Julkaistu 15.11.2023
Suomi.fi -asiakaspalveluun tulee yhteydenottoja, joissa kerrotaan asiakasyritysten kadonneen edustettavien yritysten listalta.
Yleisin syy valtuuksien katoamiseen on joko asiakasyritykseltä saadun asiointivaltuuden vanheneminen tai tilitoimiston yksittäiselle työntekijälle antaman edustamisvaltuuden vanheneminen.
Useat tilitoimistot ryhtyivät käyttämään Suomi.fi -valtuuksia vuonna 2018, jolloin asiakasyritykset valtuuttivat tilitoimistoja asioimaan heidän puolestaan esimerkiksi Omaverossa tai Tulorekisterissä.
Oletuksena ollut määräaika valtuuden päättymiselle on viisi vuotta. Siksi nyt syksyllä 2023 useat tilitoimistot ovat huomanneet, että vuonna 2018 annetut edustamisvaltuudet ja asiakasyrityksiltä saadut asiointivaltuudet ovat vanhentuneet.
Suomi.fi-palvelusta ei lähetetä erillistä heräteviestiä vanhentuvista valtuuksista, joten valtuuksien voimassaoloa pitää seurata itse. Jokaisella organisaatiolla tulee olla kokonaiskuva siitä, mitä valtuuksia se on myöntänyt ja keille ne on myönnetty. Organisaatioiden tulee myös ottaa huomioon, että asiakkuudet ja työsuhteet voivat muuttua tai päättyä. Siksi valtuuksia ja niiden voimassaoloaikoja täytyy seurata säännöllisesti.
Jos huomaat asiakasyrityksen katoamisen asiointipalvelusta, tarkasta, onko asiakkaan antama asiointivaltuus tilitoimistolle voimassa. Tämän voi tehdä
Tarkasta tilitoimiston asiakasyrityksiltä saadut asiointivaltuudet näin:
Näet listalla kaikki voimassa olevat saadut valtuudet asiakasyrityksiltä. Jos jokin valtuuttaja eli asiakasyritys puuttuu listalta, tarkastathan Päättyneet valtuudet.
Tarkasta myös, onko oma henkilökohtainen edustamisvaltuutesi tilitoimistolta voimassa. Tämän voi jokainen tilitoimiston työntekijä tarkastaa itse omista henkilökohtaisista valtuuksistaan:
Näet listalla kaikki voimassa olevat saadut valtuudet. Jos tilitoimistonne puuttuu listalta ja edustamisvaltuutesi on kadonnut, tarkastathan Päättyneet valtuudet. Tarkastathan myös, onko vain osa edustamisvaltuuksistasi päättynyt.
Jos valtuudet ovat päättyneet, mutta sinun tulee edelleen asioida kyseisen asiakasyrityksen puolesta tai edustat edelleen tilitoimistoanne, tulee valtuutesi saattaa uudelleen voimaan.
Tilitoimistojen nimenkirjoitusoikeutetut tai edustajan valtuutusoikeudelliset henkilöt voivat pyytää asiointivaltuuksia asiakasyrityksiltä. He voivat myös antaa tilitoimiston työntekijöille edustamisvaltuuksia.
Suosittelemme päättyneiden tai päättymässä olevien valtuuksien uusimiseen valintakorin käyttöä, jotta asiointinne olisi mahdollisimman sujuvaa. Valintakori mahdollistaa esimerkiksi valtuuspyynnön tekemisen kaikkiin sellaisiin valtuusasioihin, jotka ovat olleet aiemminkin voimassa.
Huomaa! Pyynnön voi lähettää vain tilitoimiston nimenkirjoittaja tai henkilö, jolle tilitoimisto on antanut edustajan valtuutusoikeuden.
Huomaa! Edustamisvaltuudet voi myöntää vain tilitoimiston nimenkirjoittaja tai henkilö, jolle tilitoimisto on antanut edustajan valtuutusoikeuden.
Lisää tietoa Suomi.fi -valtuuksista löydät verkkosivuiltamme: Organisaation valtuudet Avautuu uuteen ikkunaan.
Myös Taloushallintoliitto on tiedottanut 7.11.2023 asiasta: Ovatko asiakkailtasi saadut Suomi.fi-valtuudet vanhenemassa? Toimi näin | Suomen Taloushallintoliitto ry Avautuu uuteen ikkunaan.
Valtuuksien vanhenemisesta, uusien valtuuksien voimaansaattamisesta ja valintakorin käytöstä pidettiin myös Taloushallintoliiton ja Digi- ja väestötietoviraston yhteinen maksuton webinaari 13.11.2023. Webinaarin tallenne on tulossa Taloushallintoliiton kanavien kautta jakoon lähiaikoina.