Kirjanpidon järjestäminen

Kirjanpito on yrityksesi toimintaan liittyvien tulojen ja menojen kirjaamista. Siitä selviävät yrityksesi tulos sekä varat ja velat. Se toimii myös yrityksesi verotuksen perusteena.

Kirjanpidon avulla omat ja yrityksesi rahat sekä yrityksesi eri yksikköjen rahat pysyvät erillään. Voit hyödyntää kirjanpidon tietoja monipuolisesti yrityksesi toiminnassa, kuten kustannusten ja investointien laskennassa, hinnoittelussa sekä budjetoinnissa.

Kirjanpitolain mukaan kaikki yritykset koosta, yhtiömuodosta ja toimialasta riippumatta ovat kirjanpitovelvollisia. Vastuu kirjanpidon järjestämisestä on aina sinulla yrittäjänä.

Kirjanpito jaetaan yleensä 12 kuukauden pituisiksi tilikausiksi. Tilikauden pituus voi olla poikkeuksellisesti myös pidempi tai lyhyempi. Niin voi käydä esimerkiksi yritystoiminnan alku- tai loppuvaiheessa. Yksityisen elinkeinonharjoittajan tilikausi on yleensä kalenterivuosi. Voit kuitenkin poiketa kalenterivuodesta, jos pidät kahdenkertaista kirjanpitoa. Tilikauden enimmäispituus on 18 kuukautta.

Kirjanpidon hoitaminen kokonaan itse ei ole yleensä suositeltavaa. Kirjanpitoon liittyy paljon yksityiskohtia, joissa osaamattomalle voi tulla helposti virheitä. Esimerkiksi väärin tehdyt kirjaukset tai ilmoitusvelvollisuuksien unohtaminen voivat aiheuttaa yrityksellesi suuria kustannuksia.

Kirjanpitoon ja sen käytänteiden selvittämiseen menee paljon aikaa, joka on pois yrityksesi varsinaisesta toiminnasta. Kirjanpito kannattaakin usein ulkoistaa kirjanpitäjälle tai tilitoimistolle, etenkin jos yrityksesi toiminta on vähänkään laajempaa.

Jos kuitenkin haluat hoitaa kirjanpidon itse, perehdy asiaan perusteellisesti esimerkiksi kirjanpitokurssilla. Muista, että mitä suurempi yrityksesi on ja mitä enemmän sillä on toimintaa, sitä monimutkaisempaa myös kirjanpito on.

Voit myös sopia kirjanpitäjäsi kanssa, että sinä hoidat osan yrityksesi kirjanpidosta ja kirjanpitäjäsi osan. Voit esimerkiksi laatia itse koosteen myynneistä ja ostoista mutta jättää varsinaisen kirjanpidon kirjanpitäjällesi. Näin pysyt paremmin selvillä yrityksesi taloustilanteesta.

Tutustu huolellisesti kirjanpitoa koskeviin säädöksiin. Tärkeimmät niistä ovat kirjanpitolaki, kirjanpitoasetus sekä kirjanpitolautakunnan antamat ohjeet kirjanpidon laatimisesta ja lainsäädännön soveltamisesta käytäntöön.

Kirjanpito tulee yleensä tehdä kahdenkertaisena. Jos kuitenkin olet yksityinen elinkeinonharjoittaja ja toimintasi on pienimuotoista, voit valita, käytätkö yhden- vai kahdenkertaista kirjanpitoa.

Kirjanpitolain mukaan sinun tulee kirjata yrityksesi kirjanpitoon kaikki menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Kirjauksiin tulee aina liittyä alkuperäinen tosite, esimerkiksi lasku.

Huolehdi siitä, että hoidat määräajoin kaikki yrityksesi kirjanpitoon liittyvät lakisääteiset ilmoitukset ja maksut viranomaisille. Tällaisia ovat esimerkiksi arvonlisäveroon, työantajasuorituksiin ja ennakkoveroon liittyvät maksut ja ilmoitukset.

