Pyydä valtuus yrityksenä tai yhteisönä

Kun pyydät valtuuden yrityksen tai yhteisön puolesta, yritys tai yhteisö toimii valtuutettuna. 

• Suomeen rekisteröidyn yrityksen tai yhteisön Y-tunnus ja yrityksen nimitiedot haetaan automaattisesti kaupparekisteristä, YTJ:stä tai yhdistysrekisteristä.
• Yrityksen tai yhteisön, jota ei ole rekisteröity Suomeen, nimitiedot haetaan valtuusrekisteristä. Huomaa, että vain edustajan valtuutusoikeuden saanut henkilö voi pyytää asiointivaltuuden ulkomaisen yrityksen puolesta.

Valtuuden pyytämisessä on neljä vaihetta. 

Vaihe 1: Osapuolten valitseminen

Valtuuttaja on se, keneltä pyydät oikeutta asioida tämän puolesta.

• Kun pyydät valtuuden henkilöltä, tarvitset hänen sukunimensä, etu- tai kutsumanimensä ja henkilötunnuksensa tai ulkomaalaisen tunnisteensa (UID). Henkilön, jolle lähetät valtuuspyynnön, täytyy olla täysi-ikäinen ja täysivaltainen.
• Kun pyydät valtuuden yritykseltä tai yhteisöltä, tarvitset Suomeen rekisteröidyn yrityksen tai yhteisön Y-tunnuksen tai nimen. 

Voit pyytää valtuuden yritykseltä tai yhteisöltä, jota ei ole rekisteröity Suomeen, jos yritykselle on aikaisemmin rekisteröity virkailijavaltuuttamispalvelun avulla vähintään yksi valtuus. Tarvitset valtuuden antamiseen sen EU-maiden ALV-tunnisteen (VAT ID) tai rekisteröintimaan kansallisen yritystunnuksen, jolla aikaisempi valtuus on rekisteröity.

Voit halutessasi pyytää kerralla valtuuden usealta henkilöltä, yritykseltä tai yhteisöltä. Huomioi, että kaikille lähtee samanlainen valtuuspyyntö: edustamasi yritys tai yhdistys toimii valtuutettuna, kaikki valtuuttajat antavat yrityksellesi tai yhdistyksellesi oikeuden asioida samoissa asioissa ja valtuus on voimassa saman ajan.

Vaihe 2: Valtuusasioiden valitseminen

Tutustu valtuusasioihin ennen valtuuden pyytämistä.

Kun pyydät valtuutta, valitse Suomi.fi-valtuuksissa listalta haluamasi valtuusasia klikkaamalla sen nimeä. Näet listalla käytettävissä olevat valtuusasiat sen mukaan, oletko pyytämässä valtuutta henkilöltä vai yritykseltä tai yhteisöltä.

Voit selata listaa tai hakea valtuusasioita nimellä tai nimen osalla. Tarkista valtuusasian kuvauksesta, mitä edustamasi yritys voi kullakin valtuudella tehdä valtuuttajan puolesta.

Voit valita kerralla useita valtuusasioita. Sinun on valittava vähintään yksi valtuusasia ennen kuin voit siirtyä eteenpäin.

Jos valitsemassasi valtuusasiassa on käytössä valtuuden tarkenne, voit tarvittaessa ennen eteenpäin siirtymistä rajata tai kohdentaa valtuuden koskemaan vain tiettyjä kohteita.

Vaihe 3: Voimassaoloajan määritteleminen

Valtuudelle on aina määriteltävä alku- ja loppupäivämäärä. 

Voit antaa pyydettävän valtuuden voimassaoloajan joko päivämäärinä tai valita sen voimassaoloajaksi 1, 5, 15, 20 tai 25 vuotta. Pyydettävä valtuus voi olla voimassa vähintään vuorokauden ja enintään 25 vuotta. 

Jos valtuuttaja on henkilö ja hänen tunnisteensa on ulkomaalaisen tunniste, valtuuden voimassaoloaika on enintään 3 vuotta.

Vaihe 4: Valtuuspyynnön lähettäminen

Tarkista, että valtuuspyynnön tiedot ovat oikein:

• Valtuuttaja on henkilö, yritys tai yhteisö, jonka puolesta yrityksesi tai yhteisösi voi asioida.
• Valtuutettu on yritys tai yhteisö, jonka puolesta pyydät valtuutta.
• Valitsemasi valtuusasiat ja valtuuden voimassaoloaika ovat oikein.

Jos haluat muuttaa tietoja ennen valtuuspyynnön lähettämistä, voit palata vaiheissa taaksepäin.

Kun lähetät valtuuspyynnön, se siirtyy Suomi.fi-valtuuksissa vastaanottajalle vahvistettavaksi.

