojaan. Työtehtävät saavat olla itsenäisesti tehtäviä vain, jos harjoittelu on palkallinen.
• Sovi, kuka työpaikalla toimii harjoittelijan työnohjaajana.
• Miten, miten löydät yritykseesi sopivan harjoittelijan. Voit esimeriksi ottaa yhteyttä oppilaitosten ura- ja rekrytointipalveluihin tai opiskelijajärjestöihin, ilmoittaa harjoittelupaikan työvoimapalvelujen kautta tai hakea harjoittelijaa henkilöstövuokrausyrityksen kautta tai omien verkostojesi kautta.
• Tee harjoittelijan kanssa työsopimus. Jos kyseessä on palkaton harjoittelu, teet sopimuksen oppilaitoksen tai työvoimakoulutuksen järjestäjän kanssa.

Huomioi nämä, kun rekrytoit alaikäisen henkilön:

• Huolehdi, ettei työtehtävissä ole sellaisia, joiden teettämistä alle 18-vuotiailla on rajoitettu tai ne ovat kokonaan kielletty, koska ne ovat katsottu liian vaarallisiksi tai haitallisiksi.
• Selvitä, pitääkö työn aloittamisesta tehdä ennakkoilmoitus työsuojeluviranomaisille.
• Jos työntekijä on alle 15-vuotias, sovi työsopimuksen tekemisestä huoltajan kanssa.
• Jos työsuhde kestää vähintään 2 kuukautta, säilytä työntekijästä seuraavat tiedot: nimi, syntymäaika, osoite, huoltajan nimi ja osoite, työsuhteen alkamisaika ja selvitys työtehtävistä.
• Jos työsuhde kestää yli 3 kuukautta, järjestä työntekijälle terveystarkastus.

Jos työntekijä on jo saavuttanut ylimmän vanhuuseläkeiän, hänestä ei tarvitse enää maksaa työeläkevakuutusta.

Huomioi nämä, kun rekrytoit alaikäisen henkilön:

• Tee työpaikan hakemisesta helppoa ja kannusta erilaisia henkilöitä hakemaan työpaikkaan.
• Pyydä rekrytointiin apua työvoimapalveluista.
• Selvitä mahdollisuus työkokeilun kautta aloitukseen.
• Varaudu sovittamaan työtehtävät työntekijän rajoitteiden ja osaamisen mukaan, tarjoamaan joustavia työaikaratkaisuja, ottamaan työtehtävien suunnitteluun mukaan työterveyshuollon edustaja.
• Suunnittele perehdytys työntekijän tarpeiden ja rajoitteiden mukaan.
• Sovi työntekijälle työpaikalta tukihenkilö, keneltä hän voi kysyä neuvoja tai pyytää apua myös myöhemmin työsuhteen aikana.

Ohjeita esteettömään rekrytointiin: Toimintarajoitteisten esteetön rekrytointi - esteentonrekrytointi.fiÄvvan ođđ ikkna.

Jos työntekijäsi on ulkomaalainen, joka asuu jo Suomessa:

• Varmista, että työntekijällä on oleskelulupa ja työnteko-oikeus Suomessa, tai että hän ei tarvitse oleskelulupaa.
• Varmista, että työntekijän työnteko-oikeus on voimassa koko työsuhteen ajan.
• Ilmoita työpaikan luottamushenkilölle työntekijän nimi ja sovellettava työehtosopimus.
• Tee työntekijäilmoitus Maahanmuuttovirastolle, jos työntekijä tulee EU-alueen ulkopuolelta ja hänellä on jo voimassa oleva oleskelulupa ja työnteko-oikeus.
• Selvitä, pidätätkö työntekijän palkasta ennakonpidätyksen vai lähdeveron.
• Säilytä tiedot ulkomaalaisesta työntekijästä ja hänen työnteko-oikeutensa perusteista kaksi vuotta työn päättymisestä.
• Ilmoita työsuhteen päättymisestä Maahanmuuttovirastolle, jos työntekijä on muun maan kuin EU-, ETA-alueen tai Sveitsin kansalainen ja työskentelee Suomessa työnteon perusteella myönnetyllä oleskeluluvalla.

