Suomi.fi-viestien tietosuojaseloste

Päivitetty 15.4.2026

Suomi.fi-viestit on Digi- ja väestötietoviraston (jäljempänä DVV) tuottama tietoturvallinen viestinvälityspalvelu, jonka avulla Suomi.fi-viestejä käyttävä asiakasorganisaatio voi lähettää Suomi.fi-viestejä käyttävälle henkilölle tai yritykselle sähköisiä viestejä ja antaa asiakirjan tiedoksi sähköisesti. Osa Suomi.fi-viestien asiakasorganisaatioista vastaanottaa lisäksi henkilöiden ja yritysten Suomi.fi-viestien kautta lähettämiä viestejä.

Ne asiakasorganisaatiot, jotka ovat ottaneet käyttöön Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ-palvelun), voivat lähettää viestejä ja antaa asiakirjan tiedoksi myös postitse Suomi.fi-viestien kautta.

Suomi.fi-viestit hyödyntää muita Suomi.fi-palveluja seuraavasti:

• Suomi.fi-verkkopalvelu toimii Suomi.fi-viestien selainkäyttöliittymänä.
• Suomi.fi-mobiilisovellus toimii Suomi.fi-viestien mobiilikäyttöliittymänä.
• Suomi.fi-viestien käyttö Suomi.fi-verkkopalvelussa edellyttää aina vahvaa tunnistautumista Suomi.fi-tunnistuksen avulla. Suomi.fi-mobiilisovellus edellyttää vahvaa tunnistautumista Suomi.fi-tunnistuksen avulla säännöllisin väliajoin.
• Suomi.fi-valtuuksia hyödynnetään asiointioikeuksien myöntämisessä palveluun.

Suomi.fi-viestejä käytetään Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tarjoamassa ympäristössä, johon Valtori tarjoaa käyttötukea. Posti Messaging Oy tarjoaa Suomi.fi-viestien TKJ-palvelun.

Suomi.fi-viesteistä on kerrottu tarkemmin palvelua käyttäville henkilöille ja yrityksille suunnatussa Suomi.fi-verkkopalvelussa osoitteessa www.suomi.fiÄvvan ođđ ikkna. sekä asiakasorganisaatioille suunnatulla Suomi.fi kehittäjille -sivustolla osoitteessa kehittajille.suomi.fiÄvvan ođđ ikkna..

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Digi- ja väestötietovirasto 

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 

PL 123, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): 02 9553 6000

Sähköposti: kirjaamo@dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Maria Juka-Lahdenperä, johtava asiantuntija

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

Puhelin (vaihde): 02 9553 6000

Sähköposti: kirjaamo@dvv.fi

2. Tietosuojavastaava

Puhelin (vaihde): 02 9553 6000

Sähköposti: tietosuoja@dvv.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Suomi.fi-viesteistä ja palvelun tuottamisesta ja kehittämisestä säädetään hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (tukipalvelulaki, 571/2016). Henkilötietojen käsittely Suomi.fi-viesteissä perustuu siten DVV:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsitellessään tietoja tilastointitarpeisiin tai Suomi.fi-viestien käytön määrän sekä kustannusten selvittämistä varten henkilötietojen käsittely perustuu yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseen. Tilastointitarpeisiin tietoja käytettäessä tiedot kerätään ja julkaistaan siten, että yksittäinen henkilö (tai yritys) ei ole tunnistettavissa.

4. Henkilötietojen säilytysaika

DVV on määritellyt Suomi.fi-viestien rekisterin tietojen säilytysajat tukipalvelulain (12.2 §, 13.3 §), tietosuojalainsäädännön, tiedonhallintalain sekä muun lainsäädännön perusteella.

DVV säilyttää Suomi.fi-viestien rekisterin tietoja tällä hetkellä seuraavasti:

• Saapuneet ja lähetetyt sähköiset viestit säilytetään kaksi (2) vuotta. Suomi.fi-viestejä käyttävä henkilö tai yritys voi poistaa itselleen saapuneet tai itse lähettämänsä viestit. Käyttäjän poistamat viestit siirtyvät Poistetut-kansioon 60 päivän ajaksi. Tämän ajan kuluttua viestit poistetaan pysyvästi.
• Suomi.fi-viestien kautta välitetyt paperipostiin ohjautuneet viestit ja niiden edelleen ohjaukseen tarvittavat tiedot säilytetään kuusi (6) kuukautta. Viestit tuhotaan ja niiden edelleen ohjaukseen käytetyt tiedot anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä.
• Tapahtumatietoja (eli lokitietoja) säilytetään viisi (5) vuotta tapahtumaa seuraavan kalenterivuoden alusta lukien, mutta tietyissä tilanteissa säilytysaika voi olla lyhyempi. Tiedot poistetaan rekisteristä ja tuhotaan automaattisesti säilytysajan päätyttyä.
• Muita kuin yllä mainittuja Suomi.fi-viestien rekisterin tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta postilaatikon sulkemisesta.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan henkilöstä, joka on ottanut Suomi.fi-viestit käyttöön, seuraavat henkilötiedot:

