Kirjaamo ottaa vastaan Haminan kaupungille osoitetut paperilla tai sähköisesti saapuvat asiakirjat. Sen jälkeen kirjaamo kirjaa, skannaa ja lähettää asiakirjat valmistelijoille pääsääntöisesti sähköisesti. Tällaisia asiakirjoja ovat mm. hakemukset, kuntalaisaloitteet, valitukset, muutoksenhaut, lausuntopyynnöt, lausunnot, vastineet ja selvitykset, päätökset, anomukset, kuulutukset, vastaukset, kir ...
Kirjaamon kanssa voi asioida sähköpostin välityksellä tai suoraan Haminan kaupungin kirjaamossa, joka toimii asiointipalvelu Rinkelin yhteydessä ja aukioloaikojen mukaisesti.