Sähköiset asiointipalvelut

Sähköisillä asiointipalveluilla tarkoitetaan sähköisesti täytettäviä ja lähetettäviä lomakkeita. Osa näistä sähköisistä palveluista on yksinkertaisia verkkolomakkeita, osa moniosaisia ja vaiheittain eteneviä sähköisiä asiointipalveluja.

Sähköisen asiointipalvelun tiedot voi täyttää ja lähettää suoraan tietokoneelta. Kun olet täyttänyt vaadittavat tiedot, voit lähettää tiedot sähköisesti vastaanottajalle. Onnistuneesta lähetyksestä saat kuittisivun, josta ilmenee lomakkeen vastaanottoaika ja lähetysnumero. Lomakkeen tiedot välittyvät vastaanottavalle organisaatiolle suojattuja yhteyksiä pitkin. Suojatun yhteyden tunnistaa esimerkiksi selaimen osoitekentän osoitteesta. Suojatussa yhteydessä osoite alkaa https-alkuisena (ei http).

Tunnistautuminen

Joidenkin asiointipalvelujen käyttäminen edellyttää palveluun tunnistautumista. Tunnistautuminen tehdään lomakkeesta riippuen joko varmennekortilla, pankkitunnuksilla tai käyttäjätunnuksilla. Tarjolla olevat tunnistautumistavat määrittelee aina lomakkeen vastuuorganisaatio. Mikäli käytät tunnistautumisessa pankkitunnuksia, tunnuksien tulee olla henkilökohtaiset eivätkä ne voi olla sidoksissa esimerkiksi yritys- tai yhdistystoimintaan.

Joissakin asiointipalveluissa on mahdollista käyttää Katso-organisaatiotunnistautumista. Katso-tunnistautuminen edellyttää tunnuksien hankkimista.

Sähköinen allekirjoitus

Osa sähköisistä asiointipalveluista pitää allekirjoittaa sähköisesti ennen lähettämistä. Allekirjoitus tehdään palvelusta riippuen joko varmennekortilla tai pankkitunnuksilla.

Palvelussa on myös sellaisia verkkolomakkeita, joissa vaaditaan kahden tai useamman henkilön sähköinen allekirjoitus. Lomakkeen ensimmäinen allekirjoittaja välittää tiedon lomakkeesta seuraavalle allekirjoittajalle ja tämä tarvittaessa seuraavalle. Palvelu ohjaa käyttäjiä allekirjoitusten lisäämisessä ja ilmoittaa, kun allekirjoituksia on tarvittava määrä. Tämän jälkeen lomake voidaan lähettää eteenpäin vastaanottavalle organisaatiolle.

Väestörekisterikeskuksen tarjoama kortinlukijaohjelmisto

Väestörekisterikeskus on julkaissut kesäkuussa 2008 uuden kortinlukijaohjelmiston (mPollux Digisign Client), jonka voi ladata maksutta omalle tietokoneelle Väestörekisterikeskuksen FINEID-verkkosivuilta www.fineid.fi

Uusi kortinlukijaohjelmisto korvaa aiemmin Väestörekisterikeskuksen kansalais- tai organisaatiovarmennetta käyttävien käytössä olleen SetWeb-kortinlukijaohjelmiston. Sähköisen allekirjoituksen käyttö varmennekortilla edellyttää SetWeb-ohjelmiston päivittämistä mPollux-ohjelmistoon.

Ohjetekstit

Sähköisissä asiointipalveluissa on usein täyttökenttiä koskevia vihjeitä, jotka näkyvät selaimen tilakentässä (status bar, selainikkunan alalaidassa oleva harmaa alue), kun kohdistin siirretään kyseiseen täyttökenttään.

Täyttöohjeet

Useissa asiointipalveluissa on linkki erillisiin täyttöohjeisiin. Täyttöohje avautuu uuteen selainikkunaan, joten sen voi pitää auki lomaketta täytettäessä. Toisinaan lomakkeen ohjeistus voi sisältää useita sivuja.

Tarkistukset ja virheilmoitukset

Sähköisissä lomakkeissa on usein kentän tietojen tarkistuksia. Tarkistaminen tapahtuu esimerkiksi siirryttäessä kentästä toiseen ja lomakkeen lähettämisen yhteydessä. Väärässä muodossa syötetystä tai kokonaan puuttuvasta pakollisesta tiedosta saa virheilmoituksen.

Vinkkejä sähköisten asiointipalvelujen ja verkkolomakkeiden käyttöön

1. Lue ensin verkkolomakkeeseen tai sähköiseen asiointipalveluun liitetyt ohjeet.
2. Vilkaise kaikki lomakkeen kentät läpi ja kerää täyttöön vaadittavat tiedot ja materiaalit lähellesi. Huomioi, että kaikissa verkkolomakkeissa tietoja ei tallenneta kesken täytön. Syötetyt tiedot lähtevät eteenpäin lomakkeen lähettämisen yhteydessä. Joissain moniosaisissa lomakkeissa ja tunnistautumista vaativissa asiointipalveluissa tiedot tallentuvat myös välillä esimerkiksi siirryttäessä osiosta toiseen. Tällöin hyödynnetään niin sanottuja käyttäjäistuntoja.
3. Lomakkeissa on yleensä sekä pakollisia tietoja että vapaaehtoisia tietoja. Pakolliset tiedot voidaan ilmoittaa esimerkiksi *-symbolilla. Lomaketta ei yleensä voi lähettää ellei pakollisia tietoja ole täytetty.
4. Lue ja tarkasta täyttämäsi tiedot ennen lähettämistä.
5. Jos mahdollista, tulosta täytetty lomake. Tunnistusta vaativissa asiointipalveluissa voi olla myös erillinen henkilökohtainen arkisto, jonne lomakkeet voidaan tallentaa.
6. Jos huomaat syötetyissä tiedoissa muutettavaa niiden lähettämisen jälkeen, ota yhteyttä lomakkeesta vastaavaan organisaatioon.