Yrityksen toimitilojen hankkiminen
Valitse yrityksesi toimitila harkiten. Kiinnitä huomiota muun muassa tilan sijaintiin ja soveltuvuuteen yritystoimintaasi. Jos olet vuokraamassa toimitilaa, sovi yksiselitteisesti vuokra- tai irtisanomisajasta, maksuista ja muista yksityiskohdista. Jos olet ostamassa toimitilaa, tutustu siihen huolellisesti ja hyödynnä kiinteistönvälittäjän asiantuntemusta.
Voit hankkia yrityksellesi toimitilan vuokraamalla tai ostamalla. Tila voi olla joko yksittäinen huoneisto tai kokonainen kiinteistö.
Tilan vuokraaminen voi usein kannattaa, sillä toimitilan omistaminen sitoo paljon rahaa. Kun yrityksesi on toimitilassa vuokralla, sille jää enemmän käyttörahaa varsinaiseen yritystoimintaansa.
Vuokratusta toimitilasta yrityksesi on usein helpompi lähteä, jos tarpeet tilan suhteen muuttuvat. Vuokralaisena sinulla on myös vähemmän vastuuta yrityksesi toimitilan ylläpidosta kuin omistajana. Vaikka vuokrakulut voivat joskus olla suuriakin, voit vähentää ne yrityksesi verotuksessa.
Jos pystyt ostamaan oman toimitilan, se on usein tuottava sijoitus ja tukee yrityksesi vakavaraisuutta.
Omassa toimitilassaan yrityksesi saa toimia rauhassa ilman vaaraa toimitilan irtisanomisesta. Myös suunnitelmien tekeminen on helpompaa, kun saat itse määritellä yritystoimintasi puitteet haluamaksesi ajaksi.
Selvitä, millainen toimitila vastaa yritystoimintasi tarpeita. Jos esimerkiksi aiot perustaa ravintolan, tilan tulee olla hyväksytty ravintolakäyttöön.
Mieti, minkä tyyppisen ja kokoisen tilan tarvitset. Laske työntekijöidesi ja työpisteiden määrä tarkasti. Arvioi, kuinka paljon asiakkaita tilassa liikkuu yhtä aikaa.
Määrittele toimitilalle sopivin sijainti. Mieti, missä asiakkaasi ja työntekijäsi asuvat, ja yritä päästä lähelle heidän kotejaan. Pohdi, ovatko liikenneyhteydet hyvät ja onko alueella tarpeeksi pysäköintitilaa. Arvioi, millaisia palveluja lähistöllä tulisi olla.
Toimitila kertoo paljon yrityksestäsi ja sen arvomaailmasta. Valitse yrityksesi näköinen tila. Selvitä, saatko tuoda yritystäsi esiin tilan ulkopuolella esimerkiksi kiinnittämällä valomainoksen ulkoseinään.
Arvioi, voiko tilaa muunnella tarpeen vaatiessa ja ovatko esimerkiksi ilmastointi ja valaistus riittävät. Tutki, tarvitseeko tilaa remontoida ja mitä lupia tarvitset muutoksiin. Varmista tarvittaessa, että tilaa on mahdollista laajentaa myöhemmin.
Kun olet vuokraamassa yrityksellesi toimitilaa, mieti, kannattaako sinun tehdä määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus. Jos sopimus on voimassa toistaiseksi, voit irtisanoa sen helpommin. Määräaikainen sopimus tuo yrityksellesi kuitenkin enemmän turvaa, sillä vuokranantaja ei voi irtisanoa sitä rangaistuksetta kesken sopimuskauden.
Tee vuokrasopimus mieluiten kirjallisesti. Pidä huoli, että sopimuksesta käyvät yksiselitteisesti ilmi muun muassa vuokra- tai irtisanomisaika sekä vuokran, vuokraennakon, sähkö-, vesi- ja muiden maksujen määrät. Määritelkää selvästi myös maksujen eräpäivät ja viivästyskorot.
Sovi vuokrasopimuksessa myös vuokran korottamisen ehdoista. Voitte esimerkiksi sitoa vuokran määrän tarkistamisen elinkustannus- tai muuhun indeksiin. Jos aiot kunnostaa tilaa, voit yrittää sopia, että remontti pienentäisi vuokran määrää.
Voit sopia vuokrasopimuksessa myös, että yrityksesi saa talon puolesta esimerkiksi siivous-, postitus-, kopiointi- ja puhelinkeskuspalveluja.
Voit ostaa toimitilan suoraan yrityksesi omistukseen tai perustaa sitä varten oman kiinteistöosakeyhtiön. Vaihtoehtoisesti voit hankkia tilan henkilökohtaiseen omistukseesi, jolloin yrityksesi voi vuokrata sen sinulta toimitilakseen. Laske, mikä vaihtoehto on sinun tapauksessasi kannattavampi.
Kun olet ostamassa toimitilaa, muista, että onnistunut kauppa vaatii perusteelliset valmistelut. Hyödynnä kaupassa yleensä mukana olevan kiinteistönvälittäjän asiantuntemusta. Hän hankkii kohteesta tarvittavat asiakirjat, huolehtii kauppakirjojen laatimisesta ja avustaa kauppaan liittyvissä oikeudellisissa asioissa. Sinun tulee kuitenkin itse huolehtia varainsiirtoveroilmoituksen tekemisestä ja veron maksamisesta OmaVero-palvelussa.
Myyjän tulee antaa sinulle oikeat ja riittävät tiedot kaupan kohteesta. Lisäksi myyjän velvollisuutena on tuoda esiin kaikki tiedossaan olevat kohteen viat ja puutteet.
Sinun velvollisuutesi ostajana on tutustua kohteeseen huolellisesti. Selvitä myös, onko kiinteistöyhtiöllä lainoja ja siirtyykö yrityksellesi osuus niistä kaupan yhteydessä. Varmista lisäksi, että toimitila on todellakin sellainen, että sinulla on lupa käyttää sitä yritystoimintaasi.