Suomi.fi-valtuuksien puolesta-asiointioikeuden tarkastuksen tapahtumatietorekisterin tietosuojaseloste

Kun Suomi.fi-valtuuksia käytetään puolesta-asiointioikeuden tarkistamiseen sähköisessä asioinnissa, jokaisesta kyselystä tallentuu merkintä Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämään tapahtumatietorekisteriin. Tapahtumatietoja kerätään, jotta Digi- ja väestötietovirasto voi lain vaatimusten mukaisesti seurata ja valvoa Suomi.fi-valtuuksien käyttöä sekä saada tietoa virhetilanteista, mahdollisista väärinkäytöksistä ja tietosuojaloukkauksista.

1. Rekisterin nimi

Suomi.fi-valtuuksien puolesta-asiointioikeuden tarkastuksen tapahtumatietorekisteri

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Digi- ja väestötietovirasto 

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 

PL 123, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti: kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuuli Krekelä, johtava asiantuntija, palveluomistaja (Suomi.fi-valtuudet)

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 

Puhelin (vaihde) 0295 535 001, sähköposti: kirjaamo(a)dvv.fi

3. Tietosuojavastaava

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti: tietosuoja(a)dvv.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteri on Suomi.fi-valtuuksien puolesta-asiointioikeuden tarkastusten tapahtumatietorekisteri. Digi- ja väestötietovirasto tuottaa Suomi.fi-valtuuksia hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (571/2016) 3 ja 4 §:n nojalla. Henkilötietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston lakisääteiseen tehtävään liittyen.

Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään Suomi.fi-valtuuksien käytön seurantaan ja valvontaan, virhetilanteiden selvittämiseen sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen. Rekisteriin tallennettuja tapahtumatietoja käytetään myös tilastointitarpeisiin.

Digi- ja väestötietoviraston käyttöpalvelutoimittaja Valtori ja sen alihankkijat huolehtivat Suomi.fi-palveluiden rekisterien käyttöpalveluista. 

5. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää rekisterin tiedot viisi (5) vuotta valtuuskyselystä lukien. Digi- ja väestötietovirasto on tapahtumatietojen osalta arvioinut, että viiden (5) vuoden säilytysaika on tarpeellinen, kun huomioidaan yleisimmät henkilötietojen käsittelyyn liittyvien rikosten vanhentumisajat ja virkarikoksen vanhentumisaika, joka on viisi vuotta.

6. Rekisterin tietosisältö

Tapahtumatietorekisteriin tallennetaan tietoja Suomi.fi-valtuuksien käytöstä:

Tieto puolesta-asiointioikeuden tarkastuspyynnön tehneestä asiointipalvelusta sekä tarkastuspyynnön yksilöivä tunniste

Asiointipalvelun välittämä tunnistautuneen loppukäyttäjän henkilötunnus

Jos kyseessä on huollettavan lapsen puolesta asiointi:

• Väestötietojärjestelmään tehtävät kyselyt, joiden tarkoituksena on voimassa olevan huoltajuussuhteen tarkistaminen
• Huoltajuussuhdetta koskeviin kyselyihin saadut vastaukset loppukäyttäjän oikeudesta asioida huollettavan puolesta ja mahdollisista puolesta-asiointiin liittyvistä rajoitteista (esim. huollonjakosopimus, turvakielto)

Jos kyseessä on täysi-ikäisen henkilön puolesta asiointi:

• Valtuusrekisteriin tehtävät kyselyt ja niihin saadut vastaukset loppukäyttäjän oikeudesta asioida toisen puolesta
• Asiointipalvelulle palautetut puolesta-asioitavan henkilön ja loppukäyttäjän tiedot

1. Puolesta-asioitavasta henkilöstä henkilötunnus ja nimi
2. Loppukäyttäjästä (asiointipalvelun teknisestä toteutuksesta riippuen) joko tieto puolesta-asiointioikeuden olemassaolosta (kyllä/ei) tai lista asiointirooleista, joiden osalta asiamiehellä on oikeus asioida päämiehen puolesta

• Eräissä poikkeustapauksissa asiointipalvelun välittämät puolesta-asioitavien henkilöiden henkilötunnukset

