Tietopyyntöjen tekeminen

Tietopyynnön toimittaminen

Tietopyynnön voi tehdä sähköisesti tietopyyntölomakkeella Kunta-akkunassa tai pyytää Kirjaamosta tulostettu lomake, jonka voi toimittaa kirjaamoon.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytyminen helpottuu. Siitä on käytävä ilmi tietopyynnön sisältö, mahdolliset perustelut, yhteystiedot ja vastauksen toimitustapa. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan. Tietoa pyytäessäsi voit käyttää esimerkiksi seuraavia asiasanoja tai hakusanoja:

• asianumero
• asian tai asiakirjan nimi
• asiakirjan päivämäärä
• päätöspäivämäärä
• vireillepanija
• päätöksen nimi tai päätöksen kuvaustiedot
• päätöksen tekijä
• asiakirjan päivämäärä
• luottamuselin
• luottamushenkilön nimi
• sopimusosapuolet
• sopimuksen nimi
• sopimuksen solmimisajankohtatiedot
• kiinteistötunnus
• lupanumero
• henkilön nimi
• henkilötunnus

Kirjaamo rekisteröi tietopyynnön ja toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Jos kirjaamo vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Tietopyynnöt pyritään käsittelemään viivytyksettä, mutta viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Laajempiin hakuihin varataan 30 päivän käsittelyaika.

Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Kalajoen hallintosäännön mukaan toimivalta päättää asiakirjojen antamisesta on:

• Valtuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintopäällikkö.
• Palvelujen hallussa olevia asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee palveluvastaava.

Asiakirjojen ja tietojen antamisesta perittävät maksut (Kaupunginhallitus 18.8.2026 § 191)

1. Suullisesti, sähköpostitse tai kaupungin toimipisteessä luettavaksi annettavat tiedot

Tavanomainen asiakirjapyyntö

• Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.

Erityistoimenpiteitä vaativa asiakirjapyyntö

• Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 60 euroa jokaiselta alkavalta tunnilta.

2. Kopiot ja tulosteet

• 0,20 euroa/sivu.
• Sähköisen aineiston toimittamisesta tietovälineelle peritään tietovälinemaksu 7,00 euroa/tietoväline (esim. USB-muistitikku).

3. Rakennusvalvonnan sähköinen asiointipalvelu

Rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun kautta ostettavista asia kirjoista peritään rakennusvalvonnan viranomaistehtävien maksut taksan mukaisesti.

4. Vähimmäislaskutus ja arvonlisävero

Tämän päätöksen perusteella pienin laskutettava summa on 20 euroa. Julkisuuslain perusteella perittäviin maksuihin ei sisälly arvonlisäveroa eikä niistä peritä arvonlisäveroa.

5. Lähetysmaksu

Asiakirjojen lähettämisestä postitse peritään 7 euron lähetysmaksu. Mikäli asiakirja on maksuton, ei lähetysmaksua peritä.

6. Asiakirjapyyntöjen määritelmät

Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja.