Kansallisarkisto laatii julkishallinnon toimijoiden tekemien seulontaesitysten pohjalta seulontapäätöksiä. Seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjat ovat arkistolain (831/1994) mukaisesti säilytettävä pysyvästi, arkistoitava ja mikä on näiden arkistoitavien asiakirjojen säilytysmuoto.
Kansallisarkisto tekee päätökset arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa julkilausuttujen ...
Tutustu arvonmäärityksen ja seulonnan ohjeistukseen Kansallisarkiston verkkosivuilla (https://kansallisarkisto.fi/arvonmaaritys-ja-seulonta). Ole yhteydessä Kansallisarkistoon ennen kuin teet seulontaesityksen (viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi). Tämän jälkeen sovitaan ohjauspalaveri molemminpuolisen tilannekuvan päivittämiseksi. Ohjauspalaverissa päätetään yhteistyössä onko organisaatiosi tarpeen arvioida asiakirjojen arkistollista arvoa ja tehdä seulontaesitys.
Määritä organisaatiosi tietoaineistojen arkistollinen arvo ohjauspalaverin jälkeen. Kun arkistollisen arvon määrittely on valmistunut, voit laatia seulontaesityksen. Lähetä seulontaesitysluonnos Kansallisarkistolle kommentoitavaksi, jos tästä on sovittu aiemmassa ohjauspalaverissa. Viimeistele seulontaesitys Kansallisarkistolta saamiesi kommenttien perusteella.
Tee esitys Kansallisarkiston verkkosivuilta löytyvällä seulontaesityslomakkeella. Verkkosivuilla ja lomakkeella on tarkemmat ohjeet sen hyödyntämisestä ja täyttämisestä. Seulontaesityslomake liitteineen lähetetään Kansallisarkiston kirjaamoon (kirjaamo@arkisto.fi).
Päätökset annetaan julkishallinnon toimijoille ja ne voivat koskea yhtä tai useampaa organisaatiota. Kunnille päätökset annetaan edelleen pääsääntöisesti kaikkia kuntia koskevina. Valmistelun lähtökohta on julkishallinnon toimijan, arkistonmuodostajan, oma esitys arkistoitavista (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista ja niiden säilytysmuodoista.
Esitykset voivat koskea kertyviä, talteen otettavia asiakirjoja (ennakkoseulonta) tai jo kertyneitä asiakirjoja (taannehtiva seulontaesitys). Esitys voi koskea kaikkea toiminnassa syntyvää asiakirjoja tai osaa siitä. Annettavasta päätöksestä ei peritä maksua. Kansallisarkiston kirjaamo toimittaa annetun päätöksen sähköisessä muodossa seulontaesityksen tehneelle. Kansallisarkiston päätöksestä voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen.
Kansallisarkisto pyrkii seulontapäätösten antamisessa kuuden kuukauden käsittelyaikaan. Mikäli tietoja joudutaan täydentämään valmistelun aikana, aika voi olla pidempi.
Toistaiseksi.
Laki Kansallisarkistosta