Budjetointiprosessi

Budjetti on yrityksesi rahamääräinen toimintasuunnitelma. Se kertoo, mistä rahaa tulee sekä mihin ja kuinka paljon sitä on tarkoitus käyttää budjettikauden aikana.

Budjettikausi on usein tilikausi tai kalenterivuosi. Se voidaan jakaa esimerkiksi neljännesvuosi- tai kuukausibudjeteiksi. Vuosibudjetin lisäksi voit tehdä yrityksellesi keskipitkän aikavälin budjetin 2–3 vuodeksi ja pitkän aikavälin budjetin 3–10 vuodeksi. Voit myös käyttää muita budjetointitapoja kuin kiinteää vuosibudjettia, kuten rullaavaa budjettia.

Kun suunnittelet yrityksesi budjettia, analysoi edellisen kauden lukuja. Jos tavoitteet ja toteutuneet luvut eroavat toisistaan, selvitä, mistä se johtuu. Pohdi, mitä vaikutuksia markkinoilla kauden aikana tapahtuneilla muutoksilla on ollut yritykseesi.

Hyödynnä myös yrityksesi tulevan kauden toimintasuunnitelmaa, joka kertoo muun muassa tulevat markkinointitoimet ja investoinnit. Arvioi lisäksi, millaisia vaikutuksia yrityksesi sisäisillä ja markkinoista johtuvilla ulkoisilla muutoksilla voi olla yrityksesi tulevaan toimintaan ja rahatilanteeseen.

Aseta yrityksellesi raha-asioihin liittyvät tavoitteet budjettikauden ajaksi. Laadi tavoitteet ensin sanallisesti, jotta ne ovat tarpeeksi yksityiskohtaiset ja selkeät. Muuta tavoitteet luvuiksi vasta sitten, kun kaikille on varmasti selvää, mitä tavoitellaan.

Voit käyttää budjetin perustana esimerkiksi sitä, kuinka paljon tuottoa yrityksesi tavoittelee tulevalla kaudella. Sitouta koko henkilökuntasi tavoitteisiin ja samalla budjetin noudattamiseen.

Aloita budjetin varsinainen laatiminen osabudjettien tekemisellä. Osabudjetteja voivat olla esimerkiksi myyntibudjetti ja muuttuvien kustannusten budjetti.

Muodosta osabudjeteista pääbudjetit. Niitä ovat tulosbudjetti, tasebudjetti ja kassabudjetti. Korjaa ja täydennä budjetteja tarvittaessa niin, että asettamasi tavoitteet täyttyvät.

Kun budjetti on valmis, sen pitää saada vielä hyväksyntä yrityksesi päättäviltä elimiltä.

Apua budjetin laatimiseen saat esimerkiksi kirjanpitäjältäsi tai oman seutusi kehittämisyhtiöltä.

Jotta voit tehdä yrityksellesi pääbudjetit, laadi ensin osabudjetit yrityksesi tärkeimmille toiminnoille.

Keskeisin osabudjetti on myyntibudjetti, josta käyvät ilmi myyntitavoitteet. Arvioi, kuinka paljon myyt mitäkin tuotettasi kauden aikana. Voit laatia myyntibudjetin myös esimerkiksi asiakkaidesi lukumäärän ja keskimääräisen ostosumman mukaan.

Kirjaa investointibudjettiin liiketoimintasi vaatimat investoinnit. Ne voivat kohdistua esimerkiksi kiinteistöön, koneisiin tai kalustoon.

Muuttuvien kustannusten budjetti eli valmistusbudjetti kertoo ne kulut, jotka vaihtelevat tuotannon ja myynnin määrän mukaan. Jos esimerkiksi valmistat jotakin tuotetta, kirjaa budjettiin valmistusmäärät, raaka-aineiden kulutus ja valmistukseen tarvittava työaika.

Kiinteiden kustannusten budjettiin kuuluvat kulut, jotka ovat samat tuotannon ja myynnin määrästä riippumatta. Niitä ovat esimerkiksi kiinteät palkat, lainojen hoitokulut, vuokrat ja vakuutukset.

Halutessasi voit laatia myös erilliset henkilöstökulujen, rahoituskulujen ja markkinointikulujen budjetit.

Laadi osabudjettien perusteella pääbudjetit. Niitä ovat tulosbudjetti, tasebudjetti ja kassabudjetti.

Tulosbudjetti ennustaa yrityksesi tulosta. Siihen kirjataan budjettikauden ennakoidut tuotot ja kustannukset suoriteperusteisesti. Kirjaa tulosbudjettiin siis ne tapahtumat, jotka syntyvät kauden aikana, vaikka raha liikkuisi vasta myöhemmin. Vertaa tulosbudjettia edelliseen kauteen, jotta voit seurata yrityksesi tuloksen kehittymistä.

Tasebudjetti ennakoi yrityksesi taloudellisen aseman budjettikauden lopussa. Siinä arvioidaan, kuinka yrityksesi varat, omaisuus ja velat jakautuvat. Voit laatia tasebudjetin virallista tasekaavaa käyttäen.

Kassabudjetin eli rahoitusbudjetin avulla voit varmistaa, että yrityksesi rahat riittävät tulosbudjetin mukaisten kustannusten maksamiseen viikko- ja kuukausitasolla. Kirjaa kassabudjettiin yrityksesi varat sekä miten niitä aiotaan käyttää. Muunna tulosbudjetin suoriteperusteiset luvut maksuperusteisiksi ja arvonlisäverollisiksi, jotta näet rahojen todellisen riittävyyden.

Budjetointiprosessin onnistuminen vaatii budjetin seurantaa. Sen avulla voit tarkkailla yrityksesi tavoitteiden toteutumista, etsiä eroja budjetin ja toteuman välillä sekä löytää syitä eroihin. Se auttaa ohjaamaan yrityksesi toimintaa siten, että tavoitteet toteutuvat.

Seuraa yrityksesi budjetin toteutumista täsmällisesti ja johdonmukaisesti koko budjettikauden ajan. Sopiva seurantaväli riippuu yrityksestäsi; yleisimmin se on kuukausi.

Jos huomaat eroja budjetin ja toteuman välillä, analysoi niiden syyt välittömästi. Erojen syitä voivat olla esimerkiksi oleellisesti muuttunut toimintaympäristö, epärealistiset tavoitteet tai ettei toiminta ole ollut suunnitelmien mukaista. Kun saat syyt selville ajoissa, pystyt korjaamaan virheet ja estämään ongelmat.

Voit yleensä muuttaa budjettia kesken budjettikauden tarpeen vaatiessa. Jos yrityksesi kuitenkin käyttää kiinteää budjettia, et välttämättä pysty muuttamaan sitä kauden aikana. Voit kuitenkin pyrkiä estämään ongelmia sopeuttamalla yrityksesi rahankäytön jäljellä olevan budjetin mukaiseksi.