Poikkeaviin tilanteisiin varautuminen yritystoiminnassa
Yritystoiminnassa tulee väistämättä vastaan normaalista poikkeavia tilanteita, jotka hankaloittavat sekä sinun että yrityksesi toimintaa. Niitä ovat esimerkiksi sairastumisesi tai yritystoiminnan keskeytyminen tulipalon takia. Varaudu tällaisiin tilanteisiin jo etukäteen, jotta varmistat yritystoimintasi jatkuvuuden ja ehkäiset talousvaikeuksia.
Pidä huolta, että yrityksesi on toimintakykyinen poissaolostasi huolimatta. Sovi etukäteen mahdollisten yhtiökumppaneidesi ja työntekijöidesi kanssa, miten työsi jaetaan yrityksen sisällä. Huolehdi siitä, ettei mikään asia ole vain yhden henkilön osaamisen ja tiedon varassa. Jos olet yksinyrittäjä, etsi rinnallesi luotettu henkilö, joka voi hoitaa ainakin kiireelliset asiat poissaolosi ajan.
Voit laatia poikkeavien tilanteiden varalle edunvalvontavaltakirjan. Sillä voit valtuuttaa valitsemasi henkilön huolehtimaan yrityksesi asioista poissaolosi ajan.
Huolehdi, että yrittäjän eläkevakuutuksesi eli YEL-vakuutuksesi työtulo on ajan tasalla. Yrittäjän sairauspäivärahan ja vanhempainpäivärahan suuruus nimittäin määräytyvät YEL-työtulon perusteella.
Hanki yrityksellesi riittävät työterveyshuollon palvelut. Niiden avulla pystyt ehkä vähentämään myös omia sairauspoissaolojasi. Lisäksi voit saada sairastumiseesi tai tapaturmaasi liittyvää hoitoa sekä tukea työhön paluuseen sairauslomasi jälkeen.
Edunvalvontavaltuutetun nimeäminen helpottaa yrityksesi asioiden hoitoa silloin, kun et pysty huolehtimaan niistä itse. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, jos sairastut äkillisesti, joudut tapaturmaan tai terveydentilasi heikkenee muulla tavalla. Valtuutetun nimeämisestä on hyötyä erityisesti, jos toimit yksinyrittäjänä.
Kun nimeät valtuutetun etukäteen, tiedät, että asioita tulee hoitamaan varmasti luotettava ja asioihin perehtynyt henkilö. Valtuutettu pystyy esimerkiksi maksamaan laskuja ja allekirjoittamaan sopimuksia ilman turhaa byrokratiaa.
Laadi nimeämistä varten edunvalvontavaltakirja. Valtakirjan laatimisessa kannattaa käyttää asiantuntijaa, kuten asianajotoimistoa tai lakiasiaintoimistoa. Nimeämäsi valtuutettu voi aloittaa yrityksesi asioiden hoidon, kun et enää kykene siihen itse ja Digi- ja väestötietovirasto on vahvistanut valtuutuksen.
Vakuutukset tuovat turvaa sekä yrityksellesi että sinulle yrittäjänä. Niiden ansiosta yritystoimintasi voi jatkua mahdollisimman normaalina poikkeavista tilanteista huolimatta. Siten ne ovat olennainen osa yrityksesi talousvaikeuksien ennaltaehkäisyä.
Yrittäjänä sinun tulee yleensä ottaa vähintään yrittäjän eläkevakuutus eli YEL-vakuutus. Se turvaa toimeentuloasi esimerkiksi sairastumisesi tai perhevapaasi aikana. Ota huomioon, että YEL-työtulosi määrä määrittelee saamiesi päivärahojen suuruuden. Sinun kannattaa siis säätää työtulosi määrä sellaiseksi, että saat riittävän toimeentulon myös sairauslomasi tai perhevapaasi ajaksi.
Voit täydentää yritystoimintasi pakollisia vakuutuksia vapaaehtoisilla vakuutuksilla. Esimerkiksi keskeytysvakuutus korvaa yritystoimintasi äkillisestä keskeytymisestä aiheutuneita menetyksiä. Tapaturmavakuutus taas korvaa esimerkiksi tapaturmastasi johtuvia sairaanhoito- ja kuntoutuskuluja.
Laadi yrityksellesi varautumissuunnitelma. Määrittele siinä etukäteen, miten yrityksesi toiminta turvataan kriisin aikana. Pohdi myös vaihtoehtoisia tapoja toteuttaa liiketoimintaasi. Kouluta henkilökuntasi poikkeavia tilanteita varten.