• henkilötunnus
• kuolintieto
• tieto siitä, että henkilö on antanut sähköisen tiedoksiannon suostumuksen (henkilö voi myös perua sähköisen tiedoksiannon suostumuksen ja näin valita paperipostituksen)
• henkilön antama sähköpostiosoite
• henkilön tekemä ilmoitusten kielivalinta: suomi/ruotsi/englanti
• saapuneet viestit sekä niiden yksilöivät tunnisteet sekä metatiedot
• lähteneet ilmoitukset ja ilmoituksien lähetysajat
• henkilön asiakasorganisaatiolle lähettämät viestit sekä niiden yksilöivät tunnisteet, metatiedot sekä lähettäjän nimitiedot
• tapahtumatiedot ja tapahtumatietojen aikaleimat
• viimeisin viestien latauspyynnön ajankohta
• tieto postilaatikon pääsähköpostin vahvistamisesta.

Palvelun käytöstä tallennetaan tapahtumatietoa (eli lokitietoa). Tapahtumatietoja ovat DVV:n ja asiakasorganisaatioiden tekemistä käsittelytoimista tallennettavat tiedot sekä rekisteriin kohdistuneet toimet. Lisäksi tallennetaan tapahtumatietoa henkilön toimista hänen käyttäessään Suomi.fi-viestejä.

Henkilön tunnistautumisen yhteydessä Suomi.fi-tunnistus välittää väestötietojärjestelmästä henkilön nimen näytettäväksi selainkäyttöliittymässä (Suomi.fi-verkkopalvelu). Lisäksi Suomi.fi-viestit tekee henkilötunnuksella kyselyn holhousasioiden rekisteriin siitä, onko holhousasioiden rekisterissä merkitty henkilölle voimassa olevaa edunvalvontaa tai edunvalvontavaltuutusta.

Rekisteriin tallennetaan henkilöstä, joka asioi Suomi.fi-viesteissä toisen henkilön tai yrityksen puolesta, seuraavat henkilötiedot:

• puolesta-asioijan henkilötunnus
• puolesta-asioijan sähköpostiosoite
• puolesta-asioijan nimitieto tämän asiakasorganisaatioille lähettämien viestien yhteyteen
• tapahtumatiedot ja tapahtumatietojen aikaleimat puolesta-asioijan puolesta-asioitavan Suomi.fi-viestit-postilaatikossa tekemien toimenpiteiden osalta
• tiedon puolesta-asiointioikeuden voimassaolosta tiettynä ajanhetkenä.

Muut puolesta-asiointiin liittyvät henkilötiedot tallennetaan DVV:n Suomi.fi-valtuudet-palveluun sekä keskitettyyn lokirekisteriin.

Henkilöstä, joka on ottanut Suomi.fi-mobiilisovelluksen käyttöön, rekisteriin tallennetaan lisäksi:

• saapuneista viesteistä lähetetyt push-ilmoitukset ja push-ilmoituksen lähetysaika
• laitteen malli
• kirjautumiskohtainen yksilöivä koodi.

Itse laitteeseen tallennetaan henkilön nimi, liitetiedostot välimuistiin, PIN-koodi sekä sovelluksen kieliasetus.

Suomi.fi-mobiilisovellukseen voi laitteella tunnistautua myös biometrisin tunnistustavoin, mutta tätä tietoa ei tallenneta Suomi.fi-viestien rekisteriin. Tunnistustieto säilyy vain sovelluksen käyttäjän omalla laitteella.

Henkilöstä, joka ei ole ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön, jonka henkilötunnus on asiakasorganisaation tiedossa ja jolle asiakasorganisaatio lähettää viestin TKJ-palvelun kautta, rekisteriin tallennetaan:

• henkilötunnus
• osoitetiedot
• saapuneet viestit sekä niiden yksilöivät tunnisteet, metatiedot sekä vastaanottajan nimitiedot.

Asiakasorganisaation on mahdollista lähettää henkilölle Suomi.fi-viestien TKJ-palvelun kautta viestejä erikseen sovituissa poikkeustapauksissa myös siten, että lähetyksestä ei tallenneta mitään henkilötietoja Suomi.fi-viestien rekisteriin.

