Suomi.fi-valtuuksien valtuusrekisterin tietosuojaseloste

Digi- ja väestötietovirasto pitää Suomi.fi-valtuuksiin liittyen valtuusrekisteriä. Rekisterin tietoja käytetään Suomi.fi-valtuuksissa henkilön, yrityksen tai organisaation puolesta-asiointioikeuden tarkistamiseen. Valtuusrekisterin tietoja käytetään myös loppukäyttäjien neuvontaan sekä valtuuksien rekisteröintiin ja käyttöön liittyvien ongelmatilanteiden selvittämiseen.

1. Rekisterin nimi

Suomi.fi-valtuuksien valtuusrekisteri sekä siihen liittyvä tapahtumatietorekisteri

2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Digi- ja väestötietovirasto 

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 

PL 123, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tuuli Krekelä, johtava asiantuntija, palveluomistaja (Suomi.fi-valtuudet)

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 

Puhelin (vaihde): 02 9553 6000

sähköposti: kirjaamo(a)dvv.fi

3. Tietosuojavastaava

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, tietosuoja@dvv.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteri on Suomi.fi-valtuuksien valtuusrekisteri sekä siihen liittyvä tapahtumatietorekisteri. Digi- ja väestötietovirasto tuottaa Suomi.fi-valtuuksia hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (tukipalvelulaki, 571/2016) 3 ja 4 §:n nojalla. Rekisteri sisältää tietoja valtuusrekisteriin tallennetuista valtuuksista ja valtuuspyynnöistä, niihin liittyvistä tapahtumatiedoista sekä valtuuksien rekisteröintiä koskevia hakemusasiakirjoja.

Valtuusrekisterin tietoja käytetään Suomi.fi-valtuuksissa henkilön tai yrityksen/organisaation puolesta-asiointioikeuden tarkistamiseen. Valtuusrekisterin tietoja käytetään myös loppukäyttäjien neuvontaan sekä valtuuksien rekisteröintiin ja käyttöön liittyvien ongelmatilanteiden selvittämiseen. Valtuusrekisteristä säädetään erityisesti tukipalvelulain 10.1 §:ssä.

Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään lisäksi valtuusrekisterin käytön seurantaan ja valvontaan sekä mahdollisten väärinkäytösten ja tietosuojaloukkausten selvittämiseen. Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään myös tilastointitarpeisiin.

Digi- ja väestötietovirasto voi tukipalvelulain nojalla sopia toisen viranomaisen kanssa Suomi.fi-valtuuksiin liittyvän asiakaspalvelun tarjoamisesta. Asiakaspalvelusopimuksen perusteella muun viranomaisen työntekijät voivat käsitellä valtuushakemuksia ja tallentaa niiden perusteella valtuuksia valtuusrekisteriin. Pelkästään neuvontaa tarjoava viranomainen voi tarkastella valtuusrekisterin tietoja.

Digi- ja väestötietoviraston käyttöpalvelutoimittaja Valtori ja sen alihankkijat huolehtivat Suomi.fi-palveluiden rekisterien käyttöpalveluista.

5. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää valtuusrekisterin tiedot toistaiseksi. Vahvistettujen valtuuksien tiedot säilytetään, vaikka niiden voimassaolo on päättynyt tai ne on mitätöity. Valtuuspyyntöjen tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli valtuuspyyntöä ei ole vahvistettu 6 kuukauden kuluessa. Rekisterinpitäjä säilyttää valtuusrekisterin tapahtumatietorekisterin tiedot viisi (5) vuotta siitä hetkestä, kun valtuuden tai valtuuspyynnön voimassaolo päättyy (tukipalvelulain 13.2 §).

Digi- ja väestötietovirasto on tapahtumatietojen osalta arvioinut, että viiden (5) vuoden säilytysaika on tarpeellinen, kun huomioidaan yleisimmät henkilötietojen käsittelyyn liittyvien rikosten vanhentumisajat ja virkarikoksen vanhentumisaika, joka on viisi vuotta.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältö koostuu valtuuksiin ja valtuuspyyntöihin liittyvistä tiedoista sekä käyttäjän toimiin liittyvistä tapahtumatiedoista. Lisäksi rekisterissä on valtuushakemusasiakirjoja ja niiden liitteitä, joiden perusteella Digi- ja väestötietoviraston tai muun viranomaisen virkailija on tallentanut valtuusrekisteriin valtuuksia.