Pidä huolta, että yrityksesi kassassa on aina rahaa vähintään kolmen kuukauden maksuihin. Näin yritykselläsi on puskurirahasto yllättävien tilanteiden varalle.
Hanki yrityksellesi useampia merkittäviä asiakkaita. Näin tulot eivät romahda, vaikka joku asiakkaistasi ajautuisi maksuvaikeuksiin tai menettäisit jonkun niistä kokonaan.
Yritystoimintaa ei välttämättä kannata rakentaa vain yhden tuotteen varaan. Kun yrityksesi tuotevalikoima on laajempi, muiden tuotteiden myynti voi paikata yksittäisen tuotteen kysynnän hiipumisen.
Älä ole vain yhden tavarantoimittajan varassa. Jos se ei pystykään toimittamaan jotakin raaka-ainetta, koko tuotantosi voi pysähtyä.
Jos yrityksessäsi on useampi omistaja, teidän kannattaa laatia yritysmuodosta riippuen osakassopimus, yhtiömiessopimus tai jäsensopimus. Siinä voitte sopia sellaisista yrityksenne pelisäännöistä, joista ei voi sopia yhtiöjärjestyksessä, yhtiösopimuksessa tai säännöissä. Niitä ovat esimerkiksi työnjako, kilpailukielto, salassapito ja osakkeiden myynnin käytännöt.
Sopimuksen avulla voitte varautua yritystoimintanne riskeihin ja uudenlaisiin tilanteisiin. Se auttaa ehkäisemään omistajien keskinäisiä riitoja ja helpottaa erimielisyyksien selvittämistä. Kun pelisäännöt on sovittu etukäteen, yrityksenne toiminta ei lamaannu ristiriita- tai muutostilanteissa.
Avoimen yhtiön ja kommandiittiyhtiön yhtiömiessopimus sekä osuuskunnan jäsensopimus vastaavat pääpiirteittäin osakeyhtiön osakassopimusta.Sopimus kannattaa laatia jo yrityksen perustamisvaiheessa. Sitä tulee päivittää, jos yrityksessä tapahtuu olennaisia muutoksia.
Tehkää sopimus viimeistään silloin, kun yritykseen tulee lisää omistajia.
Avioerossa myös yritys yleensä jaetaan – samoin kuin esimerkiksi asunto – vaikka se olisikin vain sinun omistuksessasi.
Jos yrityksesi on arvokas, voit joutua maksamaan puolisollesi tasinkona suurenkin summan rahaa. Tätä varten voit joutua ottamaan lainaa, myymään osan yrityksestäsi tai jopa luopumaan yrityksestäsi kokonaan. Jos tasinkona käytetään yrityksesi osakkeita, puolisostasi voi tulla osakas.
Jos omistatte yrityksen yhdessä, toisen teistä on usein ostettava toisen osuus yrityksestä. Jos te molemmat haluaisitte jatkaa yrityksessä, voi syntyä riitaa, mikä voi heijastua yritystoimintaan.
Avioehtosopimuksella voitte sulkea yritystoiminnan avio-oikeuden ulkopuolelle. Tällöin yritystä ei jaeta erossa puolisoiden kesken. Voitte myös sopia, ettei tasinkona käytetä yrityksen osakkeita.
Jos olette molemmat yrityksen omistajia, teidän kannattaa lisäksi tehdä yritysmuodosta riippuen osakas-, yhtiömies- tai jäsensopimus. Sopikaa siinä, miten toimitte yrityksenne suhteen avioeron sattuessa.
Yrittäjänä sinun kannattaa laatia testamentti kuolemasi varalle. Testamentilla voit vaikuttaa siihen, mitä yrityksesi varallisuudelle ja omistajuudelle tapahtuu, kun kuolet.
Jos haluat yrityksesi jatkavan toimintaansa kuolemasi jälkeen, pohdi tarkkaan, kuka olisi sopiva henkilö jatkamaan työtäsi. Voit testamentata hänelle yritysvarallisuuttasi lain puitteissa. Jos henkilö on lähisukulaisesi, valmistaudu sukupolvenvaihdokseen hyvissä ajoin.
Tee jo elinaikanasi tarvittavat muutokset yrityksesi rakenteeseen, jotta testamenttisi voi toteutua. Näin voit varmistaa esimerkiksi sen, että puolisosi ja lapsesi saavat yrityksestä tuloa, vaikka he eivät toimisikaan siinä aktiivisesti.
Käytä testamentin laatimisessa lakiasiantuntijaa. Jos suunnitelmasi muuttuvat ajan kuluessa, voit aina korvata testamenttisi uudella.