Lägga ut ekonomiadministrationen
Du kan helt eller delvis lägga ut bokföringen till en bokföringsbyrå. Användningen av en yrkeskunnig bokföringsbyrå ger bättre kvalitet på ekonomiförvaltningen och ditt företag kan fokusera på kärnverksamheten. Även om du använder en bokföringsbyrå bör du lära dig grunderna i ekonomiförvaltning. Kom ihåg att det är du som företagare som i sista hand bär ansvaret för företagets ekonomiförvaltning.
Du kan helt eller delvis lägga ut ditt företags bokföring till en bokföringsbyrå. Bokföringsbyrån kan ta hand om bokföringen och bokslutet men även bland annat löneräkningen, fakturahanteringen och myndighetsanmälningarna. Bokföringsbyrån kan även hjälpa dig planera affärsverksamheten och följa upp de ekonomiska nyckeltalen.
Att delvis lägga ut ekonomiförvaltningen är vanligt och också rekommenderat. Oftast tar små företag själv hand om sin fakturering och sin betalningstrafik men lägger ut till exempel bokföringen och löneräkningen. Kom noga överens om arbetsfördelningen med bokföringsbyrån på förhand.
Gör alltid ett skriftlig avtal med bokföringsbyrån. Följ avtalet och dess utsatta tider. Till exempel kan det kosta extra för ditt företag om du sänder in verifikaten för sent.
Även om du lägger ut företagets ekonomiförvaltning bör du lära dig grundsakerna. Då kan du hänga med i företagets penga- och skattesituation, läsa bokslutet och omvandla företagets verksamhet i en lönsammare riktning.
Att lägga ut ekonomiförvaltningen ger ofta många slags nytta för ditt företag. När ett proffs tar hand om företagets ekonomiförvaltning minskar risken för fel och försummelse av myndighetsskyldigheter. Sakkunniga inom ekonomiförvaltningen känner till lagar, förordningar och branschens bästa praxis.
Genom att lägga ut ekonomiförvaltningen sparar företaget tid och kan fokusera på sin egentliga verksamhet. Företaget behöver inte skaffa ett eget system för ekonomiförvaltningen eller rekrytera eller utbilda en anställd som ansvarar för ekonomiförvaltningen. Företagets ekonomiförvaltning blir oftast mer aktuell, vilket gör det enklare att planera verksamheten och fatta beslut.
Din bokföringsbyrå ger dig snabbt tillgång till just de tjänster som ditt företag behöver. Tjänsternas verksamhetsmodeller är utvecklade och väl beprövade. Du kan vid behov även be bokföringsbyrån om råd för bland annat prissättning och i skattefrågor. Dessutom får du färdiga modeller och mallar till exempel för budgetering, utrikeshandel och din branschs specialkrav.
Innan du ber om offerter för att sköta ditt företags ekonomiförvaltning ska du reda ut vissa grundläggande frågor. Utifrån de kan bokföringsbyrån räkna ut hur mycket ekonomiförvaltningstjänsterna kostar för ditt företag.
Fundera först och främst på vilka delar av ekonomiförvaltningen som ditt företag vill och det lönar sig att lägga ut. Fundera även praktiskt på frågan: om bokföringsbyrån tar hand om till exempel beskattningskalkylerna, tar den även hand om myndighetsärendena som gäller beskattningen?
Då du begär offert ska du ge konkreta tal som visar omfattningen på ditt företags verksamhet. Anmäl till exempel hur många fakturor ditt företag i genomsnitt skickar och tar emot i månaden och hur många löntagare det har.
Fundera även på hurdana kostnadsställes- och budgetrapporter du behöver till exempel för att granska lönsamheten hos olika avdelningar och produktgrupper. Fundera även över hur noggranna rapporter du behöver.
Ju noggrannare du har funderat på frågorna på förhand, desto enklare går offertsprocessen.
Det går inte att anta bokföringsbyråns yrkesskicklighet eller sakkunnighet utifrån dess storlek. Även en liten bokföringsbyrå kan vara mycket sakkunnig och skicklig. På samma sätt kan det arbeta personal med kunskaper och sakkunnighet på varierande nivå på en stor bokföringsbyrå.
En sakkunnig bokföringsbyrå kan du känna igen till exempel på det faktum att åtminstone en av bokförarna har avlagt ERB-examen, dvs. examen för proffs inom revisionsbranschen. Den som ansöker till examen ska ha minst en merkonomexamen med inriktning på redovisning samt tre års praktisk erfarenhet av mångsidiga uppgifter inom ekonomiförvaltningen.
En sakkunnig bokföringsbyrå är ofta medlem i Ekonomiadministrationsförbundet. Till förbundet godkänns endast bokföringsbyråer vars ansvariga person har en EBR-examen. Om bokföringsbyrån tillhör Ekonomiadministrationsförbundet är den även auktoriserad. Auktoriserade bokföringsbyråers verksamhet följs upp regelbundet så att bokföringsbyråns kompetens hålls på en hög nivå.En yrkeskunnig bokföringsbyrå känner man ofta igen på att dess personal har lämplig utbildning och gedigen erfarenhet inom branschen. De upprätthåller också sin yrkeskunskap genom kontinuerlig utbildning. En bra bokföringsbyrå har ordning på sin egen ekonomi och bakgrund. Dessutom använder den uppdaterade verktyg.
Det är svårt att se en bokföringsbyrås kompetens utifrån. Det finns olika typer av bokföringsbyråer, för i praktiken kan vem som helst grunda en sådan. Det finns inte heller någon myndighet som egentligen övervakar bokföringsbyråernas verksamhet.
Man kan inte heller dra slutsatser om en bokföringsbyrås kompetens utifrån dess storlek. Även en liten bokföringsbyrå kan vara sakkunnig och kompetent. På motsvarande sätt kan det finnas personal med väldigt varierande kompetens på en stor bokföringsbyrå. Samma sak gäller för priset: ett högt pris är inte alltid en garanti för kvalitet.
En bokföringsbyrå kan också vara auktoriserad. Ekonomiförvaltningsförbundet övervakar då att bokföringsbyråns kompetens, system och verksamhetsmodeller är i skick. Observera dock att även en icke auktoriserad bokföringsbyrå kan uppfylla dessa kriterier.
Du kan få tips från en bra bokföringsbyrå av andra företagare eller utvecklingsbolaget i din region. Du kan också be bokföringsbyråer om referenser.