Laadunhallintajärjestelmä

Laadunhallintajärjestelmällä on tarkoitus luoda yritykseesi sellaisia käytäntöjä, joiden avulla voit toteuttaa laatuun liittyviä asiakkaidesi vaatimuksia.

Laadunhallintajärjestelmä on johtamisjärjestelmä, jonka tavoitteena on yrityksestä riippuen esimerkiksi

• tehdä yrityksesi toiminnan ohjauksesta ja valvonnasta järjestelmällistä
• varmistaa asiakastyytyväisyys sekä tuotteidesi korkea ja tasainen laatu
• luoda yhtenäisiä käytäntöjä ja innovatiivisia ratkaisuja
• kehittää henkilöstösi osaamista, motivaatiota ja tehokkuutta
• hallita yrityksesi laatukustannuksia
• parantaa työn tuottavuutta ja kasvattaa yrityksesi kilpailuetua
• hankkia tietoa siitä, millaiseen laatuun yrityksesi pystyy.

Laadunhallintajärjestelmissä hyödynnetään usein kansainvälisiä ISO 9000 -sarjan standardeja. Etenkin ISO 9001 -standardia pidetään luotettavana, sillä ulkopuolinen laitos voi sertifioida laatujärjestelmäsi sen vaatimusten pohjalta. Standardeista saaduilla sertifikaateilla voit osoittaa asiakkaillesi, että toimintasi täyttää sidosryhmien vaatimukset, tarpeet ja odotukset.

Lisätietoa laatustandardeista saat SFS Suomen Standardit ry:stäÄvvan ođđ ikkna..

Laadunhallintajärjestelmää voivat käyttää kaikenlaiset ja -kokoiset yritykset toimialasta riippumatta. Mitä suurempi yritys on, sitä enemmän sillä yleensä on tarvetta systemaattiselle laatuasioiden hallinnalle. Suuremmilla yrityksillä järjestelmä on myös monitasoisempi ja laajempi kuin pienemmillä.

Pienten yritysten laadunhallinnassa korostuvat usein työn tuottavuuden ja asiakastyytyväisyyden parantaminen. Suurissa yrityksissä taas panostetaan yhtenäisten käytäntöjen luomiseen sekä systemaattiseen toiminnan ohjaukseen ja valvontaan.

Sertifioitu laadunhallintajärjestelmä ei useimmiten ole yrityksellesi pakollinen. Silti se on asiakkaiden sitä vaatiessa käytännössä perusedellytys monella alalla, etenkin suuremmille yrityksille. Tietyillä toimialoilla, kuten lääkinnällisten laitteiden valmistuksessa, yrityksiltä edellytetään sertifioitua laadunhallintajärjestelmää esimerkiksi turvallisuussyistä.

Laadunhallintajärjestelmän toteutus ja kehittäminen riippuu siitä, millaista järjestelmää olet rakentamassa. Laajuudesta riippumatta järjestelmän rakentamisen perusperiaatteet ovat samankaltaiset.

Varmista johdon sitoutuminen järjestelmään. Johto vastaa siitä, että toiminta täyttää vaatimukset ja että järjestelmää kehitetään jatkuvasti.

Määrittele aluksi yrityksesi missio, visio, perusarvot sekä laatupolitiikka ja -tavoitteet. Tunnista tärkeiden sidosryhmien tarpeet ja odotukset. Arvioi näiden merkitystä yrityksesi toiminnalle ja sen riskien hallinnalle.

Määritä ja kuvaa sitten tärkeimmät prosessit, joilla yrityksesi palvelee asiakkaitaan. Aseta prosesseille ja tuotteille vaatimukset ja tavoitteet. Varaa tarvittavat resurssit. Määritä, mitä mitataan ja seurataan. Dokumentoi laadunhallintajärjestelmäsi.

Organisoi lopuksi toiminta tekemiesi prosessikuvausten mukaiseksi. Kouluta henkilöstösi, jotta se ymmärtää järjestelmän tarkoituksen. Seuraa ja mittaa järjestelmää ja pyri sen jatkuvaan kehittämiseen.

Perehdy tarvittaessa ISO 9000 -sarjan standardeihin. Vertaa niiden vaatimuksia yrityksesi järjestelmään ja tee siihen tarvittavat muutokset. Jos haluat yrityksesi laadunhallintajärjestelmälle sertifikaatin, käänny sertifiointialan yrityksen puoleen. Se myös valvoo, noudattaako yrityksesi standardeja.

Laadunhallintajärjestelmä tulee aina dokumentoida. Mukauta dokumentin rakenne, muoto ja sisältö yrityksesi tarpeisiin. Joskus dokumentiksi voivat riittää pelkät työohjeet.

Laadunhallintajärjestelmän dokumentaatiossa kuvataan usein

• yrityksen keskeiset arvot ja periaatteet (missio, visio, strategiat ja laatupolitiikka)
• yhteistyötavat ja -prosessit (tiimit ja verkostot)
• työohjeet ja työkalut, työtapakuvaukset (työmenetelmät, laatuvaatimukset, vastuut ja valtuudet)
• työnkulkuun ja prosessiin liittyvät ulkopuoliset aineistot (laitteiden käyttöohjeet).

Voit kuvata myös järjestelmäsi tarkoituksen, tavoitteet ja toimintaperiaatteet. Lisäksi kannattaa dokumentoida määritelmät ja lyhenteet sekä päivitys- ja hyväksymisohjeet.

Dokumentaatioon kuvatuilla mittaustuloksilla ja tarkistuslistoilla voit osoittaa asiakkaalle, että tuote täyttää vaatimukset ja odotukset.

Jos yrityksesi noudattaa ISO 9000 -standardia, myös dokumentaation on täytettävä standardin vaatimukset. Lisätietoja standardeista ja niiden vaatimuksista voit kysyä SFS Suomen Standardit ry:stäÄvvan ođđ ikkna..

Ota laatimasi dokumentti aktiiviseen käyttöön yrityksesi arkeen.