Yritysten osalta käsiteltävät henkilötiedot

Yrityksistä Suomi.fi-viestien rekisteriin tallennettavat tiedot eivät lähtökohtaisesti ole tietosuojan alaisia henkilötietoja. Asiakasorganisaation yritykselle lähettämät viestit ja yrityksen asiakasorganisaatiolle lähettämät viestit voivat kuitenkin sisältää henkilötietoja. TKJ-palvelun kautta yritykselle toimitettuja viestejä ja viestien tietoja käsitellään vastaavasti kuin henkilön osalta.

Erityisten henkilötietoryhmien sekä rikostuomioita ja rikkomuksia koskevien tietojen käsittely

Suomi.fi-viestien kautta kulkevat viestit voivat sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja sekä rikostuomioita tai rikkomuksia koskevia tietoja. DVV ei ole Suomi.fi-viestien palveluntuottajana sähköisen viestinnän osapuoli eikä DVV:lla lähtökohtaisesti ole oikeutta lukea henkilöille tai yrityksille saapuneita tai näiden palvelussa lähettämiä viestejä. Suomi.fi-viestien asiakasorganisaatiot toimivat rekisterinpitäjinä lähettämiensä viestien sisällön osalta. Suomi.fi-viestit toimii ainoastaan viestienvälitysalustana asiakasorganisaatioiden lähettämille viesteille.

Tieto holhousasioiden rekisteriin merkitystä voimassa olevasta edunvalvonnasta tai edunvalvontavaltuutuksesta on tieto, josta ilmenee henkilön terveyttä koskevia tietoja. Holhousrekisterin tietoja ei tallenneta Suomi.fi-viestien rekistereihin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Suomi.fi-viestien rekisterin tietolähteitä ovat

• Suomi.fi-viestejä käyttävän henkilön tai yrityksen sekä näiden puolesta-asioijien toiminta palvelussa (sähköisen tiedoksiannon suostumus, kielivalinta, sähköpostiosoite, käyttäjän lähettämät viestit, tapahtumatiedot, viimeisin viestien latausajankohdan tieto, pääsähköpostiosoitteen vahvistustieto sekä mobiililaitetta koskevat tiedot)
• Suomi.fi-tunnistus (välittää väestötietojärjestelmästä henkilötunnuksen ja nimen)
• väestötietojärjestelmä (haetaan erillisellä kyselyllä Suomi.fi-viestejä käyttävien henkilöiden kuolintiedot)
• holhousasioiden rekisteri (tieto henkilön voimassa olevasta edunvalvonnasta tai edunvalvontavaltuutuksesta)
• asiakasorganisaatiot (henkilötunnus tai Y-tunnus, viestit, ilmoitukset, osoitetiedot, nimitieto, tapahtumatiedot)
• DVV (Suomi.fi-viestejä käyttävien henkilöiden ja yritysten asetusten muokkaaminen, tapahtumatiedot).

Henkilön tunnistautumisen yhteydessä Suomi.fi-tunnistus tekee Suomi.fi-viestien rekisteriin tunnistautujan henkilötunnuksella kyselyn siitä, onko henkilö antanut suostumuksen sähköiseen tiedoksiantoon vai ei. Lisäksi Suomi.fi-viestien käyttäjärekisteri tekee henkilötunnuksella kyselyn holhousasioiden rekisteriin siitä, onko holhousasioiden rekisterissä merkitty henkilölle voimassa olevaa edunvalvontaa tai edunvalvontavaltuutusta. Jos suostumusta ei ole annettu, näyttää Suomi.fi-tunnistus henkilölle tunnistuskehotuksen, jos henkilö on täysi-ikäinen ja hänellä ei ole merkittyä voimassa olevaa edunvalvontaa tai edunvalvontavaltuutusta holhousasioiden rekisterissä.

7. Tietojen luovuttaminen

DVV:lla on oikeus palvelua tarjotessaan luovuttaa asiakasorganisaatiolle Suomi.fi-viestien rekisteristä tiedoksiantamisen suorittamiseksi välttämättömät tiedot sekä Suomi.fi-viestien avulla tapahtuneet tiedoksiantamisen todentamiseksi tarpeelliset tiedot.

Suomi.fi-viestien käytön yhteydessä DVV välittää asiakasorganisaatiolle henkilötunnuksen tai Y-tunnuksen, päämiehen sekä mahdollisen puolesta-asioijan nimen ja asiakasorganisaatiolle lähetetyn viestin, kun henkilö tai yritys vastaa saapuneeseen viestiin taikka aloittaa viestinnän asiakasorganisaation kanssa. Myös viesti voi sisältää henkilötietoja.

