Organisaation valtuuksien hallinnointi

Käytäntöjen pohtiminen kannattaa aloittaa nykytilanteesta, jos organisaatiollanne on jo Suomi.fi-valtuudet käytössä. Selvittäkää,

• missä asioissa organisaationne puolesta asioidaan Suomi.fi-valtuuksilla 
• kenellä on valtuuksia 
• ketkä voivat asioida roolinsa perusteella (esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja tai yhdistyksen puheenjohtaja). 

Lue lisää siitä, kuka saa asioida organisaation puolesta. 

Kiinnittäkää erityisesti huomiota siihen, onko valtuuksia henkilöillä, jotka eivät niitä tarvitse tai jotka ovat jo poistuneet organisaatiostanne. Tarkistakaa myös, että organisaationne tiedot ovat ajan tasalla perusrekistereissä, kuten Patentti- ja hallintarekisterissä. 

Käytäntöjen suunnittelu aloitetaan siitä, millaisia tarpeita organisaatiollanne on. Huomioikaa vähintään seuraavat asiat:

Valtuusasiat

• Missä asioissa työntekijänne ja kumppaninne tarvitsevat valtuuksia?
• Missä asioissa teillä on tarvetta puolesta-asiointiin nyt?
• Missä asioissa teillä on tarvetta puolesta-asiointiin tulevaisuudessa?
• Missä tehtävissä valtuuksia tarvitaan?

Valtuuksien antaminen

• Kuka organisaatiossanne voi antaa valtuuksia? 
• Miten organisaationne voi antaa valtuuksia?
• Milloin voitte antaa valtuuksia Suomi.fi-valtuuksissa?
• Milloin tarvitsette valtuushakemusta?

Valtuuspyynnöt

• Hyödynnetäänkö organisaatiossanne valtuuspyyntöjä?
• Hyödynnetäänkö valtuuspyyntöjä sisäisesti valtuuksien myöntämisessä?
• Hyödynnetäänkö valtuuspyyntöjä kumppanien kanssa toimimiseen?
• Kuka näkee saapuneet valtuuspyynnöt?
• Kuinka usein saapuneet valtuuspyynnöt tarkistetaan?

Jotta voisitte luoda organisaatiollenne toimivan hallintamallin eli käytännöt valtuuksien hallinnointiin, teidän pitää tunnistaa erilaiset valtuuttamiseen liittyvät roolit, tehtävät ja vastuut. Tässä esitellään niistä keskeisimmät.

Organisaation kannattaa valita valtuuksien hallintamallin omistaja tai omistajat. Hän vastaa toimintatavoista sekä annettujen valtuuksien dokumentoinnista, valvonnasta ja poistamisesta. Hallintamallin omistajalle kannattaa hakea Valtuusrekisterin tietojen katselu -valtuus, jotta hän näkee Suomi.fi-valtuuksista organisaationne sekä voimassa olevat että 15 kuukauden sisällä päättyneet valtuudet.

Valtuutusoikeudelliset myöntävät käytännössä Suomi.fi-asiointivaltuuksia. He voivat olla esimerkiksi yksiköiden esihenkilöitä. Valtuutusoikeuksia voi antaa omatoimisesti Suomi.fi-valtuuksissa. Jos organisaatiossanne ei ole henkilöä, joka voi antaa valtuuksia omatoimisesti, valtuutusoikeutta täytyy hakea hakemuksella Digi- ja väestötietovirastosta.

Lue lisää hakemuksella valtuuttamisesta.

Kun valtuutusoikeus on myönnetty, valtuutusoikeudellinen voi antaa ja mitätöidä asiointivaltuuksia Suomi.fi-valtuuksissa omatoimisesti eikä uusia valtuushakemuksia enää tarvitse tehdä. Tämä nopeuttaa ja yksinkertaistaa valtuuksien hallinnointia huomattavasti.

Asiointivaltuuksilla valtuutetut eli organisaationne työntekijät tai kumppanit voivat asioida organisaationne puolesta eri asiointipalveluissa. Valtuutusoikeudelliset myöntävät asiointivaltuuksia osoitteessa suomi.fi/valtuudet. 