Valtuusrekisterin tietosisältö:

Valtuuttajan (päämiehen) tiedot:

• Jos kyseessä on henkilö: henkilön yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus), etunimet ja sukunimi 
• Jos kyseessä on yritys tai muu organisaatio: yrityksen/organisaation yksilöivä tunniste (yleensä y-tunnus) ja nimi

Valtuuden vahvistajan tiedot:

• Henkilön yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus), etunimet ja sukunimi

1. Valtuuden vahvistaja on yleensä sama kuin valtuuttaja (päämies). Mikäli valtuuttajana on yritys/organisaatio, valtuuden vahvistaa muu kuin valtuuttaja, esim. toimitusjohtaja.
2. Suomi.fi-valtuuksien usean vahvistajan henkilövaltakirjoilla voi valtuuttajana (päämiehenä) olla alaikäinen huollettava ja valtuuden vahvistajina tämän (alaikäisen) huoltajat.
3. Suomi.fi-valtuuksien usean vahvistajan yritysvaltakirjoilla voi yrityksen/organisaation antaman valtuuden vahvistajana toimia useampi henkilö, esim. hallituksen jäsenet yhdessä.
4. Kirjallisen hakemuksen perusteella tallennetussa valtuudessa vahvistajana on aina virkailija, joka on käsitellyt kyseisen hakemuksen. Virkailijasta tallennetaan valtuuden yhteyteen nimi ja henkilötunnus. 

Valtuutettujen tiedot:

• Jos kyseessä on henkilö: henkilön yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus), etunimet ja sukunimi
• Jos kyseessä on yritys tai muu organisaatio: yrityksen/organisaation yksilöivä tunniste (yleensä y-tunnus) ja nimi

Valtuudet voivat olla joko vahvistettuja tai päättyneitä/päätettyjä valtuuksia tai valtuuspyyntöjä. Valtuuspyyntö eroaa voimassa olevista ja vahvistetuista valtuuksista siten, ettei sillä ole vahvistajaa. Voimassa olevalla valtuudella on vahvistaja.

Valtuuden voimassaolon alkamis- ja päättymispäivämäärä

Valtuuden sisältö (valtuuskoodi), joka kuvaa asian, jota valtuus koskee

Valtuuden tarkennetieto, joka tarkentaa valtuuskoodin osoittaman toimivallan (esim. kiinteistönumero, diaarinumero, aliorganisaatiotunnus)

Valtuuden tyyppi, joka voi olla:

• Asiointivaltuus
• Valtuutusoikeus (koskee vain yritysvaltuuksia)
• Edustamisvaltuus (koskee vain yritysvaltuuksia)
• Edustajan valtuutusoikeus (koskee vain yritysvaltuuksia)

Yksilöivä tunniste koskien sitä selailuistuntoa, jolloin valtuus on luotu/vahvistettu/mitätöity/poistettu

Valtuuden tekninen allekirjoitus, joka muodostuu automaattisesti valtuuden vahvistamisen yhteydessä.

Tapahtumatietorekisterin tietosisältö:

Valtuusrekisterin käyttöön liittyvät tapahtumatiedot:

• Käyttäjän tekemä toimenpide, joka voi olla:

1. valtuuden tai valtuuspyynnön luonti,
2. valtuuden vahvistus,
3. vahvistetun valtuuden mitätöinti tai
4. valtuuspyynnön tai saadun valtuuden poistaminen.

• Valtuuden tai valtuuspyynnön voimassaolon alkamisajankohta ja päättymis-/mitätöinti-/poistamisajankohta
• Käyttäjän yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus)
• Valtuuden yksilöivä tunniste
• Tunnistautumisistunnon yksilöivä tunniste
• Valtuuttajan yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus tai y-tunnus)
• Valtuutetun yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus tai y-tunnus)
• Valtuuden sisältö (valtuuskoodi), joka kuvaa asian, jota valtuus koskee

Muuttuneiden tietojen päivitys

• Väestötietojärjestelmästä päivitetään henkilötietojen muutokset, joiden osalta talletetaan tieto tehdystä päivityksestä. Päättyneiden valtuuksien osalta ei kuitenkaan päivitetä valtuuttajan (päämiehen) eikä valtuutetun tietoja.
• PRH:n rekistereistä päivitetään yritysten perustietoihin (esim. nimi) liittyvät muutokset, joiden osalta talletetaan tieto tehdystä päivityksestä.

Virhetilanteet:

• Jos asiointitapahtuma on hylätty, tallennetaan tieto hylkäämisen syystä. 
• Jos asiointitapahtuma keskeytyy virheen vuoksi, tallennetaan tieto virheen syystä.