Muun muassa maksetut palkat ja muut vastaavat suoritukset ilmoitetaan myös Verohallinnon tulorekisteriinAvautuu uuteen ikkunaan., josta tiedot kulkeutuvat eteenpäin niitä hyödyntäville tahoille. Tulorekisterisivulta näet tarkemmin, mitä sinne pitää ilmoittaa.

Tee tilikauden päätteeksi tilinpäätös yrityksesi kirjanpidon pohjalta.

Kaikki kuitit, laskut, palkkalaskelmat, tiliotteet ja muu kirjanpitoaineisto ovat tositteita, joihin yrityksesi kirjanpito perustuu. Tositteet voivat olla joko paperisia tai sähköisiä. Sinun tulee päivätä ja numeroida ne juoksevasti. Säilytä tositteet helposti saatavilla koko tilikauden ajan.

Kun tilikausi on päättynyt, arkistoi siihen liittyvä aineisto. Säilytä tositteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa ja muuta kirjanpitoaineistoa vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Säilytä tilinpäätöstä, toimintakertomusta, kirjanpitoja, tililuetteloa sekä kirjanpito- ja aineistoluetteloa vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Voit arkistoida aineiston paperisena tai sähköisessä muodossa. Jos säilytät aineiston paperisena, merkitse kansioihin päivämäärä, jolloin voit aikaisintaan tuhota sen. Jos valitset sähköisen säilytystavan, ota aineistosta myös varmuuskopiot.

Huomaa, että aineisto tulee säilyttää määräaikojen loppuun saakka, vaikka yrityksesi lopettaisi toimintansa jo aiemmin.

Suurimman osan yrityksistä tulee lain mukaan käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen tilitapahtuma merkitään kahdelle tilille: debet- ja kredit-tilille. Debetille kirjataan rahojen käyttö, kreditille rahojen lähde. Laadi tilikauden päätteeksi tilinpäätös kahdenkertaisen kirjanpidon perusteella.

Jos olet yksityinen elinkeinonharjoittaja, voit pitää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos enintään yksi seuraavista ehdoista täyttyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella: 

• yrityksesi liikevaihto on yli 200 000 euroa
• yrityksesi taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
• yrityksesi palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Mikäli vähintään kaksi edellä mainituista ehdoista täyttyy, sinun tulee käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertainen kirjanpito on useimmiten pienellekin elinkeinonharjoittajalle parempi vaihtoehto, koska kirjanpito-ohjelmissa tehdään kahdenkertaista kirjanpitoa.

Merkitse yhdenkertaiseen kirjanpitoon yrityksesi menot, tulot, korot, verot sekä yrityksesi tarpeisiin hankkimiesi tavaroiden ja palvelujen käyttö. Näin yrityksesi varat pysyvät erillään henkilökohtaisista varoistasi. Laadi veroilmoituksesi kirjanpidon perusteella.

Kirjanpitolaissa on määritelty erikseen mikroyritys, pienyritys ja suuryritys. Yrityksesi koko vaikuttaa siihen, millaisia taloustietoja sen tulee tuottaa. Esimerkiksi tilinpäätöksen vaatimukset ovat kevyemmät mikro- ja pienyrityksillä kuin suuryrityksillä.

Yrityksesi on mikroyritys, jos enintään yksi seuraavista ehdoista täyttyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella:

• liikevaihto on yli 700 000 euroa
• taseen loppusumma on yli 350 000 euroa
• työntekijöitä on keskimäärin yli 10 henkilöä.

Yrityksesi on pienyritys, jos enintään yksi seuraavista ehdoista täyttyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella:

• liikevaihto on yli 12 000 000 euroa
• taseen loppusumma on yli 6 000 000 euroa
• työntekijöitä on keskimäärin yli 50 henkilöä.

Yrityksesi on suuryritys, jos vähintään kaksi seuraavista ehdoista täyttyy sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella:

• liikevaihto on yli 40 000 000 euroa
• taseen loppusumma on yli 20 000 000 euroa
• työntekijöitä on keskimäärin yli 250 henkilöä.