Sairaalat, hoitokodit ja Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos ilmoittavat kuolemasta väestötietojärjestelmään. Ilmoituksen voi tehdä myös lääkäri, joka on todennut kuoleman.
Viranomaiset lähettävät tiedon sähköisesti tai lomakkeella, kun kuolema on todettu. Kuolinaika välittyy viranomaisille esim. Kela, Verottaja ja yhteisöille esim. pankit, vakuutuslaitokset.