Tapahtumien aikaleimat

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Valtuusrekisterin tietolähteet ovat:

• Suomi.fi-tunnistus, josta välitetään Suomi.fi-verkkopalvelussa asioivan henkilön (valtuuden tai valtuuspyynnön tallentaja) yksilöivä tunniste (yleensä henkilötunnus)
• Kaupparekisteri, yritystietojärjestelmä, yhdistysrekisteri, muu perusrekisteri (esim. liiketoimintakieltorekisteri) tai valtuusrekisteri, joista haetaan tunnistautuneeseen, Suomi.fi-verkkopalvelussa yrityksen puolesta asioivaan henkilöön liittyvät organisaatio- ja rooli-/valtuustiedot
• Suomi.fi-valtuuksien käyttäjä, joka tallentaa tai poistaa valtuuksia ja valtuuspyyntöjä koskevia tietoja
• Väestötietojärjestelmä, josta tarkistetaan valtuuden tai valtuuspyynnön tallentajan syöttämien valtuutettua tai valtuuttajaa koskevan henkilötunnuksen ja nimitietojen vastaavuus. Nimitietoja ei tallenneta valtuusrekisteriin vaan niitä hyödynnetään vain selailuistunnon ajan.
• Yritystietojärjestelmän osakopio, josta haetaan valtuuden tai valtuuspyynnön tallentajan syöttämien valtuutettua organisaatiota tai valtuuttavaa organisaatiota koskevat tiedot.
• Tietoja saadaan lisäksi kirjallisista valtuushakemuksista käyntiasioinnin yhteydessä, postitse ja sähköpostitse.

Tapahtumatietorekisterin tietolähteet ovat: 

• Suomi.fi-tunnistus Suomi.fi-valtuuksissa asioivan henkilön henkilötunnuksen ja tunnistautumisistunnon yksilöivän tunnisteen osalta.
• Valtuusrekisterin asiointitapahtumat (esim. valtuuksien luonti, vahvistus, poisto jne.)

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Valtuusrekisterissä olevia tietoja voimassa olevista valtuuksista luovutetaan Suomi.fi-valtuuksille puolesta-asiointioikeuden määrittämistä varten.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja Suomi.fi-valtuuksia asiointipalveluissaan hyödyntäville organisaatioille, joiden asiointipalvelun käytön tai muun asioinnin yhteydessä tiedot on tallennettu, jos organisaatio tarvitsee välttämättä tietoja:

• asiointipalvelunsa toimivuuden varmistamista tai parantamista varten
• tietoturvallisuudesta huolehtimista tai tietoturvallisuuteen kohdistuvien häiriöiden selvittämistä varten
• tietojen käsittelyn oikeellisuuden osoittamiseksi tai muutoin asiointia koskevien ongelmien selvittämistä varten.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa pyynnöstä rekisterin tietoja rekisteröidylle henkilölle tai organisaatiolle häneen tai organisaatioon liittyvien tapahtumatietojen osalta.

Tietojen luovutus Suomi.fi-valtuuksien hyödyntäjäorganisaatioille ja rekisteröidyille perustuu tukipalvelulain 14 §:ään.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa palvelun tietoja:

• poliisi-, esitutkinta- ja syyttäjäviranomaiselle sekä tuomioistuimelle rikoksen ehkäisemistä ja selvittämistä varten;
• tietosuojavaltuutetulle tietosuojan valvonnan toteuttamista varten;

Tietoja voidaan luovuttaa myös tilastoina tai muutoin siten, että yksittäiset henkilöt eivät ole tunnistettavissa.

Lisäksi tietoja voidaan muutoin luovuttaa lain nojalla.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoaineisto on suojattu tietoturvallisuudesta ja pääsynhallinnasta huolehtien.

Rekisteri ei sisällä manuaalista aineistoa. Selvitystilanteissa mahdollisesti muodostuva manuaalinen aineisto on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien kulunvalvonnalla suojatuissa, lukituissa tiloissa.

Rekisterin tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu. Tietojen käsittelystä tallennetaan lokitietoa.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus 

Voit tarkastella voimassa olevia ja lakanneita valtuuksiasi ja valtuuspyyntöjäsi Suomi.fi-verkkopalvelun kautta.

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietosi. Omien tietojen tarkastuspyynnön voit lähettää Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Voit tehdä korjauksia sinua koskeviin valtuusrekisterin tietoihin voimassa olevien valtuuksien ja valtuuspyyntöjen osalta Suomi.fi-verkkopalvelun kautta. 

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vaatia korjauksia tapahtumatietoihin eikä päättyneisiin tai poistettuihin valtuuksiin tai valtuuspyyntöihin.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tietojaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan.

13. Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. 

Lisätietoa löydät tietosuojavaltuutetun ohjeistaLekkâs uđđâ laasân..