Massadigitoinnin palvelussa valtion viranomaisten arkistoitavat paperiasiakirjat otetaan vastaan ja digitoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa säilytettäväksi ja käytettäväksi. Asiakirjojen paperinen säilytysmuoto hävitetään digitoinnin jälkeen.
Massadigitoinnilla arkistoitavia paperiasiakirjoja voidaan digitoida kustannustehokkaasti ja keskitetysti. Massadigitoinnissa voidaan käsitellä isoj ...
Massadigitoinnin palvelussa siirto muodostuu neljästä vaiheesta.
Siirrosta sopimisen yhteydessä siirtäjän ja Kansallisarkiston välille laaditaan sopimus, jossa sovitaan muun muassa vastuut ja oikeudet aineiston siirtoon, vastaanottoon ja käyttöön liittyen. Sopimuksen liitteeksi laaditaan siirtosuunnitelma, jonka avulla kuvataan siirrettäväksi suunniteltu aineisto ja siihen liittyvät käyttörajoitukset sekä otetaan kantaa, onko aineisto säilytys- vai arkistointivaiheessa. Lisäksi varmistetaan aineiston siirtovalmius sekä tehdään aikataulutusta ja varataan resursseja.
Siirtäjä tekee tarvittavan viranomaisvalmistelun Kansallisarkiston ohjeistuksen mukaisesti. Yksi keskeisistä viranomaisvalmistelun vaiheista on siirrettävän aineiston luettelointi ja kuvailu Kansallisarkiston metatietojärjestelmään. Luettelointi- ja kuvailutiedot ovat edellytys aineiston säilyvyydelle ja käytettävyydelle. Viranomaisvalmistelun jälkeen aineisto kuljetetaan Kansallisarkistoon.
Aineiston vastaanoton yhteydessä Kansallisarkisto tarkastaa, että aineisto täyttää siirrolta edellytetyt Kansallisarkiston vaatimukset.
Siirtäjän tulee varmistaa, että siirrettävälle aineistolle on tehty arvonmääritys eli aineisto on määrätty arkistoitavaksi (pysyvästi säilytettäväksi) osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Lisäksi siirtäjä on arvioinut, että aineistolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa, jolloin se voidaan hävittää digitoinnin jälkeen.
Vuosien 2024-2026 aikana massadigitointi on tarjolla niille viranomaisille, jotka ovat mukana erillisrahoituksella toimivassa tuottavuushankkeessa.