Pyydä valtuus yrityksenä tai yhteisönä

Kun pyydät valtuuden yrityksen tai yhteisön puolesta, yritys tai yhteisö toimii valtuutettuna. 

• Suomeen rekisteröidyn yrityksen tai yhteisön Y-tunnus ja yrityksen nimitiedot haetaan automaattisesti kaupparekisteristä, YTJ:stä tai yhdistysrekisteristä.
• Yrityksen tai yhteisön, jota ei ole rekisteröity Suomeen, nimitiedot haetaan valtuusrekisteristä. Huomaa, että vain edustajan valtuutusoikeuden saanut henkilö voi pyytää asiointivaltuuden ulkomaisen yrityksen puolesta.

Valtuuden pyytämisessä on neljä vaihetta. 

Vaihe 1: Osapuolten valitseminen

Valtuuttaja on se, keneltä pyydät oikeutta asioida tämän puolesta.

• Kun pyydät valtuuden henkilöltä, tarvitset hänen sukunimensä, etu- tai kutsumanimensä ja henkilötunnuksensa tai ulkomaalaisen tunnisteensa (UID). Henkilön, jolle lähetät valtuuspyynnön, täytyy olla täysi-ikäinen ja täysivaltainen.
• Kun pyydät valtuuden yritykseltä tai yhteisöltä, tarvitset Suomeen rekisteröidyn yrityksen tai yhteisön Y-tunnuksen tai nimen. 

Voit pyytää valtuuden yritykseltä tai yhteisöltä, jota ei ole rekisteröity Suomeen, jos yritykselle on aikaisemmin rekisteröity virkailijavaltuuttamispalvelun avulla vähintään yksi valtuus. Tarvitset valtuuden antamiseen sen EU-maiden ALV-tunnisteen (VAT ID) tai rekisteröintimaan kansallisen yritystunnuksen, jolla aikaisempi valtuus on rekisteröity.

Vaihe 2: Valtuusasioiden valitseminen

Tutustu valtuusasioihin ennen valtuuden pyytämistä.

Kun pyydät valtuutta, valitse Suomi.fi-valtuuksissa listalta haluamasi valtuusasia. Näet listalla käytettävissä olevat valtuusasiat sen mukaan, oletko pyytämässä valtuutta henkilöltä vai yritykseltä tai yhteisöltä.

Voit selata listaa tai hakea valtuusasioita nimellä tai nimen osalla. Tarkista valtuusasian kuvauksesta, mitä edustamasi yritys voi kullakin valtuudella tehdä valtuuttajan puolesta.

Voit valita kerralla useita valtuusasioita. Sinun on valittava vähintään yksi valtuusasia ennen kuin voit siirtyä eteenpäin.

Jos valitsemassasi valtuusasiassa on käytössä valtuuden tarkenne, voit tarvittaessa ennen eteenpäin siirtymistä rajata tai kohdentaa valtuuden koskemaan vain tiettyjä kohteita.

Vaihe 3: Voimassaoloajan määritteleminen

Valtuudelle on aina määriteltävä alku- ja loppupäivämäärä. 

Voit antaa pyydettävän valtuuden voimassaoloajan joko päivämäärinä tai valita sen voimassaoloajaksi 1, 5, 15, 20 tai 25 vuotta. Pyydettävä valtuus voi olla voimassa vähintään vuorokauden ja enintään 25 vuotta. 

Jos valtuuttaja on henkilö ja hänen tunnisteensa on ulkomaalaisen tunniste, valtuuden voimassaoloaika on enintään 3 vuotta.

Vaihe 4: Valtuuspyynnön lähettäminen

Tarkista, että valtuuspyynnön tiedot ovat oikein:

• Valtuuttaja on henkilö, yritys tai yhteisö, jonka puolesta yrityksesi tai yhteisösi voi asioida.
• Valtuutettu on yritys tai yhteisö, jonka puolesta pyydät valtuutta.
• Valitsemasi valtuusasiat ja valtuuden voimassaoloaika ovat oikein.

Jos haluat muuttaa tietoja ennen valtuuspyynnön lähettämistä, voit palata vaiheissa taaksepäin.

Kun lähetät valtuuspyynnön, se siirtyy Suomi.fi-valtuuksissa vastaanottajalle vahvistettavaksi.

• Jos valtuuspyynnön vastaanottaja on ottanut Suomi.fi-viestit käyttöön, saa hän tiedon uudesta valtuuspyynnöstä Suomi.fi-viesteihin.
• Jos valtuuspyynnön vastaanottaja ei ole ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön, tulee sinun itse ilmoittaa valtuuspyynnöstä vastaanottajalle.

Voit halutessasi pyytää kerralla useita asiointivaltuuksia. Valtuuksien tiedot voi kirjoittaa suoraan Suomi.fi-valtuuksiin tai tuoda ne CSV-tiedostosta.

Toimi näin, kun tuot valtuuksien tiedot CSV-tiedostosta:

1. Valitse Pyydä valtuus.
2. Valitse Tuo pyydettävät valtuudet CSV-tiedostosta.
3. Lisää tiedosto.
4. Tarkista valtuuksien tiedot etenemällä vaiheittain valtuuden pyytämisessä.
5. Tarvittaessa täydennä, muokkaa tai poista tietoja.
6. Vahvista valtuuspyynnöt.