Lue lisää valtuuksien hallinnoinnista ja valtuuskartoista Digi- ja väestötietoviraston suosituksesta (PDF).Ävvan ođđ ikkna.

Sopikaa ja kirjatkaa ylös, miten juuri teidän organisaatiossanne myönnetään, mitätöidään ja hallitaan. Hyödyntäkää kohdan 2 listaa organisaationne tarpeista. Sopikaa käytännöt, joiden avulla teidän organisaatiossanne ylläpidetään valtuustietoja. Esimerkiksi valtuuskartta voi olla hyödyllinen tapa jäsentää valtuuksia.

Valtuuskartta helpottaa valtuuksien hallinnointia

Valtuuksien hallinnointia varten kannattaa tehdä valtuuskartta. Taulukkomuotoinen valtuuskartta auttaa teitä hallinnoimaan, millaisia valtuuksia organisaationne tarvitsee ja kenelle niitä myönnetään

Sisäisesti ylläpidettävästä valtuuskartasta löytyvät kaikki organisaatiollanne olevat asiointivaltuudet ja roolit, jotka vaativat asiointivaltuuden. Valtuuskartta voi olla esimerkiksi nimikekohtainen tai toimialakohtainen. 

Toimialakohtaisessa valtuuskartassa on oma taulukkonsa jokaiselle toimialalle, joka hyödyntää Suomi.fi-valtuuksia. Valtuuskartassa on omat sarakkeensa toimialalla tarvittaville asiointivaltuuksille, asiointikanaville, joissa valtuuksia tarvitaan, sekä tiedolle, miksi valtuutta tarvitaan työnteossa. 

Esimerkiksi toimialajohtaja voi tarkistaa toimialakohtaisesta valtuuskartasta, mitä asiointivaltuuksia toimialan työtehtävien hoitamiseen tarvitaan.

Nimikekohtainen valtuuskartta kertoo, mitä valtuuksia tietyissä työtehtävissä tarvitaan. Valtuuskartassa on omat sarakkeensa työtehtävässä tarvittaville asiointivaltuuksille, asiointikanaville, joissa valtuuksia tarvitaan, sekä tiedolle, miksi valtuutta tarvitaan työnteossa.

Nimikekohtainen valtuuskartan avulla sekä työnantaja että jokainen työntekijä, joka tarvitsee työtehtäviensä hoitamiseen asiointivaltuuksia, löytävät työssä tarvittavat asiointivaltuudet.

Lue lisää valtuuksien hallinnoinnista ja valtuuskartoista Digi- ja väestötietovirasto suosituksesta (PDF).Ävvan ođđ ikkna.

Huolehtikaa siitä, että kirjoitatte selkeät ohjeet työntekijöille ja esihenkilöille valtuuksien hakemiseen. Niistä työntekijälle selviää, miten hän saa työssään tarvitsemansa valtuudet.

Miettikää ainakin seuraavia asioita:

• Ohjeistetaanko työntekijä tekemään valtuuspyyntö Suomi.fi-valtuuksissa? Miten tieto uudesta valtuuspyynnöstä kulkee organisaation sisällä?
• Ohjeistetaanko työntekijä täyttämään sisäinen lomake, jonka tietojen perusteella hänelle myönnetään valtuudet?
• Tuetaanko molempia malleja samaan aikaan, vai onko jokin muu käytäntö teille sujuvin?

Valtuuksiin liittyy jatkuvia ylläpito- ja tarkastustehtäviä, kun

• organisaatioon tulee uusia työntekijöitä
• organisaatiolle tulee uusia puolesta-asiointitarpeita.

Valtuuksien hallintamallin omistaja varmistaa, että valtuuksien hallinnoinnin käytännöt pysyvät ajan tasalla.

Tarkistakaa säännöllisesti, että organisaatiollanne on ajantasaiset tiedot valtuuksista sekä henkilöistä, joille on annettu valtuuksia ja joilla on oikeus myöntää valtuuksia.