Jos työntekijäsi on ulkomaalainen, joka ei asu vielä Suomessa:

• Voit hakea työntekijää ulkomailta, jos Suomesta ei löydy tarpeisiisi sopivaa osaamista.
• Huomioi, että EU- ja ETA-maiden ja Sveitsin kansalaiset voivat työskennellä Suomessa ilman oleskelulupaa, mutta muiden maiden kansalaiset tarvitsevat yleensä oleskeluluvan ja oikeuden työntekoon Suomessa. Jos haluat palkata työntekijän EU- ja ETA-maiden ulkopuolelta ja työntekijäsi hakee työntekijän oleskelulupaa tai yli 6 kk kestävää kausityöoleskelulupaa, Maahanmuuttovirasto voi tehdä saatavuusharkinnan osana hakemuksen käsittelyä.
• Hyödynnä rekrytoinnissa työvoimapalveluita ja Work in Finland -verkostoa.
• Kun teet työsopimusta, varmista että työntekijällä on oleskelulupa ja työnteko-oikeus Suomessa tai että hän ei tarvitse oleskelulupaa tai auta työntekijää oikeanlaisen oleskelukuvan hakemisessa.
• Kiinnitä perehdytyksessä erityistä huomiota Suomen työelämän ominaispiirteiden, työlainsäädännön ja työturvallisuusvaatimusten esittelyyn.
• Auta työntekijääsi muuttamiseen ja Suomessa asumiseen liittyvissä käytännön asioissa.
• Selvitä, pidätätkö työntekijän palkasta ennakonpidätyksen vai lähdeveron.
• Säilytä tiedot ulkomaalaisesta työntekijästä ja hänen työnteko-oikeutensa perusteista kaksi vuotta työn päättymisestä.

Apua kansainväliseen rekrytointiin:

• Hae EURES-neuvojaaÄvvan ođđ ikkna.
• Work in Finland -kansainvälisen rekrytoinnin työnantajaneuvontaÄvvan ođđ ikkna.

Jos työntekijäsi ei ole EU- tai ETA-maan kansalainen, hänellä täytyy olla voimassa oleva oleskelulupa ennen työn aloittamista.

Toimi näin, kun työntekijäsi tarvitsee työntekijän oleskeluluvan:

• Tutustu työntekijän oleskeluluvan vaatimuksiin.
• Luo tili työnantajan Enter Finland - verkkopalveluun.
• Ohjeista työntekijää hakemaan työntekijän oleskelulupaa hakijan Enter Finlandissa.
• Ilmoita työntekijälle yrityksesi Y-tunnus ja pyydä lisäämään se hakemukselle, jotta voit täydentää työehdot.
• Täytä työehdot, kun työntekijäsi on lähettänyt oman hakemuksensa Enter Finlandissa.
• Ohjeista työntekijää varaamaan aika henkilöllisyyden todistamiseen Suomen edustustossa tai VFS-palvelukeskuksessa.
• Ohjeista työntekijä noutamaan oleskelulupakortti ennen Suomeen matkustamista.
• Auta työntekijää varaamaan muuton jälkeiset viranomaiskäynnit etukäteen.

Voit seurata hakemuksen etenemistä Enter Finland -palvelussaÄvvan ođđ ikkna..

Kun työntekijä saapuu Suomeen:

• Anna työntekijälle työsopimus viranomaisasioiden hoitamista varten.
• Ohjaa työntekijä rekisteröimään henkilö-, osoite- ja tarvittavat perhesuhdetiedot Suomen väestötietojärjestelmään Digi- ja väestötietovirastossa.
• Ohjeista työntekijää hankkimaan Verohallinnolta verokortti ja toimittamaan se sinulle.
• Kehota työntekijää ottamaan yhteyttä Kelaan, jos hän tarvitsee Kelan etuuksia.
• Ilmoita työpaikan luottamushenkilöille ulkomaalaisen työntekijän nimi ja työsuhteeseen sovellettava työehtosopimus.
• Säilytä tietoa ulkomaalaisista työntekijöistä ja heidän työnteko-oikeuksien perusteista.
• Ilmoita työsuhteen päättymisestä Maahanmuuttovirastolle.

Infopaketti työperusteisen oleskeluluvan hakemisesta ja työntekijän Suomeen muutosta Maahanmuuttoviraston verkkosivuilla (PDF)Ävvan ođđ ikkna.