Valtuuden tarkenteella voit rajata tai kohdentaa valtuuden koskemaan esimerkiksi vain yksittäistä kiinteistöä, asiakasyritystä tai sen osastoa. Kukin Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävä organisaatio määrittelee itse, onko tarkenne käytössä heidän palveluissaan.

Käytä tarkennetta vain, kun olet sopinut sen käytöstä valtuuttajan kanssa ja saanut tarkemman ohjeistuksen siitä asiointipalvelusta, jossa valtuutta on tarkoitus käyttää. Tarkenteen käyttö ei ole pakollista, joten voit antaa valtuuden myös ilman tarkennetta.

Näet yrityksen tai yhteisön puolesta lähetetyt valtuuspyynnöt lähetetyissä pyynnöissä, kun 

• asioit Suomi.fi-valtuuksissa yrityksen tai yhteisön puolesta 
• sinulla oikeus edustaa yritystä tai yhdistystä yksin tai sinulle on annettu edustajan valtuutusoikeus.

Kun valitset valtuuttajan, listan kaikista tälle valtuuttajalle lähetetyistä pyynnöistä. Valitsemalla valtuuspyynnön, näet yksittäisen valtuuden tiedot.

Jos valtuuspyyntöjä on paljon, voit

• rajata listaa valtuusasioiden tai valtuuttajan perusteella
• hakea vain tietyltä henkilöltä, yritykseltä tai yhteisöltä pyydettyjä valtuuksia nimellä tai tunnisteella
• hakea vain tietyillä valtuusasioilla tai tietyllä tarkenteella pyydettyjä valtuuksia
• ladata kaikki pyynnöt CSV-tiedostona ja tarkastella niitä taulukkomuodossa.

Vastaanottaja näkee valtuuspyynnön Suomi.fi-valtuuksissa vastaanotetuissa pyynnöissä.

Jotta pyydetty valtuus on voimassa, vastaanottajan tulee hyväksyä valtuuspyyntö eli vahvistaa valtuus. Valtuuspyynnön voi hyväksyä valtuuttaja itse tai kuka tahansa, joka voi valtuuttaa yrityksen tai yhteisön puolesta. Valtuuspyynnön voi myös hylätä.

Vahvistaminen tarkoittaa, että valtuus on voimassa alkupäivämäärästä lähtien. Voimassaoloaikaa voi muokata ennen vahvistamista.

Hylkääminen tarkoittaa, että valtuus ei koskaan tule voimaan ja se poistetaan Suomi.fi-valtuuksista. Huomaa, että valtuuspyynnön lähettäjä ei saa ilmoitusta valtuuspyynnön hylkäämisestä.

Vahvistetut valtuudet näkyvät valtuuttajalla annetuissa valtuuksissa ja valtuutetulla saaduissa valtuuksissa. 

Voit poistaa valtuuspyynnön, jos vastaanottaja ei ole vielä vahvistanut sitä. Huomioi, että vastaanottaja ei saa automaattisesti tietoa valtuuspyynnön poistamisesta.

Jos vastaanottaja on ennättänyt vahvistaa valtuuspyynnön, voit mitätöidä valtuuden.

Näet yrityksen tai yhteisön saamat valtuudet saaduissa valtuuksissa. kun

• asioit Suomi.fi-valtuuksissa yrityksen tai yhteisön puolesta 
• sinulla oikeus edustaa yritystä tai yhdistystä yksin tai sinulle on annettu edustajan valtuutusoikeus.

Kun valitset valtuuttajan, näet listan kaikista tämän valtuuttajan antamista valtuuksista. Valitsemalla yksittäisen valtuuden, näet sen tiedot.

Jos saatuja valtuuksia on paljon, voit

• hakea vain tietyltä henkilöltä, yritykseltä tai yhteisöltä saadut valtuudet nimellä tai tunnisteella
• hakea vain tiettyihin valtuusasioihin tai tietyllä tarkenteella saatuja valtuuksia
•  ladata kaikki annetut valtuudet CSV-tiedostona ja tarkastella niitä taulukkomuodossa.

Saadut valtuudet ovat voimassa valtuuden antamisen yhteydessä määritellyn ajan.

Saadun valtuuden voi mitätöidä kesken voimassaoloajan kuka tahansa valtuuden saaneen yrityksen hallituksen jäsenistä tai henkilö, joka voi Suomi.fi-valtuuksissa edustaa valtuuden saanutta yritystä tai yhdistystä yksin. Valtuuden voi mitätöidä myös edustajan valtuutusoikeuden saanut henkilö.

Näin mitätöit valtuuden:

1. Valitse valtuuttaja saaduissa valtuuksissa. Nnäet listan kaikista tämän valtuuttajan antamista valtuuksista.
2. Valitse listalta yksi tai useampia valtuuksia mitätöitäväksi.
3. Mitätöi valitsemasi valtuudet.

Näet mitätöidyt valtuudet yrityksen tai yhteisön päättyneissä valtuuksissa. Huomioi, että valtuutettu ei saa automaattisesti tietoa valtuuden mitätöimisestä.