DVV voi lisäksi luovuttaa Suomi.fi-viestien käytöstä rekisteriin tallennettuja tietoja asiakasorganisaatiolle, jonka asiointipalvelun käytön tai muun asioinnin yhteydessä tiedot on tallennettu tai joka on ollut Suomi.fi-viestien avulla välitetyn viestinnän osapuolena, jos asiakasorganisaatio tarvitsee tietoja

• asiointipalvelunsa toimivuuden varmistamista tai parantamista varten
• asiointipalvelunsa tietoturvallisuudesta huolehtimista tai tietoturvallisuuteen kohdistuvien häiriöiden selvittämistä varten
• asioinnin yhteydessä tapahtuneen tietojen käsittelyn oikeellisuuden osoittamiseksi tai
• muutoin asiointia koskevien ongelmien selvittämistä varten.

DVV voi lähtökohtaisesti luovuttaa Suomi.fi-viestien käytöstä tallennettuja tietoja myös

• henkilölle tai yritykselle, jonka tukipalvelun käytöstä tai muusta asioinnista tiedot on tallennettu
• henkilölle tai yritykselle, jonka puolesta joku on käyttänyt tukipalvelua tai muutoin asioinut
• muuta yksilöityä tarkoitusta varten, jos henkilö tai yritys, jonka tukipalvelun käytöstä tai muusta asioinnista tiedot on tallennettu, on antanut luovuttamiseen nimenomaisen suostumuksensa.

DVV voi luovuttaa tietoja myös tilastoina siten, että yksittäistä henkilöä (tai yritystä) ei voi tunnistaa.

DVV voi luovuttaa tietoja myös muun laillisen perusteen nojalla.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Voit tarkastella Suomi.fi-viestien rekisteriin tallennettuja tietoja tunnistautumalla Suomi.fi-viesteihin. Palvelussa voit tarkastaa esimerkiksi sähköisen tiedoksiannon suostumusta koskevan valinnan, palvelun kielivalinnan, sähköpostiosoitteen, saapuneet ja lähetetyt viestit sekä Suomi.fi-mobiilisovellusta koskevia tietoja.

Jos et voi tarkastaa tietojasi sähköisen asioinnin kautta, voit lähettää tarkastuspyynnön DVV:n kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@dvv.fi. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Tunnistautumalla Suomi.fi-viesteihin voit itse muuttaa Suomi.fi-viestien rekisteriin sinusta tallennettuja tietoja kuten sähköisen tiedoksiannon suostumuksen voimassaoloa, palvelun kielivalintaa sekä palvelussa käyttämääsi sähköpostiosoitetta. Puolesta-asioijan oikeus toimia Suomi.fi-viesteissä määräytyy annetun valtuuden perusteella.

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Huomaa, että väestötietojärjestelmästä välitettyjen tietojen osalta virheellisten tietojen oikaisemista tulee pyytää väestötietojärjestelmän yhteyshenkilöltä (kts. väestötietojärjestelmän tietosuojaseloste osoitteessa https://dvv.fi/vtj-tietosuojaÄvvan ođđ ikkna.).

Holhousasioiden rekisteristä välitettyjen tietojen (voimassa oleva edunvalvonta tai edunvalvontavaltuutus) osalta korjausta tulee pyytää holhousasioiden rekisterin yhteyshenkilöltä (kts. holhousasioiden rekisterin tietosuojaseloste osoitteessa https://dvv.fi/holle-tietosuojaÄvvan ođđ ikkna.).

Suomi.fi-viestien käytön yhteydessä syntyviä tapahtumatietoja (eli lokitietoja) ei voida jälkikäteen muuttaa.

Mikäli asiakasorganisaation Suomi.fi-viesteihin lähettämässä viestissä on virhe, tietojen oikaisemista tulee pyytää kyseiseltä asiakasorganisaatiolta.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Henkilötietojen käsittely Suomi.fi-viestit-palvelussa perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen sekä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Kirjaamo: 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/Ävvan ođđ ikkna..

12. Muu informaatio

Suomi.fi-viestejä, Suomi.fi-verkkopalvelua, Suomi.fi-tunnistusta sekä Suomi.fi-valtuuksia koskevat tietosuojaselosteet ovat saatavilla Suomi.fi-verkkopalvelussa osoitteessa www.suomi.fiÄvvan ođđ ikkna. ja DVV:n kirjaamossa.

Suomi.fi-viestejä hyödyntävien asiakasorganisaatioiden osalta henkilötietojen käsittelystä on kerrottu asiakasorganisaatioiden julkaisemilla tietosuojaselosteilla. Suomi.fi-viestejä hyödyntävät asiakasorganisaatiot voit tarkistaa Suomi.fi-verkkopalvelusta.

Tutustu DVV:n yleiseen tietosuojainformaatioon.Ävvan ođđ ikkna.