suomi.fi
Gå direkt till innehållet.

Suomi.fi-meddelandens användarregisters dataskyddsbeskrivning

Med hjälp av Suomi.fi-meddelanden kan medborgare kommunicera elektroniskt med organisationer inom den offentliga förvaltningen. I Suomi.fi-meddelandens användarregister sparas personuppgifterna för de personer som använder tjänsten samt meddelanden som skickats till och från tjänsten. 

1. Registrets namn

Suomi.fi-meddelandens användarregister.

2. Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata 

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors 

Telefon (växeln) 02 9553 6000, e-post kirjaamo(a)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Utvecklingschef Maria Juka-Lahdenperä

3. Dataskyddsombud

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000, tietosuoja@dvv.fi

4. Syfte med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Registret är ett register enligt 4 § i lagen  

om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016, nedan stödtjänstlagen) för Suomi.fi-meddelanden där man sparar de nödvändiga personuppgifter som behövs för att producera tjänsten, meddelanden och input från Suomi.fi-meddelanden samt meddelandenas bilagor och samtycket till elektronisk delgivning. Enligt kraven i lagen samlas transaktionsuppgifter (dvs. logguppgifter) in om användningen av tjänsten. 

I 11 § i stödtjänstlagen finns bestämmelser om registrering av samtycke till elektronisk delgivning.

Personuppgifterna i registret behandlas i enlighet med dataskyddslagens krav i syfte att visa att uppgifterna behandlats i tjänsten på riktigt sätt i tjänsterna eller annars för att producera och utveckla tjänsterna samt för att trygga deras funktion och informationssäkerhet. 

Vidare kan uppgifterna användas för att följa upp användningen av tjänsten och fördelningen av kostnaderna samt för faktureringsuppgifter och statistiska ändamål. När uppgifter används för statistiska ändamål publiceras uppgifterna så att inga enskilda personer kan identifieras.

Den egentliga behandlingen av personuppgifterna har inte lagts ut, men Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas drifttjänstleverantör Valtori och dess underleverantörer tar hand om drifttjänsterna för Suomi.fi-tjänsternas händelseuppgiftsregister och andra register. 

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata erbjuder dessutom en centraliserad postning av pappersbrev. Om slutanvändaren inte valt elektroniska brev skickas organisationens brev per post. Användarorganisationerna kan även ansluta egna papperspostavsändare till tjänsten.   

De användarorganisationer som utnyttjar Suomi.fi-meddelanden tar själva hand om loggföringen av nödvändiga uppgifter samt för att göra upp de beskrivningar som behövs.

5. Förvaringstid för personuppgifterna

I stödtjänstlagen finns bestämmelser om produceringen av tjänsten Suomi.fi-meddelanden och om förvaringstiden för de personuppgifter som är kopplade till tjänsten. 

Förvaringstiden för uppgifterna i Suomi.fi-meddelandenas användarregister är följande: 

  1. uppgifterna i användarregistret förvaras i fem (5) år efter att kontot har stängts 
  2. meddelandenas bilagor förvaras i tre (3) år och raderas sedan ur registret 

I 13 § av stödtjänstlagen finns bestämmelser om bevarandet av uppgifter som behandlas inom tjänsteproduktionen. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska bevara uppgifterna i registret om samtycke som gäller elektroniskt delgivningsförfarande och de nödvändiga uppgifterna för att verifiera registrets databehandling och delgivningen enligt 11 § i lagen i fråga. I 13 § fastställs även att Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata ska bevara de förmedlade meddelandena i minst två år om användaren inte raderat dem innan detta.

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har ansett att meddelandena bevaras för närvarande och att meddelandenas bilagor bevaras i tre år.

Uppgifterna i Suomi.fi-webbtjänstens transaktionsregister (dvs. loggregister) förvaras i fem (5) år. Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata har för transaktionsuppgifterna bedömt att förvaringstiden på fem (5) år är nödvändig med beaktande av preskriptionstiderna för de vanligaste brotten som gäller behandlingen av personuppgifter och preskriptionstiden för tjänstebrott som är fem år.

6. Registrets datainnehåll

I Suomi.fi-meddelandens användarregister sparas inkomna meddelanden och input samt personens samtycke till elektronisk delgivning eller val om att få meddelandena som pappersbrev. I registret sparas dessutom personens e-postadress som kontaktuppgift och användarens övriga val. 

