Sähköiset asiointipalvelut

Sähköisillä asiointipalveluilla tarkoitetaan sähköisesti täytettäviä ja lähetettäviä lomakkeita. Osa näistä sähköisistä palveluista on yksinkertaisia verkkolomakkeita, osa moniosaisia ja vaiheittain eteneviä sähköisiä asiointipalveluja.

Sähköisen asiointipalvelun tiedot voi täyttää ja lähettää suoraan tietokoneelta. Kun olet täyttänyt vaadittavat tiedot, voit lähettää tiedot sähköisesti vastaanottajalle. Onnistuneesta lähetyksestä saat kuittisivun, josta ilmenee lomakkeen vastaanottoaika ja lähetysnumero. Lomakkeen tiedot välittyvät vastaanottavalle organisaatiolle suojattuja yhteyksiä pitkin.

Tunnistautuminen

Joidenkin asiointipalvelujen käyttäminen edellyttää palveluun tunnistautumista. Tunnistautuminen tehdään lomakkeesta riippuen joko varmennekortilla, pankkitunnuksilla tai käyttäjätunnuksilla. Tunnistustavan määrittelee aina lomakkeen vastuuorganisaatio.

Viranomaisen asioidessa toisen viranomaisen kanssa tunnistautuminen tehdään virkakortiin liitetyllä varmenteella. Virkavarmenteella tunnistautuminen on mahdollista vain osassa palveluista. Joissakin asiointipalveluissa on mahdollista käyttää Katso-organisaatiotunnistautumista. Katso-tunnistautuminen edellyttää tunnuksien hankkimista viraston Katso-pääkäyttäjältä. Joidenkin palveluiden osalta tunnistautuminen voidaan tehdä henkilökohtaiseen henkilökorttiin liitetyllä varmenteella tai henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla.

Sähköinen allekirjoitus

Osa sähköisistä asiointipalveluista pitää allekirjoittaa sähköisesti ennen lähettämistä. Allekirjoitus tehdään virkakorttiin liitetyllä varmenteella.

Ohjetekstit

Sähköisissä asiointipalveluissa on usein täyttökenttiä koskevia vihjeitä, jotka näkyvät selaimen tilakentässä (status bar, selainikkunan alalaidassa oleva harmaa alue), kun kohdistin siirretään kyseiseen täyttökenttään.

Täyttöohjeet

Useissa asiointipalveluissa on linkki erillisiin täyttöohjeisiin. Täyttöohje avautuu uuteen selainikkunaan, joten sen voi pitää auki lomaketta täytettäessä. Toisinaan lomakkeen ohjeistus voi sisältää useita sivuja.

Tarkistukset ja virheilmoitukset

Sähköisissä lomakkeissa on usein kentän tietojen tarkistuksia. Tarkistaminen tapahtuu esimerkiksi siirryttäessä kentästä toiseen ja lomakkeen lähettämisen yhteydessä. Väärässä muodossa syötetystä tai kokonaan puuttuvasta pakollisesta tiedosta saa virheilmoituksen.

Vinkkejä sähköisten asiointipalvelujen ja verkkolomakkeiden käyttöön

1. Lue ensin verkkolomakkeeseen tai sähköiseen asiointipalveluun liitetyt ohjeet.
2. Vilkaise kaikki lomakkeen kentät läpi ja kerää täyttöön vaadittavat tiedot ja materiaalit lähellesi. Huomioi, että kaikissa verkkolomakkeissa tietoja ei tallenneta kesken täytön. Syötetyt tiedot lähtevät eteenpäin lomakkeen lähettämisen yhteydessä. Joissain moniosaisissa lomakkeissa ja tunnistautumista vaativissa asiointipalveluissa tiedot tallentuvat myös välillä esimerkiksi siirryttäessä osiosta toiseen. Tällöin hyödynnetään niin sanottuja käyttäjäistuntoja.
3. Lomakkeissa on yleensä sekä pakollisia tietoja että vapaaehtoisia tietoja. Pakolliset tiedot voidaan ilmoittaa esimerkiksi *-symbolilla. Lomaketta ei yleensä voi lähettää ellei pakollisia tietoja ole täytetty.
4. Lue ja tarkasta täyttämäsi tiedot ennen lähettämistä.
5. Jos mahdollista, tulosta täytetty lomake. Tunnistusta vaativissa asiointipalveluissa voi olla myös erillinen henkilökohtainen arkisto, jonne lomakkeet voidaan tallentaa.
6. Jos huomaat syötetyissä tiedoissa muutettavaa niiden lähettämisen jälkeen, ota yhteyttä lomakkeesta vastaavaan organisaatioon.