Yrityksen puolesta asioinnin osalta:

• Asiointipalvelun välittämät puolesta-asioitavien organisaatioiden yksilöivät tunnisteet (y-tunnukset)
• Väestötietojärjestelmään tehtävät kyselyt, joiden tarkoituksena on loppukäyttäjän yleisen edustuskelpoisuuden tarkistaminen (henkilö täysi-ikäinen, ei edunvalvojaa, ei julistettu vajaa-valtaiseksi)
• Yritystietojärjestelmään, kaupparekisteriin ja muihin perusrekistereihin tehtävät kyselyt ja niihin saadut vastaukset organisaatiosta ja henkilön oikeudesta asioida kyseisen organisaation puolesta (henkilön valtuudet eri organisaatioissa)
• Suomi.fi-valtuusrekisteriin tehtävät kyselyt ja niihin saadut vastaukset loppukäyttäjän voimassa olevista valtuuksista
• Asiointipalvelulle palautetut tiedot: loppukäyttäjän tiedot ja puolesta-asioitavan organisaation yksilöivä tunniste

Asiointipalvelun valtuustarkastuspyyntöihin ja -vastauksiin liittyvät aikaleimat.

Väestötietojärjestelmään, valtuusrekisteriin, yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, kaupparekisteriin ja muihin perusrekistereihin tehtyihin kyselyihin ja vastaanotettuihin vastauksiin liittyvät aikaleimat.

Jos valtuustarkastuksen tulos on hylkäävä, tallennetaan tieto hylkäämisen syystä.  Hylkäämisen syytä ei välitetä asiointipalvelulle.

Jos valtuustarkastus keskeytyy virheen vuoksi, tallennetaan tieto virheen syystä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteet ovat:

• Väestötietojärjestelmä (Digi- ja väestötietovirasto)
• Yritystietojärjestelmä (Patentti- ja rekisterihallitus)
• Kaupparekisteri (Patentti- ja rekisterihallitus)
• Muut perusrekisterit, esim. yhdistysrekisteri (Patentti- ja rekisterihallitus) sekä liiketoimintakieltorekisteri (Oikeusrekisterikeskus)
• Suomi.fi-valtuusrekisteri (Digi- ja väestötietovirasto)
• Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävät asiointipalvelut sekä

Tunnistusvälineen tarjoajat, kuten pankit, tai tunnistuspalvelun tarjoajat, kuten Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-tunnistus

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja Suomi.fi-valtuuksia asiointipalveluissaan hyödyntäville organisaatioille, joiden asiointipalvelun käytön tai muun asioinnin yhteydessä tiedot on tallennettu, jos tiedot ovat käyttäjäorganisaatiolle välttämättömiä:

• asiointipalvelunsa toimivuuden varmistamista tai parantamista varten
• tietoturvallisuudesta huolehtimista tai tietoturvallisuuteen kohdistuvien häiriöiden selvittämistä varten
• tietojen käsittelyn oikeellisuuden osoittamiseksi tai muutoin asiointia koskevien ongelmien selvittämistä varten.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa pyynnöstä rekisterin tietoja rekisteröidylle henkilölle tai organisaatiolle häneen tai organisaatioon liittyvien tapahtumatietojen osalta.

Tietojen luovutus Suomi.fi-valtuuksien hyödyntäjäorganisaatioille ja rekisteröidyille perustuu hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain 14 §:ään.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa palvelun tietoja:

• poliisi-, esitutkinta- ja syyttäjäviranomaiselle sekä tuomioistuimelle rikoksen ehkäisemistä ja selvittämistä varten
• tietosuojavaltuutetulle tietosuojan valvonnan toteuttamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös tilastoina tai muutoin siten, että yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Lisäksi tietoja voidaan muutoin luovuttaa lain nojalla.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu tietoturvallisuudesta ja pääsynhallinnasta huolehtien.

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa. Selvitystilanteissa mahdollisesti muodostuva manuaalinen aineisto on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa.

Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu. Tietojen käsittelystä tallennetaan lokitietoa.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus 

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta tapahtumatietojen korjaamiseen.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan.

13. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. 

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeistaLekkâs uđđâ laasân.