ERA on rekisterin tekninen ylläpitäjä, ja Liikenne ja viestintävirasto Traficom toimii EVR:ssä rekisteröintielimenä (RE). Asiakas tekee hakemuksen EVR- järjestelmässä, johon asiakkaalla tulee olla tunnukset. Traficom rekisteröi rautatiekalustoyksiköt asiakkaan hakemuksesta EVR:ään edellytyksellä, että rekisteröinnin edellytykset täyttyvät.