• Jos valtuuspyynnön vastaanottaja on ottanut Suomi.fi-viestit käyttöön, saa hän tiedon uudesta valtuuspyynnöstä Suomi.fi-viesteihin.
• Jos valtuuspyynnön vastaanottaja ei ole ottanut Suomi.fi-viestejä käyttöön, tulee sinun itse ilmoittaa valtuuspyynnöstä vastaanottajalle.

Valtuuden tarkenteella voit rajata tai kohdentaa valtuuden koskemaan esimerkiksi vain yksittäistä kiinteistöä, asiakasyritystä tai sen osastoa. Kukin Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävä organisaatio määrittelee itse, onko tarkenne käytössä heidän palveluissaan.

Käytä tarkennetta vain, kun olet sopinut sen käytöstä valtuuttajan kanssa ja saanut tarkemman ohjeistuksen siitä asiointipalvelusta, jossa valtuutta on tarkoitus käyttää. Tarkenteen käyttö ei ole pakollista, joten voit antaa valtuuden myös ilman tarkennetta.

Näet yrityksen tai yhteisön puolesta lähetetyt valtuuspyynnöt Valtuuspyynnöt-sivulla, kun 

• asioit Suomi.fi-valtuuksissa yrityksen tai yhteisön puolesta 
• sinulla oikeus edustaa yritystä tai yhdistystä yksin tai sinulle on annettu edustajan valtuutusoikeus.

Huomaa, että Valtuuspyynnöt-sivulla näkyvät myös vastaanotetut valtuuspyynnöt, jotka odottavat vahvistusta. Kun klikkaat valtuuttajan nimeä, näet yksittäisen valtuuspyynnön tiedot.

Jos valtuuspyyntöjä on paljon, 

• voit rajata listaa valtuusasioiden tai valtuuttajan perusteella
• voit ladata kaikki pyynnöt CSV-tiedostona ja tarkastella niitä taulukkomuodossa.

Vastaanottaja näkee valtuuspyynnön Valtuuspyynnöt-sivulla.

Jotta pyydetty valtuus on voimassa alkupäivämäärästä lähtien, vastaanottajan tulee hyväksyä valtuuspyyntö eli vahvistaa valtuus. Valtuuspyynnön voi hyväksyä valtuuttaja itse tai kuka tahansa, joka voi valtuuttaa yrityksen tai yhdistyksen puolesta. Valtuuspyynnön voi myös hylätä.

Vahvistaminen tarkoittaa, että valtuus on voimassa alkupäivämäärästä lähtien. Voimassaoloaikaa voi muokata ennen vahvistamista.

Hylkääminen tarkoittaa, että valtuus ei koskaan tule voimaan ja se poistetaan Suomi.fi-valtuuksista. Huomaa, että valtuuspyynnön lähettäjä ei saa ilmoitusta valtuuspyynnön hylkäämisestä.

Vahvistetut valtuudet näkyvät valtuuttajalla annetuissa valtuuksissa ja valtuutetulla saaduissa valtuuksissa. 

Voit poistaa valtuuspyynnön, jos vastaanottaja ei ole vielä vahvistanut sitä. Huomioi, että vastaanottaja ei saa automaattisesti tietoa valtuuspyynnön poistamisesta.

Jos vastaanottaja on ennättänyt vahvistaa valtuuspyynnön, voit peruuttaa valtuuden mitätöimällä sen.

Näet yrityksen tai yhteisön saamat valtuudet saaduissa valtuuksissa. kun

• asioit Suomi.fi-valtuuksissa yrityksen tai yhteisön puolesta 
• sinulla oikeus edustaa yritystä tai yhdistystä yksin tai sinulle on annettu edustajan valtuutusoikeus.

Kun klikkaat valtuuttajan nimeä, näet yksittäisen valtuuden tiedot. 

Jos saatuja valtuuksia on paljon, 

• voit rajata listaa valtuusasioiden tai valtuuttajan perusteella 
• voit ladata kaikki annetut valtuudet CSV-tiedostona ja tarkastella niitä taulukkomuodossa.

Saadut valtuudet ovat voimassa valtuuden antamisen yhteydessä määritellyn ajan.

Saadun valtuuden voi peruuttaa kesken voimassaoloajan kuka tahansa valtuuden saaneen yrityksen hallituksen jäsenistä tai henkilö, joka voi Suomi.fi-valtuuksissa edustaa valtuuden saanutta yritystä tai yhdistystä yksin. Valtuuden voi peruuttaa myös edustajan valtuutusoikeuden saanut henkilö.

Näin peruutat valtuuden:

1. Klikkaa saaduissa valtuuksissa valtuuttajan nimeä.
2. Valitse avautuvalta sivulta valtuusasia, johon liittyvän valtuuden haluat peruuttaa.
3. Mitätöi valitsemasi valtuus.

Näet mitätöidyt valtuudet yrityksen tai yhteisön päättyneissä valtuuksissa. Huomioi, että valtuutettu ei saa automaattisesti tietoa valtuuden mitätöimisestä.