Registret innehåller följande personuppgifter: 

  • Personbeteckning och/eller organisationsnummer
  • Inkomna meddelanden med bilagor samt deras identifikationer och metadata
  • Input som skickats
  • Information om personen har gett sitt samtycke till elektronisk delgivning eller inte. Personen kan även välja pappersbrev.
  • Den e-postadress som personen gett och som används för att skicka input.
  • Personens språkval
  • Tiden då kundorganisationens meddelande anlänt och den tid då det skickats ut till överenskomna kanaler
  • Tid då inputen skickats
  • Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas inställningar i tjänsten eller ändringar i slutanvändarens inställningar och andra åtgärder, såsom uppdateringen av uppgifterna i BDS i tjänsten
  • Transaktionsuppgifternas tidsstämplar
  • Information om personen är vid liv

Personbeteckningen är slutanvändarens identifierande nyckel. Personbeteckningen fås av användarorganisationen då denna skickar ett meddelande. Personbeteckningen fås då slutanvändaren starkt autentiserar sig i Suomi.fi-webbtjänsten som en uppgift som förmedlas via Suomi.fi-identifikationen. 

När det gäller en persons uträttande av ärenden för någon annans eller för en organisations del sparas i meddelandetjänstens register Andra personuppgifter som sparas om uträttade av ärenden för någon annans del sparas i Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas tjänst Suomi.fi-fullmakter och i det centraliserade loggregistret. 

Transaktionsuppgifter sparas för användningen av tjänsten (dvs. logguppgifter). Uppgifterna i transaktions-uppgiftsregistret är de uppgifter som Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata och kundorganisationerna sparar om behandlingsåtgärderna samt åtgärder som riktats mot användarregistret. Dessutom sparas transaktionsuppgifter om slutanvändarens åtgärder då denna använder Suomi.fi-meddelanden.

7. Normala datakällor

I första hand erhålls uppgifterna i användarregistret från användaren själv då denna tar i bruk Suomi.fi-meddelanden och ger de personuppgifter som behövs.  

Uppgifter för registret fås dessutom då slutanvändaren, kundorganisationen och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata utför åtgärder som gäller Suomi.fi-meddelanden. Då slutanvändaren använder tjänsten sparas uppgifter om användningen i transaktionsregistret. De åtgärder som kundorganisationen och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata utför sparas även som uppgifter i Suomi.fi-meddelanden. 

8. Normalt utlämnande av uppgifter

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan lämna ut användningsuppgifter eller transaktionsuppgifter till organisationer som utnyttjar Suomi.fi-meddelanden om uppgifterna har sparats i samband med användning av organisationens e-tjänst eller uträttandet av andra ärenden, om organisationen behöver uppgifterna för att 

  • sörja för informationssäkerheten eller utreda störningar som gäller informationssäkerheten;
  • visa att uppgifterna har behandlats på rätt sätt eller för att reda ut andra problem som gäller uträttandet av ärenden;
  • säkerställa eller förbättra funktionaliteten i sin e-tjänst.

Den registeransvariga kan dessutom på begäran lämna ut uppgifter ur registret till en slutanvändare av registret om det gäller dennas egna transaktionsuppgifter.

I samband med användningen överlämnas personbeteckningen till organisationen tillsammans med det meddelande som skickats till organisationen då personen besvarar ett meddelande som anlänt eller inleder kommunikation med organisationen. Även meddelandet kan innehålla personuppgifter. 

Uppgifter kan dessutom lämnas ut med stöd av lagen. Sådana situationer är till exempel utlämnande av uppgifter till polis-, förundersöknings- och åklagarmyndigheter.

9. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES-området.

10. Principer för skydd av registret

Datamaterialet har skyddats med identitetskontroll och servern kan endast nås från statens intranät. Personuppgifterna skyddas även genom passagekontroll, användningskontroll samt anvisningar för handläggningen av personuppgifterna.

11. Automatiskt beslutsfattande och profilering

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

12. Den registrerades rättigheter

Granskningsrätt

Du kan se dina uppgifter i användarregistret för tjänsten Suomi.fi-meddelanden. Du kan dessutom granska transaktionsuppgifter som gäller dig själv i Suomi.fi-webbtjänsten efter att du starkt autentiserat dig. Uppgifterna finns i tjänsten transaktionsuppgifter som visar transaktioner som gäller användarens Suomi.fi-meddelanden och identifikationen i tjänsten.

Du har dessutom rätt att be den registeransvariga om tillgång till dina egna personuppgifter, det vill säga att granska de uppgifter som finns om dig i personregistret. Dessutom har alla rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dem i registret. En skriftlig begäran om granskning ska skickas till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas registratorskontor. Kontaktuppgifterna finns i punkt 2.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska korrigeras och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Du kan även själv ändra vissa användaruppgifter genom att logga in i tjänsten Suomi.fi-meddelanden och ändra de uppgifter du tidigare gett. 

Begränsningarna i den registrerades rättigheter gäller behandlingen av personuppgifterna

Merparten av tjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter av tas bort eller överförs till ett annat system. 

Du har inte rätt att be om att dina uppgifter tas bort från registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grundar sig på lagen. Av samma anledning har du inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifterna. 

13. De registrerades besvärsrätt hos tillsynsmyndigheten

De registrerade har rätt att besvära sig hos dataombudsmannen angående behandlingen av personuppgifter.