Vapaaehtoistoiminta on yksittäisten ihmisten tai yhteisöjen hyväksi tehtävää vastikkeetonta työtä, josta ei lähtökohtaisesti saa rahallista korvausta.
Vapaaehtoistoiminnan järjestäjä voi olla esimerkiksi rekisteröity yhdistys, kunta, hyvinvointialue, valtio, yritys, seurakunta tai muu yhteisö. Toiminnan tulee olla luonteeltaan yleishyödyllistä. Se voi liittyä lukuisiin eri asioihin, esimerkiksi ihmisten hyvinvointiin, luontoon, ympäristönsuojeluun, kriiseissä toimimiseen, pelastustoimeen, ikääntyneiden palveluihin, lapsi- ja nuorisotyöhön, taiteeseen ja kulttuuriin, liikuntaan ja urheiluun sekä maahanmuuttajien parissa liittyvään toimintaan.
Järjestäjä ei saa vapaaehtoisia valitessaan syrjiä ketään esimerkiksi iän, sukupuolen, seksuaalisen suuntautumisen, uskonnon, alkuperän tai kansalaisuuden perusteella.
Vapaaehtoistoiminta on lähtökohtaisesti palkatonta ja vastikkeetonta. Vapaaehtoisuus ei saa olla vaarallista, eikä se saa uhata tekijänsä terveyttä tai hyvinvointia. Toiminnan määrän tulee olla kohtuullinen ja tehtävien sellaisia, että ne soveltuvat vapaaehtoisille. Alle 18-vuotiaiden työn on oltava kevyttä.
Vapaaehtoistoiminnalla ei tule korvata sellaista työtä, joka tulee tehdä tavanomaiseen tapaan työsuhteessa tai ammatinharjoittajana.
Vapaaehtoistoiminnan järjestäjällä on oikeus määritellä, millaista osaamista tehtävään valittavalta edellytetään. Osa järjestäjistä edellyttää esimerkiksi täysi-ikäisyyttä.
Hygieniapassia edellytetään vapaaehtoistyössä harvoin. Ruokahuollon tehtävissä hygieniapassi tarvitaan, jos vapaaehtoinen työskentelee ammattimaisesti elintarvikehuoneistossa yli kolmen kuukauden ajan tai jos järjestäjä sen vaatii.
Vapaaehtoistoiminnan järjestäjä voi nimetä yhteyshenkilön, joka vastaa vapaaehtoisten ohjauksesta ja työn järjestelyistä. Vapaaehtoiset on perehdytettävä tai koulutettava tehtävään. Vapaaehtoistoiminnan koordinaation ja johtamisen on katsottu pitävän sisällään ensinnäkin vapaaehtoisen rekrytoinnin, perehdyttämisen, kehityspolun miettimisen, työnohjauksen, kannustamisen ja muun tukemisen. Tärkeää on, että vapaaehtoinen saa tekemiinsä tehtäviin perehdytystä, neuvoa ja tukea ja vapaaehtoinen tietää mitä häneltä odotetaan
Toiminnan järjestäjä on velvollinen mahdollisuuksiensa mukaan huolehtimaan vapaaehtoisten turvallisuudesta ja terveydestä. Vapaaehtoistoiminta on usein myös vapaaehtoiselle henkisesti kuormittavaa. Silloin toiminnan järjestäjä voi tarjota vapaaehtoiselle esimerkiksi työohjausta auttaakseen vapaehtoisen jaksamista tehtävässään.
Useat järjestäjät hankkivat vapaaehtoisilleen tapaturma- ja matkavakuutuksen. Järjestäjät voivat hankkia myös vahinkovastuuvakuutuksen. Vapaaehtoisille tulee kertoa vakuutusturvasta ja asioista, joista he ovat vastuussa itse.
Jos vapaaehtoinen osallistuu säännöllisesti lasten tai nuorten kanssa tehtävään toimintaan, toiminnan järjestäjällä on oikeus selvittää hänen mahdollinen rikostaustansa ennen toiminnan aloittamista. Vapaaehtoiselta on pyydettävä suostumus rikosrekisteriotteen hakemiseen.
Rikosrekisteriotteen pyytäminen liittyy aina tehtävään, ei sitä tekevään henkilöön tai hänen ominaisuuksiinsa. Otetta haetaan kirjallisesti Oikeusrekisterikeskukselta.
Vapaaehtoistoiminnassa järjestäjän on huolehdittava toimintaan osallistuvien tietosuojasta. Harrastustoiminnassa ja yhdistyksissä kerätään usein osallistujista henkilötietoja kuten nimiä, henkilötunnuksia, osoitteita, allergiatietoja, tilinumeroista tai syntymäaikoja. Näitä tietoja pitää käsitellä siten, etteivät ne esimerkiksi joudu ulkopuolisten käsiin.
Lue ohjeita tietosuojasta huolehtimiseen
Vapaaehtoistoimintaan osallistumisesta voi koitua vapaaehtoisille kuluja, joita heille voidaan korvata. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi matka- ja majoituskulut.
Yleishyödyllisessä yhteisössä tehdystä vapaaehtoistoiminnasta saa maksaa verovapaasti majoittumiskorvauksia sekä päivärahaa enintään 20 päivältä kalenterivuodessa. Matkustamiskustannuksia voi korvata myös asunnon ja vapaaehtoistoiminnan tekemispaikan välillä tehdystä matkasta. Muulla kuin julkisella kulkuneuvolla tehdyn matkan kustannusten korvauksesta on verovapaata enintään 3 000 euroa kalenterivuodelta.