Taloushallinnon ulkoistaminen
Taloushallinnon voi ulkoistaa tilitoimistolle kokonaan tai osittain. Ammattitaitoista tilitoimistoa käyttämällä taloushallinnon laatu yleensä paranee ja yrityksesi voi keskittyä ydintoimintaansa. Vaikka käyttäisit tilitoimistoa, opettele taloushallintoon liittyvät perusasiat. Muista, että lopullinen vastuu yrityksesi taloushallinnosta on sinulla yrittäjänä.
Voit ulkoistaa yrityksesi taloushallinnon joko kokonaan tai osittain tilitoimistolle. Tilitoimisto voi hoitaa kirjanpidon ja tilinpäätösten lisäksi muun muassa palkanlaskennan, laskujen käsittelyn sekä viranomaisilmoitukset. Tilitoimistosta voit saada apua myös liiketoimintasi suunnitteluun ja talouden tunnuslukujen seurantaan.
Taloushallinnon osittainen ulkoistaminen on yleistä ja myös suositeltavaa. Usein pienet yritykset hoitavat laskutuksensa ja maksuliikenteensä itse mutta ulkoistavat esimerkiksi kirjanpidon ja palkanlaskennan. Sovi työnjaosta tarkasti etukäteen tilitoimiston kanssa.
Tee tilitoimiston kanssa aina kirjallinen sopimus. Noudata sopimusta ja siinä sovittuja määräaikoja. Esimerkiksi tositteiden toimittaminen myöhässä voi aiheuttaa yrityksellesi ylimääräisiä kustannuksia.
Vaikka ulkoistat yrityksesi taloushallinnon, opettele siihen liittyvät perusasiat. Näin pysyt selvillä yrityksesi raha- ja verotilanteesta, osaat lukea tilinpäätöstä ja voit muokata yrityksesi toimintaa entistä kannattavammaksi.
Taloushallinnon ulkoistamisesta on yleensä monenlaista hyötyä yrityksellesi. Kun ammattilainen hoitaa yrityksesi taloushallinnon puolestasi, virheet ja viranomaisvelvoitteiden laiminlyömisen riski vähenevät. Hyvä taloushallinnon ammattilainen tuntee lait, asetukset ja alan parhaat käytännöt.
Kun ulkoistat taloushallinnon, yrityksesi säästää aikaa ja voi keskittyä varsinaiseen toimintaansa. Sen ei tarvitse hankkia omaa taloushallintojärjestelmää eikä rekrytoida tai kouluttaa taloushallinnosta vastaavaa työntekijää. Yrityksesi taloushallinnosta tulee yleensä ajantasaisempaa, mikä helpottaa toiminnan suunnittelua ja päätöksentekoa.
Tilitoimistosta saat nopeasti käyttöösi juuri ne taloushallinnon palvelut, joita yrityksesi tarvitsee. Palvelujen toimintamallit ovat kehittyneet ja hyväksi havaitut. Tilitoimistosta voit myös tarpeen mukaan pyytää neuvoja muun muassa hinnoitteluun ja verotusasioihin. Lisäksi saat sieltä valmiita malleja ja pohjia esimerkiksi budjetointiin, ulkomaankauppaan ja toimialasi erityisvaatimuksiin.
Ennen kuin pyydät tarjouksia yrityksesi taloushallinnon hoitamisesta, sinun on selvitettävä tietyt perusasiat. Niiden pohjalta tilitoimisto voi laskea, kuinka paljon taloushallintopalvelut maksaisivat yrityksellesi.
Mieti ensinnäkin, mitä taloushallinnon osa-alueita yrityksesi haluaa ja mitä sen kannattaa ulkoistaa. Pohdi asiaa myös käytännön kannalta: jos tilitoimisto hoitaa esimerkiksi verotukseen liittyvät laskelmat, hoitaako se myös verotukseen liittyvän viranomaisasioinnin?
Anna tarjouksen pyytämisen yhteydessä konkreettisia lukuja, joista ilmenee yrityksesi toiminnan laajuus. Ilmoita esimerkiksi, kuinka monta laskua yrityksesi lähettää ja vastaanottaa keskimäärin kuukaudessa ja kuinka monelle se maksaa palkkaa.
Pohdi myös, millaisia kustannuspaikka- ja budjettiraportteja tarvitset esimerkiksi eri osastojen ja tuoteryhmien kannattavuuden tarkastelemiseksi. Mieti lisäksi, kuinka tarkkoja raportteja tarvitset.
Mitä tarkemmin olet pohtinut asioita etukäteen, sitä helpompi tarjousprosessi on.
Ammattitaitoisen tilitoimiston tunnistaa usein siitä, että sen henkilökunnalla on asianmukainen koulutus ja vankka kokemus alalta. He myös pitävät ammattitaitoaan yllä jatkuvalla kouluttautumisella. Hyvän tilitoimiston omat talousasiat ja taustat ovat kunnossa. Lisäksi sillä on käytössään ajantasaiset työkalut.
Tilitoimiston pätevyyttä on vaikea nähdä päältäpäin. Tilitoimistoja on laadultaan monenlaisia, sillä käytännössä kuka tahansa voi perustaa sellaisen. Mikään viranomainen ei myöskään varsinaisesti valvo juuri tilitoimistojen toimintaa.
Myöskään tilitoimiston koosta ei voi päätellä sen pätevyyttä. Pienikin tilitoimisto voi olla asiantunteva ja osaava. Vastaavasti suurissa tilitoimistoissa voi työskennellä osaamiseltaan hyvinkin eritasoisia henkilöitä. Sama pätee hintaan: korkea hinta ei aina ole laadun tae.
Tilitoimisto voi olla myös auktorisoitu. Tällöin Taloushallintoliitto valvoo, että tilitoimiston osaaminen, järjestelmät ja toimintamallit ovat kunnossa. Huomaa kuitenkin, että myös auktorisoimaton tilitoimisto voi yhtä lailla täyttää nämä kriteerit.
Voit saada vinkkejä hyvästä tilitoimistosta muilta yrittäjiltä tai oman seutusi kehittämisyhtiöstä. Voit myös pyytää tilitoimistoilta referenssejä.